我館現刊管理工作自動化研究

范國崴

摘要隨著計算機技術、網絡技術的發展，圖書館自動化水平越來越高，本文通過對我館使用的妙思文獻管理系統的應用研究，剖析了現刊管理工作中的自動化程序，提高了圖書館的讀者服務水平。

關鍵詞圖書館現刊管理

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

1報刊管理系統的構建

報刊到館后要有專人接收并及時錄入現有妙思文獻管理系統的現刊驗收與劃到子系統，對照報刊訂閱明細，錯刊或少刊及時同訂購館員聯系，建立和運用妙思現刊系統有利于立體地準確地獲取各種報刊信息，如到館率、專業期刊訂購種數、數量等等。專人負責，交接簽字可以明確報刊丟失責任，二者相輔相成，缺一不可。

2妙思報刊管理系統特點

《期刊管理系統6.5》新增加如下功能：

（1）建立智能“劃到表”：在預訂信息輸入完畢，系統可根據預訂信息自動生成“劃到表”；（2）驗收時顯示該刊的“劃到表”，用戶可直接在“劃到表”中很方便地驗收到館的期刊；（3）以填表方式自動生成標準的期刊CNMARC；（4）智能列表形式的MARC編輯器，用戶可以方便地添加、刪除、編輯各字段和子字段，每個字段都帶有各自的屬性，通過設置字段的屬性可使編輯字段內容時達到最佳效果；（5）用戶界面的人性化，系統提供了界面布局自設置功能，用戶根據自己的喜好制訂自己使用的界面；（6）裝訂下架方便，通過“增加裝訂本”按鈕可自動選取和舍棄期刊的各期數據；（7）篇目制作、摘要制作和全文制作功能，各館可根據自己的能力選擇其中的一種制作方式，編制二次文獻；（8）在數據錄入過程中系統提供多種字典功能，并可以在錄入數據過程中添加字典內容；（9）重復記錄刪除工具，可刪除各表中重復的記錄；（10）MARC格式轉換工具，將各種MARC格式的數據進行轉換；（11）期刊數據導入功能，可將各館現有的MARC數據直接裝入系統，極大地提高了使用本系統數據轉換的效率。（12）期刊預訂過程中可直接著錄期刊的MARC，無論是哪年的現刊和哪年的合訂本，某種刊都對應惟一的一條MARC信息。

3報刊管理系統的應用

3.1訂單驗收

訂單驗收就是驗收到館的刊物，是連續出版物中需要反復操作的工作，在此項操作中驗收本年度第一種期刊時需要一個新批號，用次批號驗收本年度現刊各個期次。這個批號也是用來做記憶用途的與訂購批號沒有任何聯系，可以按年份定義批號，也可讓系統根據參數設置的批號類型自動生成。

驗收的期次是與驗收批號關聯的，也就是同一種刊在某一批號中驗收的期次在其他驗收批號是看不到的，如果一年內使用多個批號驗收，會誤認為以前驗收的期次丟失。推薦最好每年只用一個批號來驗收?，F刊到館后需要進行驗收，驗收工作很簡單，調出對應期刊的劃到表，在相應的期次上輸入到館實際份數即可完成這種刊的驗收。

通常情況不需要手工輸入驗收批號。如果是每年首次驗收，點擊【自動】按鈕，系統根據驗收批號格式自動生成一個新的驗收批號；如果需要使用上次使用的批號，可點擊【上次】按鈕，系統會調出最近使用的批號；如果要調出所有以前使用的驗收批號，請點擊【上次】按鈕調出全部批號并顯示在批號列表框中，在列表框中選擇。

當確定驗收批號后，所選擇的批號會出現在批號輸入框中，點擊【確定】按鈕，調出如“現刊驗收窗口”圖所示的窗口。選擇檢索點，輸入檢索條件，如果系統檢索到的刊除了本年度訂購外，還就其他年度訂購的，系統會列出檢索結果，列出各年度同種刊的記錄，顯示的列有：批號、發行單位、正題名、期訂日期、訂購分數等。您可以根據訂購批號來選擇要劃到那一年的期刊。選中要劃到的記錄回車或者點擊【選中當前行】按鈕返回到期刊驗收窗口。

3.2訂單催詢

訂單催詢是指打印那些應該到館而沒有到館的各期次明細表，為向刊商進行催刊提供了一份必不可少的依據。

催詢選項說明：一種是按預測催缺日期查缺催缺：它的催缺方法是：根據訂購的起訂和終止日期來限定（下轉第252頁）（上接第210頁）對哪些種訂購的刊進行催缺，同時限定那些在劃到表中設置的“催缺警告”時間在催缺日期時間段內的期次進行催缺。舉例說明：假如本館2007年度訂購了兩種刊。一種刊名是《讀者》，月刊，另一種刊名是《知音》，月刊?！蹲x者》訂購上半年。起訂時間是2007.01.01，終止時間是2007.06.31，共6期，每期的“催缺警告”時間都設置為下一個月的1號?！吨簟酚嗁徣辍Ｆ鹩啎r間是2007.01.01，終止時間是2007.12.31，共12期，每期的“催缺警告”時間都設置為下一個月的1號。催缺時，如果設置了起訂時間為2007.01.01，終止時間為2007.12.31，系統只會對《知音》這一種刊進行催缺。不會對《讀者》進行催缺（因為它的終止日期是2007.06.31），如果設置催缺日期為小于2007.04.30，系統只會對催缺警告日期小于2007.04.30哪些沒有到的期次催缺。

總結：起訂日期和終止日期是用來限定期刊的種類；催缺日期是用來限定哪些期次。如果選中“只要沒到全都催缺”參數，系統就會對起訂日期和終止日期相同的那些刊，只要沒到全部催缺。

另一種是按固定時間間隔查缺催缺：這種方法通常適用半年或年底集中催缺。系統只對起訂日期和終止日期條件起作用，用來限定哪些種類的刊。對催缺日期無效。“相對劃到最后一期延遲天數”表示，催缺驗收為日期為所設置的天數之前那些期次。

3.3打印分配明細

期刊驗收后，要將驗收的期刊分發到各館閱覽室，打印分配明細一是為了知道哪些刊是給哪個閱覽室的，二是為了作為確認單由閱覽室收取人簽字確認。

3.4現刊上架

3.4.1打印現刊架位號

架位號在擺放期刊時非常有用。閱覽室工作人員根據架位號將期刊擺放到期刊架子上（期刊架上都會粘貼架位號）。有的圖書館驗收人員在驗收時，將電腦屏幕顯示的架位號寫到期刊上或者利用打印架位號功能打印架位號粘貼到期刊上，閱覽室管理人員借助期刊上的架位號正確擺放期刊。因此你可以事先編輯各種期刊的架位號。

在架位號列中編輯架位號，如果某刊的架位列為空，系統會用紫色顯示表示用索取號代替架位號。對所有的刊都編輯了架位號，如果每一年的架位號不變，不需要每年都進行編輯。

3.4.2打印架位標簽

打印架位標簽可以打印兩種架位標簽，一是用于粘貼到期刊架上的標簽，另一種是用于粘貼在期刊上的標簽。打印時可根據需要選擇。

采購批號：如果選擇采購批號做為打印批號，系統是按每一種期刊打印一份架位標簽的。如果希望打印用于粘貼在期刊架上的標簽，請使用這種方法。

劃到批號：這種打印方式是用來打印已驗收的每個期次的架位號，也就是一本期刊一個架位號。用于粘貼在期刊上。

劃到時間：用于限制劃到批號中某些劃到期次。系統只會打印在這個時間段內劃到期刊的架位號。

3.5現刊財產登記

財產登記的目的是對驗收的期刊分配登錄號和條形碼，用于讀者外借。如果對讀者不外借現刊，可以不做現刊財產登記。

4關于系統權限的使用

只有負責收發的館員才具有現刊驗收與劃到的系統權限；現刊年度訂購權限及期刊下架送編權限僅限于具體負責訂購的館員；編目系統權限只向編目人員開放；現刊查詢及統計系統可以向整個期刊部門所有館員開放等，即所謂的角色管理。

參考文獻

[1]楊根冉.淺議期刊工作自動化管理[J].建材世界，2009（3）：165-166.

[2]何新廠.高校圖書館現刊管理工作探析[J].甘肅科技，2012（7）.

[3]宋利敏.高校圖書館現刊管理工作實踐[J].圖書館建設，2008（9）.