加強企業差旅費管理方法芻議

李寶華

【摘要】 企業差旅費是企業的一項重要支出，已經高居企業日常開支第二位。多數企業采用的實報實銷制和費用包干制在實際運用過程中均存在一些不足。如何加強差旅費管理，控制支出，提高效率，已成為提高企業管理水平的一個重要課題。作者根據多年財務管理工作經驗，提出兩種加強企業差旅費管理的方案：一是從內部著手，改變管理方式；二是引入專業差旅管理公司，達到資金使用效率的最大化和員工工作效率的最大化。

【關鍵詞】 實報實銷； 費用包干； 差旅管理

企業差旅費是指企業職工因公出差而產生的交通費、住宿費和差旅費補貼等費用。差旅費是企業一項重要的經常性支出項目，美國運通公司在其公布的一份調查報告中指出：差旅費用已經高居企業日常開支第二位，占到企業運營成本的35%，僅次于人工成本。以焦煤銷售公司為例：2010年可控銷售費用支出4 127萬元，其中差旅費支出1 456.43萬元，占35.29%；2011年可控銷售費用支出5 410.06萬元，其中差旅費支出 1 119.97萬元，占20.7%。因此，如何管好用好差旅費，既要降低差旅成本又能提高工作效率就成了擺在公司管理人員和財務人員面前的一個重要課題。

一、現行差旅費管理辦法的不足

現在通行的差旅費管理辦法通常有兩類，一為實報實銷制；二為費用包干制。簡單講，兩者在實際操作過程中，都有著明顯的 不足。

實報實銷制，以實際發生費用入賬。在實報實銷管理方式下，一是差旅費標準不一、員工出差選擇往往會就高不就低，費用總額不易控制。尤其在商品經濟高速發展的今天，交通方式與住宿條件的選擇多種多樣，費用支出參差不齊。僅以太原至北京的列車為例，即有特快、普快、動車、直達及快車可選擇；乘坐標準有硬臥、軟臥、高級軟臥、硬座、軟座之分；票價高者359元、373元，低者70元、73元。二是給部分人提供了虛開發票、多開發票作假套現的機會。

費用包干制，即給定一個費用標準，總額包干、超支不補、節余歸己。費用包干管理方式下，差旅費標準單一，無法體現地域差異和物價變動的影響。還是以焦煤銷售公司為例，至今實行的仍為2004年集團公司制定的差旅費補助標準：普通銷售人員住宿補助100元，伙食補助21元，市內交通補助5元。無論在上海、北京還是在省內鄉鎮，8年來都一個標準，與現實實際情況相差甚遠。費用包干制對常規業務測算效果較好，對未知的突發事件則無法測算，這樣導致年初包干預算測算額度與實際情況會有很大的偏差。費用包干額測算高了，容易形成公司小金庫和員工個人灰色收入；測算低了，又無法保證正常開展工作。總額包干，差旅費使用部門為了來年的計劃著想，往往會花光吃盡，不留余地；超支不補，會導致為了控制支出而減少正常業務支出；節余歸己，有些人會產生把費用當成收入一部分的錯誤想法和做法：比如為多得補助拖延晚歸，找票套利；為節省住宿費支出一人可完成的工作多人同行等，影響工作效率。

二、加強企業差旅費管理的設想

針對以上兩種方法的不足，特提出以下兩種方案設想：

（一）從企業內部著手，改變方式，加強管理

將企業內部營銷業務部門與非營銷業務部門即營銷管理與服務部門分開，采用不同的差旅費管理方法，區別對待。

1.針對奮戰在銷售一線，直接面對用戶的營銷業務部門，建議采取動態任務包干的方式，確定包干總額，并在包干總額額度內，實報實銷。

采取動態任務包干，放棄過去的靜態總額包干，具體講就是費用指標與經營任務、績效考核、用戶情況三者掛鉤。年初將年度經營計劃、完成目標及績效獎罰分解到戶，結合上年實際情況，按完成難易程度將用戶交叉捆綁成若干分項任務。以營銷部門內自愿組成的銷售小組，或銷售人員個人為單位參與競標，以費用報價低、目標任務優者為勝。中標者的差旅費費用報價即為該組或該人年度差旅費包干總額指標，在包干總額范圍內實報實銷。

這種方法的優點有：

一是費用指標與績效指標掛鉤，有利于充分激發職工的工作主動性和積極性，變被動等任務為主動搶任務。費用指標與績效指標掛鉤的同時，充分考慮用戶情況，避免以往單純只看結果，不考慮過程的弊端。比如同樣是鋼鐵廠，寶鋼和鞍鋼由于歷史和政策的原因，回款難易情況、回款質量情況就有很大的不同，拋開企業具體實際只看指標完成情況定績效，也是一種不公平。這樣三者結合，在績效考核方面更加公平、公正，將因客戶本身質量原因對績效考核結果的影響降到很低的水平。大家起點盡量保持一致，“不輸在起跑線上”。

二是按任務完成難易程度將用戶資源捆綁打包，一方面避免了好用戶眾人哄搶，差用戶無人問津的局面；另一方面避免了指標完成越容易越好，差旅費指標越高；指標完成越困難，越需多跑才能解決的，差旅費指標反而越低的現象。

三是各中標單位都是相對費用報價低、任務目標高的優勝者。為了中標，競標者肯定會在能完成任務的前提下把費用支出自覺控制到一個很低的水平。這樣通過任務競標，有利于實現差旅費的資金效率最大化，最大程度地減少浪費；有利于實現營銷人員的工作效率最大化，最大程度地挖掘潛力。真正做到既節約又高效。

通過此方法，能有效杜絕人浮于事、混吃混喝的情況，使真正有能力的營銷人員脫穎而出，得到實惠，使企業在降低費用的同時得到實效。

2.針對非營銷部門即營銷管理與營銷服務部門，建議采取規定上限，憑據報銷、過程控制的辦法。

取消單一差旅費補助標準，只規定差旅費補助上限，有利于員工根據個人和出差所在地情況自主選擇交通工具和住宿條件，而且包容性強，能有效解決單一指標無法應對的因社會發展水平差異造成的不同地區的物價差異問題。同時，規定上限，從總額上對差旅費支出加以控制，關鍵還要加強過程控制，建立健全出差審批管理制度，嚴格控制出差人數和天數。

（二）引進專業差旅管理公司

企業在差旅費管理方面，除了加強自身能力，改進方法外，筆者認為還有一個切實可行、簡單高效的方法：引進專業的差旅管理公司。

專業差旅管理，指企業對差旅活動進行全程監控，將自己的差旅費用和管理全部外包給專業的管理公司，免去自己訂酒店，報銷、提款、買票所增加的管理成本，同時壓縮差旅費用從而實現差旅成本節省和控制的目的。

通過專業的差旅公司對差旅費進行管理有以下幾個優點：

一是差旅公司社會資源充沛，服務功能強大。以攜程公司為例，現在為國內最大的酒店預訂平臺，會員酒店超過39 000家；通過攜程預訂機票每月200萬張。而且還提供國內60多個城市市內免費送票，24小時全天候服務和更大的折扣。

二是實施差旅管理能優化企業的內部管理。差旅公司能根據企業的要求量身訂做適合本企業的個性化差旅費管理模式，通過差旅公司管理，可以詳細紀錄員工每次差旅信息，事后還能提供豐富翔實的差旅費用整合報告，整個差旅費情況一目了然，使企業的管理更簡單、更有效。

三是通過差旅公司，能很好地協助企業進行差旅費管理。員工只需事先提供出差時間和目的地，差旅公司會按照公司的要求選擇適合的酒店和交通工具，事后由差旅公司進行結算，財務部報賬報銷。員工基本上不用接觸現金，在很大程度上能夠避免虛開發票、增開發票等問題的發生。

通過差旅公司，可以大大降低企業管理人員和財務人員的工作強度。隨著差旅管理意識的加強，現在越來越多的企業開始委托專業差旅公司提供相關服務。例如中國目前最大的差旅管理公司攜程已為包括可口可樂、松下、寶鋼、三一重工、神州數碼、中國平安等在內的數百家跨國公司和大型企業提供商旅管理服務。2011年《財富》“最受贊賞中國公司”大陸前10名企業，有8家已使用差旅管理服務。

需要提醒的是，無論企業用哪種方法來管理差旅費，其目的并不是說要壓縮差旅費費用，要減少差旅業務支出，而是要堵塞漏洞、公平合理、提升費用使用效率，以最小的差旅成本達到最大的企業 收益。