檔案管理電子化的思考

徐紅霞

［摘要］ 結合金溝河流域管理處檔案信息系統的建設管理中出現的問題，提出在應用過程中應注意聯系單位實際，深入考察與電子化相關的各種情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以提高檔案管理的水平。

［關鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術； 思考

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的自動化，是實現檔案工作現代化，提高檔案信息管理系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜系統工程。２００５年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統，２００９年完善了全處范圍的局域網建設，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標推進。

１檔案信息電子化的作用

在辦公自動化系統中，電子文件從起草、定稿到印發都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質檔案中最能體現檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：

（１） 檔案信息電子化，可充分利用現代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。

（２） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據需要進行再開發，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現象。

（３） 檔案信息電子化，可利用計算機網絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質量。

２實現檔案管理電子化應注意的問題

本文結合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。

２．１實現檔案管理電子化，首先應做到檔案標準化、規范化

在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。

２．２電子化系統的開發應注重系統整體水平的提高

檔案信息電子化系統的開發應注重整個系統功能的完善，組成系統的各個子功能模塊都應周密考慮，特別應重視網絡功能的利用，這樣才能充分提高系統的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統應用水平的低下。系統開發完成后，應進行充分的測試，針對單位的實際應用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細致的修改完善，使系統的整體管理水平有較大的提高。

２．３重視檔案信息數據庫的建設

檔案電子化管理的核心和基礎是檔案信息數據庫，檔案信息數據庫是指在計算機上存儲的相互關聯的，具有一定組織結構的檔案信息數據的集合。數據庫建設中一定要統一認識，軟件開發人員同檔案業務人員應充分溝通，協同配合，明確檔案數據的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數字化的處理、歸檔，方便后期信息數據的錄入。同時，要面向應用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發展變化，不斷完善數據庫的內容結構。

２．４應制訂切實有效的技術方案

在實現檔案管理電子化的過程中，應根據本單位的情況，實事求是地分析現狀，充分考慮本單位的發展需求及先進技術的未來發展，制訂出切實可行的方案，追求經濟與效益的最優比，避免追求大而全，高標準高檔次，造成系統設備購置后不能充分利用，投資浪費現象的發生。

要充分做好歸檔電子文件的技術處理工作，保護電子文檔的安全。通過采取技術手段，將已歸檔的電子文件進行安全處理，保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。

要解決好電子文件的保存問題。要根據不同存儲介質的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。

２．５根據單位實際加強管理

檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應用相結合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進行管理，使檔案信息電子化系統信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。

２．６重視人才管理

檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應用來實現，其素質水平的高低直接影響電子化水平的應用效果。對于單位來說，應加強組織領導，有針對性地進行業務培訓，使檔案管理人員其基本掌握信息技術的新知識，熟練系統的操作；檔案管理人員要加強自身的學習，不斷補充新知識，努力鉆研業務，以適應信息時代檔案事業的發展要求。

總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，利用先進技術，逐步完善系統的各項功能；同時，在建設過程中，要充分調動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關的諸多方面的情況及發展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案管理水平的目的。

主要參考文獻

［１］ 國家檔案局． 電子文件歸檔與電子檔案管理概論［Ｍ］． 北京：中國檔案出版社，１９９９．

［２］ 中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局． 電子文件歸檔與管理規范（ＧＢ／Ｔ１８８９４－２００２）［S］． ２００２．