高職院校人力資源管理信息系統的構建

來立冬

摘要： 本文闡述了國內高職院校的人力資源管理信息化建設的現狀，提出了從學校實際情況出發，構建人力資源管理信息系統的整體方案，并對具體的設計開發的理念和創新性加以說明。

關鍵詞： 高職院校人事管理人力資源管理信息系統開發理念設計框架

隨著學校各項事業的快速發展和教職工人數逐年增多，過去單靠人力資源處工作人員以電子表格、文檔的方式手工管理學校教職員工各類信息的工作，已不能適應現在統計工作的需要。作為職能部門，人力資源處很有必要通過建設一套人力資源管理信息管理系統輔助日常人事工作，為學校和其他職能部門提供更好的人事服務。

一、人事管理信息化的現狀

我院目前還未建立基于人力資源開發與管理實際需求的人力資源管理信息系統，學院人事業務的大部分工作靠人力資源處工作人員完成，信息化程度較低。例如：各學院需要外聘人員時，從崗位編制的控制到招聘人員的面試、審核錄用、合同簽訂、入校手續辦理等一系統工作都集中到人力資源處相關工作人員身上，業務流程基本上也是采用手工錄入、操作的方式，工作效率低、分工不合理、數據孤島等一系列問題較為突出。隨著人事制度的進一步改革，高職院校人事工作的方式和理念都發生了較大的轉變，對信息化建設的進程和發展方向都提出了新的要求。

1.信息缺乏共享，部門間協同不便。

高校在開展管理工作信息化建設的初期，往往沒有從戰略的角度進行統籌規劃，人事、財務、教學、科研等各部門分頭行動，設計開發了多個信息庫。各類信息系統在解決部門信息處理、提高工作效率的同時，形成了“信息孤島”，并沒有提高高校整體信息化的水平。由于數據定義和標準不統一，部門間信息的傳遞困難，信息流不暢，使許多公共信息不得不進行多次手工處理，工作效率大打折扣。因此，信息化建設應該從學校層面進行統一規劃，借助學校“數字校園”、“數據中心”等平臺，最大限度地實現信息共享。

2.條塊分割的機構設置造成信息的割裂。

人事管理信息化必須以合理的機構設置和管理方法為保障。當前，高職院校人事機構的設置大多以業務分割為依據，人事的信息化工作也因此被割裂。信息化建設是一個系統化的過程。對業務流程的信息化和系統化，可以反作用于機構設置、管理方式、工作理念等，對推進人事工作改革起到積極作用。

3.信息的準確性難以保證。

人事信息是高校人事工作及其他工作，包括科研、教學等開展的基礎，這就對信息的準確性提出了極高的要求。現有的人事信息獲取渠道不確定，有的獲取于本人檔案，有的獲取于本人自述，有的獲取與經多次傳遞的信息，等等。加之對人事信息的定義缺乏統一規范，個人理解可能產生偏差，從而造成信息被引用時出現說法不一、斷章取義、難以辨別的情況。而且缺乏完善的數據維護工具，導致信息的時效性不強，無法實際反映人事信息的變化，報表制作完全依賴手工。

二、人力資源管理信息系統的開發理念

1.以全局的視角進行信息標準化。

由于人力資源管理信息系統涉及的信息量大，各種信息和情況比較復雜，從系統內部看，如果沒有標準化的方式，內部不兼容問題就將隨之而生；從整個數據化校園來看，人力資源管理信息系統應成為校級管理平臺的組成部分，從戰略的角度統一規劃和設計，與教務、學工、財務、OA等眾多系統組成基礎數據源，所以標準化建設尤顯重要。

2.以工作流的方式將業務有機結合。

高職院校數字化校園的建設，將逐漸推動全校各個業務部門的信息化。人力資源管理中運用信息化不僅可以簡化人力資源管理中定量的工作，如教職工的基本信息管理、人員考核、薪酬計算、合同管理、統計報表等，以工作流的設計方式，將各項業務以流程化的形式在系統中實現，還將有利于人力資源管理中定性工作的信息化，定義、完善、優化業務流程，這樣又能對現有管理制度、方式、機構設置的改革進行反饋，從而提高工作效率、改進服務質量，進一步建立起職業化、信息化的人力資源管理信息平臺。

3.以先進的技術保障系統的安全性。

系統的安全性分為以下兩個方面。

（1）網絡安全性

系統部署需要處于學校網絡中心統一的防火墻之后。在網絡傳輸和通信上采用TCP/IP協議。面向全校教職工的服務功能，需要通過學校的信息門戶訪問，進行統一身份認證。

（2）數據安全性

數據庫全備份：每周一次，進行人事數據庫的全備份。服務器上保留最近4個備份，每年保留一個年備份。

數據庫增量備份：數據達到一定數量或數據超過在線存放周期，進行增量備份，將數據存儲在外部介質上。

應用系統日志的備份：每晚數據處理完成系統自動執行，保留當月的各備份。

操作系統備份：在每次系統重新進行配置后當日進行，每次作雙備份，保留最近兩次備份。

應用系統備份：在每次系統重新進行配置后當日進行，每次作雙備份，保留最近兩次備份。

三、人力資源管理信息系統的設計框架

綜上所述，結合高職院校人力資源管理部門職能及信息共享的需要，人力資源管理信息系統的功能模塊如圖1所示。

人力資源管理信息系統平臺主要包括：教職員工基本信息及子庫信息的采集和維護；各科室及相關部門事務管理系統的建設和業務協同，包括機構編制管理、培訓管理、人員流動管理、合同管理、師資管理、考勤管理、工資福利管理、社保管理、績效管理等子系統；面向教職員工提供各類基礎數據查詢服務；面向社會構建人才招聘平臺；最終依托人力資源數據倉庫，結合數字化校園建設形成決策支持系統。各類服務以業務內容劃分，按業務流程設計，根據使用權限、工作內容等為不同用戶提供個性化的操作界面。各服務間實現數據實時共享，并相互聯動。部分模塊的功能如下。

1.機構編制管理模塊。

按照上級機關有關事業單位崗位設置管理的實施意見和辦法，從業務流程入手，分析我院設置各級組織機構、崗位和編制的可行性和科學性，進一步明確崗位名稱、職責任務、工作標準和任職條件，提供崗位管理工具。建立流程化的合同管理、勞動爭議管理、勞務用工管理等，規范這些工作的作業流程和管理理念。實現組織機構建立、重組，職務、崗位體系的建立和調整，包括機構組織管理、機構信息管理，能夠進行信息綜合查詢和分類統計功能。

2.人才招聘管理。

人才招聘管理實現招聘信息化管理和流程化管理，包括外部招聘和內部管理。校外教職工招聘是向社會發布招聘信息，收取簡歷，進行面試和復試等，甄選合適的人才；校內教職工招聘則通過競崗面試獲得新崗位。系統可以根據人力規劃得知各部門、崗位的人力初步需求，進行配置優化調整后，收集、匯總人力需求，設計人力招聘計劃，實現教職員工選聘的需求計劃編報、招聘信息發布、應聘受理、洽談初選、測評、錄用等業務的信息化管理。

3.教職工信息管理。

主要對教職員工的基本信息、附加信息進行管理和維護，構建全面的教職員工信息管理數據庫。管理和維護教職員工信息庫，包括：人員基本信息、家庭信息、簡歷信息、學歷學位信息、任職類信息、資格類信息、業績類信息、科研成果信息等。企業掛職人員管理：教職員工網上登記企業掛職人員申請登記表，提交所在院系審核，人力資源處進行復核后報校領導審核。人力資源處能夠維護、考核和管理企業掛職人員名單信息。教職員工信息查詢：提供靈活的查詢工具，方便教職員工和管理人員查詢教職員工基本信息。

4.職稱評審管理。

職稱評定管理包括：制訂評定計劃，設置職稱評定條件，記錄職稱申報，審核確定評定結果，統計分析職稱評定情況，適用于申報人，呈報單位，主管部門，評審委員會及其辦事機構，涵蓋了教師系列職稱評審與非教師系列職稱評審。例如：申報人可進行網上申報，錄入個人信息。個人申報信息分五部分，依次為基本信息，工作經歷，工作成績，成果獎勵，論文作品。人力資源管理信息系統接收職稱申報人所上報的申報信息，人事工作人員對個人申報信息進行核準，完成專業技術職稱人員申報的各項表格。最后評審委員在人事系統平臺上對申報人提交的資料進行評審，記錄評審記錄，填寫職稱評審過程所必需的各項表格，并給出評審結果。學校領導還可以通過人事系統對職稱申報和評審情況進行查詢和統計分析。

四、結語

我校的人力資源管理信息系統設計緊緊圍繞目前高校人力資源開發與管理的實際應用需求，目標不僅是實現人力資源管理業務的數字化和網絡化，促進人事部門規范化管理，提高管理水平，而且將系統設計成為數字化校園中的基礎數據源之一，為學校其他應用系統提供可靠、及時、準確、一致的教職員工信息，進而為學校的事業發展提供科學化決策依據。

推進高職院校人力資源管理信息系統是幫助高職院校校引進、管理高層次人才，發掘人力資本價值，實現師資隊伍整體素質與結構優化和降低行政部門成本的重要途徑，這也對高職院校管理模式和教育信息化推進有著較為深遠的實踐意義。

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