獨立學院辦公室職能探究

何劍

廣州大學華軟軟件學院（以下簡稱華軟學院）創辦于2002年，2006年經教育部批準升格為獨立學院，至今已走過十年的歷程。近年來，學院辦學規模日益擴大，社會影響力不斷提升，但是，作為一所本科層次的獨立學院，與其他同類院校一樣，在發展過程中面臨諸多困難，除了要面對資源短缺、同類及不同類型高等教育的激烈競爭、缺少政府扶持等問題外，還面臨著內部管理上的諸多困惑。獨立學院要想在高等教育新形勢下站穩腳跟，取得長足的穩定與發展，必須加強內部管理，以科學、有效的管理方式，提高辦學水平，增強自身優勢，使現有資源得到最大化的利用，并源源不斷地吸引外部資源，為學院發展提供后續保證。

獨立學院的辦公室是學院的綜合性職能部門，是承上啟下，聯系左右，協調內外，保證學院日常工作正常運行的樞紐和橋梁，工作內容豐富，繁雜瑣碎。學院辦公室辦事水平的高低，反映著學院行政管理水平的高低，并影響著學院整體工作、整體事業的發展。新形勢下，學院辦公室的主要職能已不能局限于“辦文、辦事、辦會”，而是要解放思想、開拓思路、與時俱進，充分發揮辦公室的橋梁樞紐作用，在實踐中積極探索辦公室工作的新途徑、新方法。

1 獨立學院辦公室基本職能

1.1 行政協調職能

獨立學院辦公室是獨立學院的一個綜合管理部門，處于學校組織的中心樞紐地位，是全校各種信息輸入、輸出、反饋的中心。學校各方面的工作，都要通過辦公室這一中間環節來溝通和推動。在學校的管理過程中，由于各部門分工不同，常常會有一些工作需要幾個或多個部門共同參與完成，為了保證工作順利、有效開展，避免管理混亂、職責不清，就需要辦公室充分發揮協調職能，理順關系，及時發現問題、溝通協商，避免各部門之間的沖突，為各部門完成任務創造條件，使人、財、物得到最合理的配置，減少不必要的浪費。

1.2 參謀、助手職能

學院領導既是決策者也是指揮者，決策指揮是否得當正確，很大程度上取決于是否全面、詳細了解學院的整體情況。獨立學院由于辦學形式特殊，相對傳統高校，辦學情況比較復雜，要求辦公室注意收集各類信息，對各類政策、法律、法規、文件、意見等信息進行梳理，將信息及時、快速、準確地傳達給領導。特別是在一些重大問題和事件中，辦公室更應該是主要信息來源，應及時把握學院發展和運轉的第一手資料，為領導提供全面準確的信息，供領導參考決策，做到出謀而不決策，參與而不干預。

1.3 日常事務管理職能

獨立學院辦公室承擔著獨立學院的日常行政管理工作，工作種類多，涉及面廣。一般包括收發文管理、會務管理、公章管理、檔案管理、文件流轉管理、信件管理、車輛管理、對外聯系、信訪接待等，一些獨立學院還把黨務工作、人事工作等納入到辦公室的管理范圍中。這些工作或要求管理人員具有較高理解力和較強的文字處理能力，或要求具有較強的溝通和組織協調能力，或要求具有快速、應急處理事件的能力。辦公室管理水平的高低，反映著一個獨立學院行政管理水平的高低，學院各項工作穩定有序的開展，與辦公室的管理水平有一定的關系。

1.4 檢查、督辦職能

檢查督辦就是保證學院各項工作落到實處，保證學院各項決策的權威性。就其實質來說，它是辦公室落實決策、政策、批示的一項后續保證手段。辦公室應該對學院的政策決策進行監督，檢查落實進展情況，協調處理存在的問題，確保政策決策落到實處，確保政令暢通，確保政策決議的權威性和實效性。同時，要利用這一職能發現工作中的問題，獲得大量準確及時的信息，為高層領導決策提供準確的事實依據。

1.5 服務學院、服務師生職能

獨立學院辦公室在獨立學院運轉中起著承上啟下的作用，擔負著溝通上下、聯系內外的責任。既要為領導服務，交辦領導布置的每項任務，又要為其它部門做好服務和保障工作，還要為廣大師生員工做好服務。做好服務是辦公室工作的出發點和落腳點。

2 影響獨立學院辦公室職能發揮的幾個問題

2.1 工作任務繁重，難度大，面臨一定的壓力

相對傳統高校，獨立學院辦公室人員精簡，工作任務繁重，從起草各種重要文件、制度、制定政策，到辦文、辦會、管理學校公章、檔案，從為學校領導服務到為各部門、基層、師生員工服務，涉及學校日常工作的方方面面。廣州大學華軟軟件學院辦公室管理的工作事項大大小小據統計約150多項，除了日常管理工作外，還有一些臨時出現和領導臨時交辦的工作，這些工作往往比較重要且緊急，辦公室的職能決定其工作影響面大小，因而各方面對辦公室工作的期望值較高，對辦公室人員綜合素質和能力要求也較高，這就形成了對整個辦公室和其工作人員一定程度上的壓力。

2.2 管理體制不健全，影響工作效率

科學、合理的管理體制可以使辦公室工作有條不紊的進行，并保證工作質量和效率。獨立學院辦公室工作紛繁復雜、頭緒眾多，如果沒有一套健全、完善、切實可行的規章制度和嚴格的辦事程序，容易造成管理上的無序和混亂，尤其是對于一些常規性的工作，如果沒有明確規定先后順序、具體步驟和要求，很容易造成工作上的無序，甚至是與其它部門之間的沖突或矛盾，也可能會因工作的忙碌和疏忽產生差錯和遺忘。同時，因為沒有規章制度，辦公室人員的工作很容易陷入疲于應付、毫無章法的境地，這不利于工作的開展，更不利于辦公室職能的充分發揮。特別是面臨一些重大任務、突發事件、臨時接待等時，科學、有效的管理體制往往能使辦公室處亂而不慌，有序有章地應對，不僅能按時保質完成各項工作，還能在關鍵時刻維護學校的聲譽。

2.3 辦公室人員素質有待進一步提高

獨立學院辦公室作為學校的行政管理部門和服務部門，其工作人員的素質直接影響著辦公室工作的質量和服務效果。辦公室人員素質不高主要體現在：政治素質不高，不關心國家大事、教育政策走向，沒有政治敏銳度；一部分辦公室人員對專業知識欠缺，由于工作繁忙，無暇或不能主動進行相關業務培訓，在學歷進修、科研項目申報等方面機會也較少，專業能力和業務水平遇到瓶頸，不能進一步提升；工作墨守陳規，缺乏創新性思考，養成思維惰性，導致辦公室工作缺乏創新，很難有突破。

3 如何強化職能，提升效能，建設新形勢下高效、和諧的獨立學院辦公室

3.1 明確崗位職責，理順工作流程，加強制度化管理，建立科學的管理體制

制度化管理有利于工作的規范化和標準化，可以提高工作效率，減少決策失誤。獨立學院辦公室要明確崗位職責，理順工作流程，建立科學合理、符合實際的規章制度。加強制度化管理，是提高管理水平，強化職能最重要的方式。以廣州大學華軟軟件學院為例，在創辦初期，由于學院規模小，人數少，在管理上主要采用“人管”方式，這對于創辦初期的獨立學院來說，在一定程度上實現了直接性、靈活性的管理。但是，隨著學院的發展，規模的擴大，“人管”逐漸顯示出其固有的弊端，不能滿足學院發展的需要，近年來，學院開始探索實行制度化管理，初步創建科學管理體制，學院辦公室起到了帶頭和敦促作用。

學院辦公室為使各項工作有序開展，讓各部門知曉、明確學院辦公室各項工作流程，不僅明確了每位辦公室人員的崗位職責，還進一步完善了各項工作制度、工作流程，如《學院印章管理規定》、《學院公文處理辦法》、《學院接待管理辦法》、《學院會議管理辦法》等，以及檔案管理、合同管理、車輛管理、物品領用管理、信件收發等制度流程。這些制度和流程，不僅明確了學院辦公室的工作職責，理順了工作流程，提高了辦公室的辦事效率，而且使學院辦公室在面對巨大的工作壓力和突發、臨時事件時，也能有條不紊，保證各項工作的順利完成。

3.2 創新思維，把握全局，注重細節，跟蹤到位，強化執行力

由于獨立學院特殊的辦學性質，要求獨立學院辦公室不能僅僅做好“辦文、辦事、辦會”， 要創新思維，把握全局，從學院宏觀角度出發，認真做好職能范圍內每一件事，并且要承擔起沒有明確哪個部門的工作。獨立學院辦公室在工作中應該注重與時俱進，不墨守陳規，積極改進，探尋最優工作方法；其次，要認真，合理布置每項工作，特別是對一些大型活動或重要事件，要統籌安排，做出詳細的工作方案，細化分工，明確每項分工的負責人或負責部門，列明每項工作完成時間，并跟蹤每項工作完成情況，確保每一細項的工作按時完成，以此強化執行力，保證每項綜合、大型任務按計劃、高效完成。華軟學院辦公室的一個優秀傳統就是在任務來臨時，對工作的“細而化之，分而治之”，即快速對任務做出分解，詳細工作方案，責任到人，并跟蹤實施。辦公室承辦或牽頭做了許多大型的活動、會議或接待工作，如每年的畢業典禮、迎新工作、開學典禮以及大型的接待和會議等。

3.3 加強業務學習，提高辦公室管理人員的素質

隨著廣州大學華軟軟件學院的不斷發展，學院辦公室隊伍也日趨穩定，員工工作能力、業務水平也不斷提升。但是，學院辦公室的管理人員大部分都不是管理類專業出身，在對工作達到一定的熟練程度后，便很難在理論上實現突破，也相應缺少創新精神。近年來，為進一步提高學院辦公室管理人員的業務能力和綜合素質，在理論和實踐上打造辦公室一流的管理隊伍，更好地服務領導、服務各部門，學院辦公室除了平時積極營造良好的學習氛圍，鼓勵和督促各位員工要不斷加強自身學習外，每年選派人員進行相關業務的培訓，如檔案管理培訓，高等教育基礎數據上報系統培訓等，這對辦公室人員素質的提升起到積極作用。

3.4 實行人性化管理，增強辦公室的團結力和凝聚力

“以人為本”是華軟學院的辦學理念，“以人為本”主要是“以生為本，以師為本”。學院辦公室也實行“以人為本”的管理理念，對辦公室人員實行人性化管理。辦公室管理人員大部分比較年輕，工作熱情很高，但是工作能力和業務水平還有待進一步提升，學院辦公室充分尊重每位員工，無論年齡大小，工作時間長短，為每位員工職業發展和成長提供相對寬松、有利的條件，而非用簡單的行政命令或行政強制去完成各項工作，并不時給予員工激勵和指引，以此激發員工潛能，增強辦公室的團結力和凝聚力。這是提高辦公室效能的一個重要途徑。

3.5 強化服務意識，提升服務質量

華軟學院辦公室工作的一個重要宗旨就是服務，服務領導、服務各部門、服務教學。辦公室的日常工作，如來訪接待、內外聯系、處理來文信件、車輛管理、辦公文具管理等充分體現了學院辦公室的服務本色，在一定程度對學院辦公室人員的服務意識有較高的要求。為了提高大家的服務意識，華軟學院辦公室要求工作人員在工作中牢固樹立服務觀念，熱心為領導服務、為廣大師生員工服務。

辦公室在獨立學院中具有舉足輕重的地位，影響著獨立學院各項工作的正常運行和有效開展。因此，我們必須高度重視辦公室職能發揮過程中存在的問題，并采取有效措施，克服諸如管理體制、人員素質等問題，以充分發揮辦公室在獨立學院管理工作中的重要職能，實現新時期辦公室工作的進一步發展。

參考文獻

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