從畢節市委黨校評估升格看檔案的利用及其價值

孟良英

[摘要]檔案的價值意義只有運用檔案的時候才會真正體現出來，本文通過中共畢節市校黨校在進行大專體制升格評估中檔案起到的關鍵作用的實例，說明檔案在市（州、地）級黨校評估升格中的有效利用及重要價值，為其他將要進行大專體制升格評估工作的市（州、地）級黨校提供有價值的參考。

[關鍵詞]市級（州、地）黨校大專體制升格評估檔案利用檔案價值

市（州、地）級黨校在升格為大專體制評估中，需要大量的存檔文件、音頻、視頻、圖片等資料，為評審提供法定的憑證依據。為進一步明確評估升格審查內容，2008年，中共貴州省委組織部、省編委辦、省委黨校聯合對全省各市（州、地）黨校進行大專體制規格評審檢查。檢查內容主要為2004年以來黨校開展教學、科研、黨建、行政工作及校園環境、設備設施等情況。

黨校各項工作的開展，必須要以各種原始文件資料為依據。因此，作為留存的檔案資料就成了檢查的主要內容。檔案的價值也在檢查中得到充分體現。

一、評審中檔案的利用方法

1評審檔案的類別

審委員會審查的檔案包括2004年以來的文書、教學、科研、基建、財會、聲像所有門類的相關檔案及編研資料。即．1、地委對黨校工作重視和領導的相關資料，包括：（1）貫徹中央、省委文件，（2）干部教育培訓資料，（3）地委為黨校所辦實事資料，（4）黨校全面發展規劃資料；2、領導班子資料：校領導班子建設資料；3、辦學規模資料，包括：（1）年度計劃，（2）年度班次，（3）學制設置；4、教學管理和教學質量資料，包括：（1）教學內容，（2）教學方式，（3）教學管理、教學質量；5、隊伍建設情況資料，包括：（1）編制員額，（2）師資隊伍建設，（3）管理隊伍建設，（4）思想政治工作建設；6、科研管理和科研成果資料，包括：科研管理、科研經費、科研參與、科研成果；7、辦學條件和基礎設施建設資料，包括：（1）經費保障，（2）基礎建設，（3）教學手段現代化，（4）圖書館。

2利用檔案的方法

2．1提供原始檔案資料以作憑證檢查

評估工作啟動后，檔案人員根據檢查內容、查閱了相關的檔案目錄后進行整理，把相關的文件從不同的檔案盒內抽出；將“案卷”內抽出的文件在文件的空白處用鉛筆注明檔號，如：3-156（表示3號目錄的156卷）；從盒內抽出的文件有歸檔章標注檔號，方便一邊開展業務工作一邊收集資料。

將收集的所有資料在初裝的基礎上一項一項地對照檢查要求進行細分。把第一大類“地委對黨校工作的重視和領導”分成四小類裝為四盒，即：中央、省、地關于加強黨校工作文件，中央關于印發《干部教育工作條例（試行）》的實施辦法，貴州省委貫徹《干部教育培訓（試行）》的實施辦法，省印發《2006-2010貴州省干部教育培訓規劃》的通知，畢節地委《2006-2010管干部教育培訓規劃》，畢節地委組織部、畢節地區人事局調訓干部的通知及《培訓干部實行申報審批制度的意見》，地委專題會議研究黨校工作，地委領導給黨校各種經費簽字，視察黨校的新聞報道，地委各大班子領導在黨校各類會議上的講話等等。把第二大類“領導班子”分成一類，即：地委領導兼任黨校校長的文件及黨校現任領導班子職務、職稱的任職文件等。這樣將所有檔案資料分類并裝盒。

補充相關資料。收集分散在個人手里的資料，特別是科研類資料時，檔案管理人員須走訪單位所有教師，把他（她）們獲獎的相關文件、證書、發表論文、課題中標等材料收集起來，并把發表的論文按核心刊物、公開刊物、內部刊物及年度分別排列裝盒，把獲獎情況、課題中標情況按國家級、省級、地級分別排列裝盒。

編研資料的利用。將“中央、省、地關于加強黨校工作的文件匯編”，“1983年以來學歷班、主體班（短期班）課程設置匯編”，“歷屆培訓學員人數情況匯編”分在第一、第二、第六大類。

2．2探索簡單明了的檔案使用方法

為了使檢查組的領導及其人員能清楚明了地了解所提供的資料，檔案管理人員除了在每盒資料內編有目錄外，還可在每盒資料的前制表說明，如：教職工培訓進修情況表，教職工發表論文情況表等，并將相關資料附在表后。

2．3充分利用現代技術，為檔案利用提供多途徑支撐

以上所舉例的原始資料雖然分別排列裝盒，并且每盒內編有目錄及相關列表說明，但為了給檢查組提供更清晰、更明了、更直觀、更現代的資料進行檢查，也為了使原始檔案得到很好的保護，可采取以下方法以便提供檢查：

2．3．1，將整理好要檢查的每盒檔案進行掃描并復制成書。主要以復制的書提供給檢查組檢查，原始檔案只作第一次初查和正式檢查的備份。

2．3．2編制電子書，利用電腦提供檢查。在掃描原始檔案的同時，就將在電腦中自然生成的資料排列編制成電子書。這樣方便檢查組的部分人員就復制的書籍檢查相關項目，也可使檢查人員從電腦中的電子書里直接提取相關資料檢查。若檢查人員對編制的書籍或電腦中提取的數據存有凝問，可隨時從原始檔案中提出相關檔案以證明。

2．3．3剪輯、串聯聲像資料、編輯光盤及展板。我校檔案中有大量的照片、錄像資料，為了使檢查組更直觀的看到我校近幾年各項工作的開展情況及發展成果，資料組將我校照片、錄像進行剪輯。把開展重大活動及教學、科研重要成果的聲像資料進行編排，加上解說編制成光盤，利用多媒體向檢查人員展示，也可把一些重大活動的照片編制成展板放在室外成列以作補充。

二、評審中檔案價值的體現

1為評審提供法定依據

評審中，通過我校檔案的利用，把我校近幾年來的教學、科研、黨建、行政、現代化設施、設備等情況展現在了評審小組領導及我校領導、教職工面前，使大家清楚地了解到我校近幾年的各項工作開展情況。例如，在科研方面我校教職工發表論文300余篇，近200篇在省部級核心期刊發表，還組織撰寫公開出版專著5部，我校教師承擔市經濟社會8個課題，均獲專家評審通過，多項科研成果分別獲國家、省、市各類獎項，教師參與科研率達100％。科研成果遠遠超過評審要求的數量和質量；在教學方面，我校主體班年平均培訓人數在500人以上，加上與其他部門聯合辦班達1000人以上，教學方法科學新穎，有答凝式、研究式、論壇式、辯論式、抗辯式、案例式、等方法，教師上課優良率逐年上升，并達到了90％以上，課程設置更新率達25％以上，教師采用多媒體、課件教學達100％，超過評審要求的70％，有外聘教授30人，這30人中，有清華大學博士生導師，有中國社科院、中國人民大學博士，有貴州社科院研究員，有貴州省委黨校教授，有地區各部門領導及知名學者；在管理方面，我們制定了黨校事業發展規劃，黨校隊伍建設發展規劃，教學科研規劃和校園建設發展規劃，還有管理制度匯編，匯編收集了1999-2007年的各種規章制度文件62份。2003和2008年分別被貴州省林業廳和全國綠化委員會授予“綠化模范單位"2006年被貴州省委、省政府授予“精神文明建設先進單位”等。

通過檔案展現了教學、科研及管理成果的同時，也體現了各級領導對黨校工作的重視和關心，展示了我校黨風廉政建設、基礎設施建設、教學手段現代化建設等方面的發展，充分體現出我校始終堅持“以教學為中心，科研為基礎，管理為主線”的管理理念，說明了我校的各項工作始終走在同行的前列。

要檢查的每一項內容，都能在我校檔案中找到，例子中的紙質檔案及聲像檔案，充分見證了我校近幾年的各項發展成果，反映出我校檔案工作與其他工作并肩前行，任重道遠。

2檔案在評審中的社會效效益

2．1有效提升了我校的社會形象及地位

評審工作的每項活動開展，都是以檔案資料為依據。例如這次評審，我校各項量化指標綜合得分為571．9分，平均得分97．5分，排在全省第一位，并與遵義市委黨校一道在2009年中升為地廳級黨校。

2．2給各兄弟黨校的大專體制規格評審起到了良好的示范作用

我校資料組采取多途徑的方法為檢查提供詳實有序的評審資料，使檢查組的同志感到非常直觀、方便、快捷，富有極強的創新性。我校在評估升格檢查中和評估升格檢查后，先后有遵義、安順、銅仁等黨校來我校參觀考察。他們觀看了我們的原始資料和根據原始資料復制的書籍，電子書，光盤。同時也了解了我校宣傳組、接待組等的工作情況，并帶走了我校刻錄的光盤，為自己學校的大專體制規格評審汲取好的經驗，作好充分準備。

3檔案工作在評審中得到提升

3．1通過電腦掃描制成書籍與電子書的利用，使檔案人員業務素質得以提升

由于我校到2007年才給檔案人員配備電腦，檔案人員離熟練操作電腦辦公還有很大的距離。通過這次評審，尤其是將原始檔案資料掃描復制成書和電子書的提供檢查的過程，我校檔案人員電腦水平取得了顯著的提高。

3．2為我省市（州、地）級黨校檔案現代化管理打下基礎

目前我省大部分機關、事業單位電腦管理檔案還處于初級階段，有的單位雖然推行電腦管理檔案，但各單位之間的管理是彼此孤立的，有的是自己編制的管理軟件，有的是網絡版，有的是單機版，數據格式各不相同，不能達到資源共享的目的，各市（州、地）黨校檔案管理現代化還有距離，通過這次評審檢查，各兄弟黨校相互交流，便于制定出更好、更新、更科學的方法，從而推動檔案工作向現代化管理前進。

3．3聲像檔案利用有助于加強了以紙質為載體外的其他檔案類型的重視

我校廣大干部職工檔案意識較強，開展各項工作形成的文件資料都會即時交到檔案室存檔，但對錄音帶、錄像帶、光盤、電子文件的檔案意識就要差一些。有的錄像帶、光盤要過幾年才交到檔案室，又未在相應實物上注明內容和時間，使檔案人員無法鑒別他們的價值，對他們難以進行相應的保管，這次檢查評審，通過電子書，光盤多媒體播放，使大家對以紙質為載體外的其他檔案產生了重視，攝影人員能將所攝內容即時刻錄，并注明內容、時間、地點等相關信息，在電腦中生成的文件也能即時刻錄轉為電子檔案保管。

3．4彌補了檔案工作的不足

我校的教職工外出學習培訓，大部分時間安排在假期，并且大部分的外出培訓是口頭安排的，沒有形成文件資料，通過這次評審檢查，檔案室注意了學習培訓資料的搜集，并要求各處（室）派教工學習培訓需有文字依據交檔案室存檔。其次，加強了教職工論文、專著、參與科研課題的資料搜集，并按年度、刊物級別、作者編排存檔。為今后的檔案的提供利用打下基礎。

檔案工作的重要性在平常工作中很難體現，只有當它有特殊用途的時候才充分顯現出來。很多情況下是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，檔案管理人平常也無人問津，默默無聞地工作，他們的長期奉獻只有在急用檔案的時候才被發現和認可，不重視檔案就是不重視歷史，不重視歷史就難以正視未來，一個有遠見的人必定是重視檔案的人，以一次檔案的特殊利用或許不足以說明檔案工作的重要性，但足以鼓勵檔案戰線上的全體同仁樹立信心，足以說明無論怎么平凡的崗位，只要用心去做，甘于奉獻，雖然未必取得驚天動地的業績，但是同樣大有作為。（工作感想及匯報）