淺析企業數字檔案館建設

魏小虹

[摘要] 本文對企業建立數字檔案館所需的條件及數字檔案館的概念結構、功能結構進行了簡單闡述。

[關鍵詞] 企業； 數字檔案館； 建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 050

[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）22- 0088- 02

隨著數字檔案館建設理論及技術的逐漸發展，國內較多的大型企業正在積極推進數字檔案館建設進程，探討適合自身的數字檔案館建設模式，在信息時代充分發揮企業檔案的資源優勢特色。

1數字檔案館建立

其構成主要是3大部分：

（1） 數字化檔案。數字化檔案是數字檔案館最核心的部分，沒有大規模、大容量的數字化檔案庫，就不可能有數字檔案館。數字檔案館的館藏在形式上可以分為目錄級和全文級；在可視化程度上可以分為文本級和超文本級；從與傳統檔案館館藏的比較上，又可分為對應的紙介質數字化檔案和非對應的紙介質數字化檔案等。

（2） 網絡化存取。數字通訊網絡是數字檔案館進行檔案信息傳輸的基礎和保障，數字檔案館依附網絡而存在。網絡化存取是依靠檔案館自動化管理系統的運行實現的。檔案館自動化管理系統對檔案實施錄入、校對、存貯、分發、咨詢和檢索等，并通過網絡進行檔案信息的存取，從而達到數字檔案館信息資源的共享化。

（3） 分布式管理。分布式管理是數字檔案館的管理層，它的作用是對于分布在不同地理位置的各個直屬子公司、分公司的數字檔案館實行協調管理。分布式管理是在高層協議的基礎上進行的，高層協議的制定為數字檔案館的資源統一定位和檢索提供了標準和技術保障。

2數字檔案館的結構形式

企業數字檔案館是在數字化檔案、網絡化存取和分布式管理的基礎上構建立的，這種結構形式主要由客戶機、檔案館服務器和對象服務器構成，即“客戶—檔案館—信息源”結構形式。這種結構形式類似于傳統檔案館的“用戶—目錄—檔案庫”形式。其中，客戶機是用戶端，供用戶使用；檔案館服務器主要管理數據（或目錄）的索引和查詢；對象服務器主要管理數字化對象（文字、圖片、手稿、錄音、錄像等各種載體形態的數字化檔案），即信息源。用戶從用戶端通過廣域網發出查詢請求，經Web服務器處理后傳送給檔案館服務器（相當于查詢目錄卡片），檔案館服務器將查詢的結果通知對象服務器，然后由對象服務器取出最終結果傳遞給檔案用戶，從而實現數字檔案館對象數據（文字、圖片、圖等）的發布。

3數字檔案館的功能

數字檔案館的功能是綜合性的、多層次的，主要體現在以下幾個方面。

3.1檔案信息獲取和檔案數字化

它將存貯在紙介質及其他物理介質上的圖、文、聲、像等信息轉化為數字信息，完成檔案的數字化，建立起數字檔案館的數字化館藏。

3.2檔案信息存貯和管理

主要采用客戶/服務器模型。檔案館服務器用于管理數據和查詢；對象服務器用于管理（收集）數字化對象。數字化對象包括元數據的采集和著錄、文件移交、電子文件網絡接收、文件掃描存貯以及文件實體的自動化管理等。

3.3檔案信息檢索和查詢

對數字檔案館的館藏進行屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時，提供基于數字化圖像、影像或聲音內容的查詢技術，進行圖像、聲音等各種形態的檔案信息檢索。具體包括：文檔管理、文件檔案、企業各類專業檔案信息檢索、文件檔案的編研與檔案的利用等。

3.4檔案信息發布和傳播

信息資源的擁有者可以選擇多種方式進行信息發布。具體包括：電子文件及其數據的網絡傳輸，對各立檔單位提供文件在線的檢索和利用等。

3.5檔案信息的安全和權限管理

在網絡上存取和訪問數字化檔案，必須在有效的權限管理下進行，能夠做到既能保護系統的安全，又能使系統有最大的使用率，具體包括硬、軟件系統的安全，網絡安全，數字化檔案信息安全和用戶利用的安全等。

4檔案館建設的思路

4.1健全檔案管理體制

在數字檔案館規劃初始階段，檔案管理部門應把檔案管理體制建設納入需求分析環節，對不適應數字檔案館建設的管理機制、業務流程問題進行優化，去除冗余的檔案業務環節，確保數字檔案館各應用系統和信息資源庫建設具備良好的運行環境。

4.2完善和發展檔案館自動化管理系統

提高自動化系統的功能與效率。例如，檔案編目：應逐步向自動化編目過渡；檔案標引：應逐步由手工介入的半自動化標引向自動化標引過渡；檔案檢索：應逐步向智能化檢索過渡。在不斷完善和提高檔案館自動化管理系統功能與效率的同時，建設檔案館內部或地區局域網，實現館內或地區內檔案信息的互訪。

4.3建立單個數字檔案館

單個檔案館館藏的數字化是實現數字檔案館的基礎，各檔案館可根據本館的館藏情況進行數字化，按照數字檔案館的基本功能和要求，逐步上網運行。這部分工作的主要內容有：對多種載體形式與記錄方式的檔案信息如文字、圖形、圖象和聲音等進行數字化處理；對海量的數字信息進行壓縮和建立檔案信息數據庫；利用網絡進行信息的傳輸。

4.4以企業化的運作形式建設數字檔案館

傳統檔案在進行數字化的過程中有一個顯著的特點，就是可以以企業生產產品的形式對需要數字化的對象進行生產和開發，如光盤的生產等。根據這個特點，企業在項目立項后，要成立專門的數字檔案館開發機構，集中人力、技術和財力開發關鍵技術，在統一技術的支持下，對各檔案館的檔案進行數字化處理，以信息產品的形式提供給各檔案館使用。

4.5完善人才管理體制

數字檔案館的建設，需要信息規劃、網絡管理、系統建設等高水平人才的參與，因此，企業應適應市場經濟體制和信息社會發展要求，積極引進數字檔案館建設所需規劃和技術人才，并提供良好的人才培養環境，同時，還應加強現有人員的技術培訓工作，通過“自主培養和委托培訓”相結合方式提高職工適應數字化建設所需的業務素質。

總之，與傳統檔案館相比，數字檔案館在存儲、利用、檢索和檔案管理的能力上要有巨大的提高，數字檔案館的建立必將有助于更好地完成企業賦予它們的憑證保證與記憶儲備的職責，并在企業經營、建設、生產運行管理中充分發揮其重要作用，成為企業發展重要內容之一。