信息化推動出版企業內控制度建設

趙留榮

[摘要] 管理信息化為企業內部控制的實施創造了良好的組織基礎和管理基礎，提升了出版企業內部控制能力，推動了出版企業內控制度建設，提高了出版企業內部控制效率。

[關鍵詞] 信息化；出版企業；內控制度

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 23. 038

[中圖分類號]F272[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）23- 0061- 02

內部控制是為了維護企業的資產完整，保證會計與其他信息準確及時和經濟活動合法合規，避免各種經營風險，確保員工正確履行職責，貫徹經營決策和實現經營目標，促進經濟效益的提高，而針對企業內部各個生產經營要素和各項活動，由企業統一構筑、全體或部分員工實施的組織結構、程序、標準、方法等形成的控制系統。從內部控制概念和信息化的管理理念來看，內部控制的目標基本涵蓋了企業經營活動的全部內容，并與管理信息化過程相一致。管理信息化為企業內部控制的實施創造了良好的組織基礎和管理基礎，提升了企業內部控制效率。從內部牽制到管理控制，再到內部控制制度建設，無不反映了企業管理信息化發展對內部控制制度建設的影響。特別是財務業務實現集成化管理后，龐大的信息資源系統迫切需要內部控制管理，以防范各種經營風險。

1信息化對內控制度建設提出了新的要求

管理信息化提高了企業的管理水平和管理效率，特別是財務業務實現了集成化管理，增加了對企業經營風險的管控難度。主要表現在：

（1）信息化優化了業務流程，對內控制度建設提出了新要求。財務業務信息系統的集成化管理，優化了出版企業業務流程，改變了出版企業原來部門職能條塊分割的管理局面，實現了從采購到付款、從銷售到收款等各個業務環節流程化作業，真正實現企業資源的共享和統一管理。所有的數據都來自于業務經營過程，內部控制對系統程序的依賴性增加，流程管理日顯重要。這種業務流程的轉變使出版企業內部控制環境及條件發生了巨大變化，對公司內部管理和財務監控提出了新的要求。

（2）要在充分考慮成本效益的原則下，實現關鍵環節的控制。信息系統的建設，減少了重復的不增值的環節，許多要憑經驗判斷的手工控制環節消失了，而系統的職業判斷力和自糾功能相對較弱，從而導致信息差錯的可能性增加，對出版企業的內部控制產生不利影響。這就需要出版企業在充分考慮成本效益的原則下，對業務流程中的關鍵環節進行有效的控制，以降低系統風險。

（3）要通過制度建設，明確各崗位的職責，建立嚴格的授權責任體系。根據出版企業的組織結構及員工的崗位責任，設置每位員工對系統的操作權限及信息的查詢權限。對用戶權限進行有效控制，確保業務信息的安全、準確、及時、可靠。通過對不同層次操作員工及管理人員的權限劃分，保證出版企業的各項業務均是由被批準或被授權的員工執行。如業務數據是一次輸人，多次、多方位利用，所以對業務數據的修改與刪除就要制定出嚴格的控制制度，數據修改或刪除的信息也必須及時發布。

2信息化提升了出版企業內部控制能力

管理信息化是集企業組織業務流程、企業規范、信息技術、實施方案于一體的綜合管理體系，為實現內控目標提供了更為先進的管理技術和手段。

（1）信息化改善了出版企業內部控制環境。控制環境是實施內部控制的基礎，主要包括企業治理結構、內部機構設置與權責分配、企業文化、人力資源政策、內部審計機構設置、反舞弊機制等方面。信息化改善了出版企業內部環境：第一，管理信息化可以幫助出版企業科學設置內部組織機構。在信息系統運營過程中，首先解決組織結構中的信息傳遞問題，再解決業務流程的順暢與規范問題，最后潛移默化地實現企業的組織結構合理化。第二，管理信息化可以幫助出版企業建立合理的權責分配體系。信息系統根據不相容崗位相互分離的原則，對企業管理中各個角色進行定義和設置，在授權審批、業務經辦、業務記錄、資產保管、稽核檢查等各個環節實現職責分離和相互牽制。第三，集成化的管理信息系統，作為一套勾稽關系嚴密、各職能之間緊密集成、信息共享的系統，加大了舞弊的難度。

（2）信息化有助于出版企業管理層進行風險評估。風險評估是實施內部控制的重要環節。信息系統有各種分析手段，來分析日常經營中的各種風險。如，通過盈利能力分析、成本變動分析、資金分析等，可以分析企業財務狀況、經營成果、現金流量，識別財務風險；通過庫存分析、應收賬款分析、償債能力、預算執行對比分析等，對潛在經營風險和財務風險進行預測。信息系統通過對數據進行結構性分析、趨勢性分析等得出參考值，供企業管理層決策參考。

（3）信息化有助于出版企業更好地實施控制措施。控制措施是為確保出版企業內部控制目標得以實現而采取的方法和手段，主要包括授權批準、實物控制、職責分離、預算控制、業績評價、會計系統控制、信息系統控制等。信息系統有一套清晰的職責劃分與授權體系，可以很好地做到授權批準控制和職責分離控制。除了預算控制和業績評價等控制手段外，還可以根據控制目標和控制原則整合流程控制。流程控制通常同業務流程相吻合，主要由控制點組成。根據各控制點，確定相應的控制措施。特別是在業務處理過程中的關鍵控制點，對于保證整個業務活動的控制目標具有至關重要的作用。

（4）信息化有助于出版企業加強信息的收集與溝通。信息與溝通是實施內部控制的重要條件。信息系統能對企業已收集到的內外部信息加以更高效的處理。對內部信息，企業可以合理地使用系統擬定相關制度，規范其執行。信息系統通過其授權體系使員工了解自己的職責，通過參與業務流程、完成單據與報告使員工了解自己的工作與他人工作之間的關系，有利于信息的有效流通和使用，提高工作效率。各種業務在一個統一平臺上實現操作和協調，通過在系統內設置內部控制點，能夠實現各項控制的程序化、規范化，使信息流在企業內部以及企業與外部之間得到有效的控制與傳遞，有效地減少了業務部門分割運行時出現的執行偏差現象，提高了內部控制的效率和效果。

（5）信息化加強了出版企業的監控力度。監督檢查是實施內部控制的重要保證。信息系統可以為出版企業建立持續監控提供客觀科學的標準。持續監控建立于單位內部的業務循環中，包括日常的管理監控活動。信息系統對業務運營過程中產生的數據，能夠進行內外部核對，實時判斷是否符合既定的邏輯關系，并隨時把異常情況提交給監控部門。業務系統中的生產計劃銜接銷售部門與生產部門，物料需求計劃銜接生產部門與采購倉儲部門，資金計劃銜接業務部門與財務部門，相互之間的監控以翔實的記錄為依據，以科學制訂的計劃為準繩，可以保證持續有效監控，大大減少部門間監控脫節和某些控制點成為“盲區”的現象。同時管理信息化強化了內部審計職能，內部審計利用信息系統強大的信息數據整合處理功能，對企業業務運營進行風險評估，對財務系統工作質量進行獨立公正的監督評價，促進企業提高運作效率和提升組織價值。

3信息化推動了出版企業內控制度的建設

為切實保證管理信息系統順利運行，出版企業需制定各種規章制度，以滿足內部控制的要求。只有從操作規范、崗位職責、問題管理、系統變更、運行考核等方面不斷細化管理制度，做到制度層層傳遞，逐級管理，全員遵守，才能實現信息系統運行的上下一致。通過應用信息技術，充實和更新企業傳統內部控制的內容和手段，有效地提高企業風險管理水平。

3.1 財務管理制度

①崗位職責：崗位責任制度、內部牽制和稽核制度、財務收支審批制度。②會計核算制度：會計政策與會計估計、會計核算管理辦法、會計報表編制說明。③財產管理制度：支票管理制度、資金管理制度、應收款項管理制度、存貨管理制度、長期投資管理制度、固定資產管理制度、擔保管理制度、財產清查制度、會計檔案管理辦法。④報告制度：財務分析制度、統計分析制度、內部審計制度。

3.2 業務管理制度

①崗位職責：崗位責任制度、業務憑據流轉規程。②選題編務管理：選題申報認證制度、圖書編校質量審讀制度、稿費支付制度、樣書管理制度。③出版管理：成本控制制度、圖書印制管理制度、圖書分類管理制度、書號管理制度、圖書再版和修訂管理制度。④發行管理：圖書定價制度、圖書提印制度、信用政策、退回圖書管理制度。⑤質量管理：印刷質量管理制度、出版損失追究制度。⑥信息管理：信息系統管理制度。⑦行政管理：合同管理制度、出差管理制度、車輛管理制度、考勤制度、薪酬福利制度、人事管理制度、假日管理制度、會議管理制度、文件檔案管理制度。

3.3 預算管理與績效考核

①全面預算管理制度。②績效考核：崗位薪酬制度、績效考核制度。

3.4 決策管理制度

主要包括：組織結構職責分工制度、企業經營戰略和目標決策制度、重大經濟事項決策制度、定期會議制度。

主要參考文獻

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[2]樊海云.信息化規劃與實踐：信息化價值創造從無序到有序[M].北京：清華大學出版社，2008.

[3]楊雄勝.高級財務管理[M].大連：東北財經大學出版社，2004.