旅行社業務與財務集成的研究

陳安萍 陳耀華

【摘要】 系統集成是旅行社信息化建設持續發展的保障。目前旅行社的業務流程控制點不明確；管理流程中存在大量的信息孤島，信息共享低；信息化建設投入高但效率低，甚至導致大量客戶資源的流失。這是由于旅行社在進行業務操作與財務管理集成的設計時“舍本求末”、“追求短期效益”所造成的。基于此，文章結合國內外先進的管理理念，建立科學的旅行社業務與財務集成體系，并對集成項目的實施進行研究，為旅行社實現流程價值管理決策提供參考依據。

【關鍵詞】 旅行社；業務與財務集成；風險防范

一、引言

21世紀以來，我國旅行社發展持續擴大。據統計，2009年全國有20 399家旅行社，比上年增加289家，比2001年的10 716家旅行社增長90.36%。在規模的擴張和同業競爭的加劇下，在信息技術發展迅速、國內外經營環境瞬息萬變的條件下，引入信息技術手段輔助管理成為旅行社經營發展改革的必然趨勢。但是在旅行社實行信息化管理的過程中還存在諸多問題，如應用軟件開發彼此獨立，相互分離，造成隔閡；信息處理滯后和不準確，工作效率低下；財務管理及會計實時控制方法不深入、效果不明顯；旅行社經濟實力單薄，投資信息化建設的資金不足等。

針對旅行社業務操作與財務管理實時控制脫節的問題，本文提出應該本著“管理前移、系統集成、信息共享、內部控制”的原則進行業務操作和財務管理集成的設計和開發，通過ERP等科學的管理手段逐步實現財務流程化、規范化、科學化，使業務與財務系統之間的數據信息達到無縫鏈接，做到數出一門、數據共享，并在財務與業務之間實現內部控制、預算管理的思想，將財務管理的事后監督向前延展為實時控制、事中控制，凸現財務管理與監控職能，全面提升系統的整體工作效率。同時對實施集成過程中存在的風險提出有效的控制措施。

二、理論綜述

隨著信息技術的快速發展，企業信息系統的應用范圍日益廣泛，集成程度越來越高。1995年漢納等人提出了信息技術擴散模型，將企業信息分化為替代階段、強化階段和變革階段，即從傳統替代手工的系統發展為企業業務流程、管理流程、技術流程以及觀念的變革。

替代階段是在20世紀70年代以前主要是模擬手工的核算方式實現了工資核算和成本會計核算，信息系統是模擬手工操作，解決了部門內的信息集成。

強化階段是在20世紀90年代初 Gartner Group 提出的ERP的概念。該階段是將會計信息系統作為整個企業管理信息系統（MIS）的子系統，使得實現會計信息部門內外的信息集成。

變革階段是在2000年Gartner Group提出的ERPⅡ。該階段除了關注企業內部價值鏈的增值活動外，更強調價值鏈的縱向關系，以實現企業與銷售鏈、企業與供應鏈、企業與政府相關部門的協同。我國張瑞君教授2004年提出，以價值鏈管理理論為基礎，借助信息技術構建財務業務一體化核算模式，該模式能夠使財務人員從繁雜的勞動中解脫出來，有更多的時間和精力從事管理、控制和決策工作，是財務人員從核算角色轉變為支持戰略實現角色的基本保障。

從上述已有的研究可以看出，業務與財務集成的研究正從封閉走向開放，從關注企業內部信息向關注內外信息的協同變化轉變，從合理安排實體企業資源向優化“虛擬企業”資源發展。

三、旅行社業務與財務集成分析

旅行社企業實施信息化管理的重要路徑是實現業務和財務的集成，它不僅僅是管理技術手段的革新，更涉及企業的管理理念變革、管理流程的優化、業務流程的轉變，將深刻影響企業的各個部門、各類業務。

（一）集成的基本原則

在設計和優化旅行社的業務流程時，要盡可能利用IT手段實現信息的一次處理與共享使用機制，做到“數據不落地”，將串行工作流程改造為并行工作流程，協調分散與集中之間的矛盾。

1.集成的同步性

目前大部分的財務軟件提供基于“文件”的集成，即業務系統按照財務需要形成文件，導入到財務系統中，這種集成效率非常低，需要花費大量的人力，且不能達到管理需要的同步性。業務與財務集成的系統設計最主要的特點在于使旅行社的所有業務信息都能通過數據交換平臺得到共享，能夠實時處理。因此數據交換平臺對于數據管理與數據對接的端口配置必須合理與科學，避免產生信息的錯位與失真。

2.集成的融合性

目前，旅行社行業的管理軟件分為兩大專業體系，一是提供專業的業務軟件，如金棕櫚旅行社業務系統、久其旅行社管理系統、都興通旅行社管理系統；二是提供符合國家標準的財務軟件，如用友和金蝶。不同的信息流由不同的企業擔任系統設計和開發任務，造成應用軟件先天的不對接和后期高額的維護成本和協調成本。旅行社在利用管理的IT技術來實現信息完整地一次性獲取和處理時，應充分考慮旅行社的組織結構、運行機制與不同軟件在系統集成要求后的匹配性，減少任務調度中的障礙，使旅行社監控機制在業務流和信息流、資金流中的過程控制能充分地發揮出來，提升結果控制的有效性和科學性。

3.集成的時效性

由于業務和財務分離，加之旅行社本身面對結算客戶的多樣性，繁重的財務憑證處理量，使得業務管理和財務管理人員長期需要處理復雜的對賬工作，造成財務結賬速度慢，極大地影響了財務管理和分析的及時性。另一方面，旅行社面臨的業務市場及產品更新瞬息萬變，原有的供應商破產倒閉的風險或客戶信用額度的調整、業務員指標考核的設定都需跟著市場的變化及時在業務與財務兩個平臺中顯示，及時為企業的決策或行動方案的制定提供有價值的信息。

4.集成的可擴展性

在集成前期，旅行社要做需求調研分析，確定需要接口的系統，確定需要接口的業務種類，了解流程和業務數據屬性，配置相應的系統和業務接口。但隨著旅行社業務的發展，經營范圍的擴大和功能的需求多樣化，要在原有的系統上增加功能或擴展系統。因此，在集成時應預留相應的接口端，以適應旅行社未來業務拓展和管理的需要。

5.集成的最優性

整體最優強調全面最優而不是單個環節或作業的最優化。它以整體流程的系統優化和全面最優為目標來設計流程中的各項活動，消除外聯部、計調部、市場部、銷售部、接待部、財務部等部門間的本位主義和利益分散主義。同時在旅行社繁雜的業務中按照重要業務流程的重點進行設計，以減少業務量的劇增造成系統集成的失敗。2003年廣東中旅在業務重組大半年后，由于流程設計上的不完善和思想觀念與局部利益的沖突，出境游的整套領導班子、骨干等離開該社組建了新的旅行社，給企業帶來了巨大的損失。

（二）旅行社業務操作與財務管理集成的基本框架

構建在ERP環境下的旅行社業務操作與財務管理集成，需在旅行社銷售與采購兩大業務平臺上結合財務管理理念在旅行社內部建立共享信息系統。旅行社應根據既定的戰略目標，制定當期科學合理的預算管理、資金管理、內部控制等政策，當一項經濟業務發生時，由相關部門的一名員工根據業務操作規范和管理要求錄入業務信息（銷售和采購），當信息進入系統后，立即存儲在指定的數據庫中，同時該業務事件通過動態會計平臺生成協同憑證，自動或經會計人員確認后顯示在所有相關的賬簿和報表上，提供旅行社當期的現金流量和財務分析數據。

業務模塊中數據流程分析：旅行社業務模塊涉及兩大業務平臺，旅游服務產品采購和旅游產品銷售。旅游服務產品的采購涉及住宿、餐飲、商場、景區等采購鏈前端的供應商，供應商的議價能力決定了旅行社銷售產品成本的高低，因此在采購環節需要由業務和財務人員對旅游產品的采購價格和產品信息共同進行評價，在對外支付結算款項時，以預算管理為約束條件，設置財務的監控和業務的確認環節，保證旅行社資金使用的合理性。旅游產品銷售是面對團隊或散客市場進行的產品銷售，在簽訂銷售合同后，旅行社要承擔團隊計調及接待計劃的落實、導游或領隊的管理、結算單的編制以及團款的收取。客戶關系的維護是旅行社產品資源得以拓展的基礎，因此對于客戶的信息、信用高低、信用額度的確認需要業務與財務共同進行評價。在對外收取款項時，以資金管理要求為約束條件，同樣設置財務的監控和業務的確認環節，以保證企業現金流在合理的水平。

財務模塊中數據流程分析：動態會計平臺對業務事件數據進行同步貨幣計量、會計核算、確認和分析，并通過編制協同會計憑證、登記賬簿的方式完成會計核算和監督，最后將會計信息反饋儲存到共享數據庫中。此時共享數據庫觸動業務數據庫采集渠道，將有關會計處理信息反饋給外聯、計調、接待等業務部門，開放其他數據端口，以便查詢和統計。同時在滿足實時、動態采集和處理會計信息并及時反饋會計處理結果后，財務系統自動生成固定資產核算，成本費用核算，銷售核算，工資核算，應收、應付往來款項的核算等各種賬簿，形成相應的內部經營管理類報表和通用的財務會計報表提供給會計信息使用者。

在進行業務集成和財務管理集成框架構建中必須體現ERP環境下的預算管理思想。旅行社應根據企業戰略規劃及年度計劃制定各項預算目標，預算目標確定后，由會計人員將各項預算數據存放在共享數據庫中。當經濟業務發生時，預算管理子系統從共享數據庫中獲取業務信息并轉化為會計數據，管理人員通過在線比較分析發現預算數與實際數的差異，并將其傳遞至會計人員手中（主要涉及成本費用核算員和收入核算員），會計人員可采取事中預警的方式將信息傳遞給業務員操作員，會同業務部門發現產生問題的原因，及時采取措施保證預算的實施結果符合旅行社戰略發展需要。

四、旅行社業務與財務集成實施中的風險防范

集成的基本架構構建完成后，即進入項目正式實施階段，這一階段既要遵從項目總體規劃，又要處理諸多細節問題，特點是業務量大，隱形矛盾不斷涌現、任務繁重。在這種條件下，旅行社在實施集成過程中應注意以下幾個問題。

（一）人員風險

決策層對于管理系統與系統管理在意識上是否集成決定了項目的成敗。項目過程中，旅行社領導、主要負責人對項目的理解程度和支持力度在戰略層面上決定項目調用的資源、項目協調進展的快慢。經營決策層在大量豐富的業務數據基礎上，通過協調各級內外部關系，對資源分配作出及時決策，對經營和財務數據進行詳盡客觀的分析，才能顯現出信息系統數據對于創造企業的財富價值所帶來的實質性改變。

同時旅行社項目中的關鍵用戶（主要是一些部門的業務骨干）在得到充分培訓后的流失，對項目的順利開展與未來系統持續維護將產生難以估量的風險，因此在系統集成前項目成員的選擇顯得尤為重要。

（二）管理理念風險

業務操作與財務管理的集成改變了組織體系原有的人與人之間領導與被領導的關系，體現的是以業務為導向下的人與人之間服務與支持的思想。

一些大型旅游企業對于信息系統集成，往往注重表面形象工程，企業決策層對于系統僅從基層至中層、中層至高層的報告中了解效果，很少有關注系統的集成過程，關注并解決在整個系統集成中的關鍵性問題，僅僅把系統看成是“萬金油”。由于缺乏管理理念的革新，對未來的管理無法提出明確的要求，容易造成未來項目在沒有目標約束情況下的經濟風險。

（三）分級管理與職能轉變風險

建立明確的職責是項目實施的有力組織保障。一些旅行社將系統信息化建設單純交由IT部門直接負責并接受企業總經理的領導，但這樣的項目組織構建往往沒有效果。因為IT部門會考慮較多應用純技術的方法來解決問題，而淡化了“系統管理”的效能，因此項目組成員應來自旅行社各業務部門、財務部門、IT部門，并由一名旅行社高層擔任項目經理，這樣既能確保工作分工明確、容易協調，又能保證項目實施的連續性。

基層員工在系統集成的過程中容易走入一種誤區，認為系統會取代原有的工作，將面臨轉崗的風險。因此旅行社前期應對各崗位職能重新定位，并從基層員工的職業發展考慮進行相應的崗位職責升級，發揮其原有的業務知識或財務知識水平和技能，如從單純的數據錄入，向數據核對、數據監控及數據分析轉變，使其能力在新系統運用上得到進一步的提升，從而真正為旅行社發展帶來長遠的無形資產和人力資源支持。

（四）數據轉換風險

業務運作與財務管理系統的有效集成依賴于準確的基礎數據。這些數據包括線路產品數據、客戶數據、供應商數據、財務數據、會計科目編碼、部門及人員編碼等。往往在進行集成前大量的工作是對原有的基礎性數據在兩個系統中的匹配性及可驗證性進行復核，如果前期數據的準確度不高，系統集成將失去存在的意義。

面對巨量的數據轉換工作，旅行社應建立業務系統與財務系統的“云”，并設計云計算模型，形成真正的信息橋梁，提高數據轉換的準確性。

（五）系統選型風險

非專業的系統供應商為了追求單一的盈利目標或市場占有率，往往會將系統進行軟件產品化銷售，完成的是安裝系統——收款——進行軟件功能培訓——次年再進行升級收費或軟件維護收費的行為。實質上，旅行社需要的并非是軟件本身，而是專業支持和真正地解決旅行社經營管理問題的管理工具。而專業的信息系統公司，更注重如何協助旅行社更好地實現信息系統集成管理，幫助旅行社從面向事務處理轉移到面向信息資源的處理、開發、利用和經營的價值鏈管理。

五、結束語

業務和財務集成是旅行社發展的必然，是信息化發展到一定階段的必然結果，如何提升業務和財務的集成本文只是從理論層面和技術層面做了分析，在具體做法上各家旅行社還需結合實際情況和運行管理要求及各單位組織結構的不同加以調整，以真正實現業務與財務的集成，而不是貌合神離。

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