21世紀(jì)信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

靳聚寒

［摘要］ 隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和管理水平的日臻完善，21世紀(jì)醫(yī)院檔案管理工作也要跟緊時代步伐。本文對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進行探討、分析，針對存在的問題，提出了一些解決的對策，以期推進檔案管理信息化進程。

［關(guān)鍵詞］ 信息化； 檔案管理； 現(xiàn)狀； 對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 070

［中圖分類號］G271［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0120- 01

隨著信息化時代的到來與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院管理也將朝著網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展。而作為醫(yī)院工作重要組成部分的檔案管理及檔案管理的信息化也要進一步加強，從而更好地為醫(yī)學(xué)科研和臨床教學(xué)服務(wù)，進一步滿足廣大醫(yī)務(wù)人員及社會公眾對醫(yī)療信息的需求。因此，對醫(yī)院檔案管理進行信息化建設(shè)顯得尤為重要。

１ 對檔案管理進行信息化建設(shè)的意義

（1） 隨著社會的發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷提高，以及各種社會保險、商業(yè)保險以及醫(yī)療科研等項工作的開展，醫(yī)務(wù)人員、社會公眾對醫(yī)院檔案信息的需求也日益增多，同時也對檔案的服務(wù)信息提出了更高的要求。所以，對檔案管理進行信息化建設(shè)顯得非常有必要，同時，社會的發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了新的要求和新的挑戰(zhàn)，因而，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理面臨著新的改革。在這種新形勢下，醫(yī)院檔案管理只有面對現(xiàn)實，接受挑戰(zhàn)，重視檔案管理的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，才能夠更好地促進衛(wèi)生事業(yè)和社會各項事業(yè)的健康發(fā)展。

（2） 由于受現(xiàn)代設(shè)備、管理意識以及技術(shù)等各方面的影響，有些醫(yī)院在檔案管理方面還存在很多不足，對于檔案管理，有些還是依靠手工進行操作管理，對檔案的管理技術(shù)落后，利用率低下。對檔案進行信息化處理，則可以使以上這些問題得到解決，不僅使檔案管理人員能夠節(jié)省大量時間，工作條件得到很大改善，而且，當(dāng)檔案信息需要修改時，只需在鍵盤上輸入指令，就可以進行自如地操作，工作效率大大提高。不僅如此，檔案的信息化管理，還可以加快檔案檢索速度，縮短檢索時間，使用起來更加簡便，提高辦事效率。另外，檔案信息化管理還可以使檔案得到共享與整合，不僅可以擴大檔案的應(yīng)用程度，還便于各科室的瀏覽使用，使檔案信息能夠得到同時利用、反復(fù)使用。

（3） 對檔案進行信息化管理，不僅可以減少費用支出，還能節(jié)省空間。傳統(tǒng)的檔案管理，大部分是通過手工記錄在本子上，這樣，過去了若干年后，紙質(zhì)檔案數(shù)量會慢慢增多，不僅使費用增多，還占據(jù)很大空間。對檔案進行信息化管理，可以減少費用與空間的支出，同時，對檔案進行信息化管理，可以避免檔案被多次使用產(chǎn)生的破損，可以更好地保護檔案并避免丟失。

２檔案信息化管理現(xiàn)狀探討

（１） 傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，受各方面因素的影響，還處于封閉、松散、傳統(tǒng)的管理模式，這與信息化管理還存在一定的差距。主要表現(xiàn)在以下兩個方面：① 相關(guān)管理人員還沒意識到信息化管理是社會發(fā)展的需要，對檔案進行信息化管理沒有明確的認識。② 有些檔案管理人員思想還處于傳統(tǒng)意識，擔(dān)心檔案信息化管理后自己無法勝任，現(xiàn)有的知識有限而又不主動去學(xué)習(xí)。

（２） 部分醫(yī)院的檔案管理不集中，分部門對檔案進行管理，檔案管理顯得比較凌亂松散。比如，有的醫(yī)院把辦公室和檔案室集中在一起，既是檔案室也是辦公室，且具體的檔案由各部門分散管理，且都是手工抄錄，顯得不夠集中。雖然后來已有不少醫(yī)院進行信息化管理，但還處于單一的模式，管理水平過于原始，未能把信息化檔案管理很好地加以利用。

（３） 部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，對檔案信息化管理的硬件設(shè)施配備不夠齊全。有些醫(yī)院根本沒有把檔案管理設(shè)備納入計劃范疇，使得檔案管理未能與醫(yī)療的建設(shè)同步進行。

（４） 檔案管理人員素質(zhì)較低，跟不上時代的發(fā)展。由于目前很多醫(yī)院檔案管理人員大部分不是專業(yè)人員，對計算機的使用能力相對較低，對于檔案的數(shù)據(jù)維護及簡單的程序設(shè)計更是無能為力。

３提高檔案信息化管理的對策

（１） 醫(yī)院要高度重視，從實際出發(fā)，制定出一系列檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)方案。醫(yī)院檔案信息化管理是不是能順利進行，關(guān)鍵還在于醫(yī)院的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是否積極參與。特別是分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，更要及時轉(zhuǎn)變觀念，要從思想上提高對檔案管理重要性的認識，努力推進檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。要對檔案進行信息化管理，必須先建立健全檔案管理機制，有計劃、有步驟、較系統(tǒng)地統(tǒng)籌安排，使檔案信息化建設(shè)有序進行。

（２） 醫(yī)院要對檔案信息化建設(shè)配備相關(guān)設(shè)施。① 醫(yī)院要實施檔案信息化建設(shè)，就要加大投入，配備有相關(guān)的檔案設(shè)備，對于信息化建設(shè)所需要的計算機、掃描儀、速印機、復(fù)印機等等，要配備齊全，并對醫(yī)院各科室、各部門建立好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以加快檔案的信息化管理。② 可以在本醫(yī)院內(nèi)建立局域網(wǎng)，對檔案信息資源積極開發(fā)，以實現(xiàn)信息互動、資源共享。

（３） 保證檔案信息化管理安全有序進行。醫(yī)院檔案管理涉及到安全問題，而檔案的安全問題又是檔案信息化面臨的難題。從這個問題出發(fā)，醫(yī)院不僅要對檔案管理系統(tǒng)進行完善，要配有嚴(yán)密的安全管理機制，要對信息檔案管理建立健全保障制度，還要具備網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對措施，加強對網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。不僅如此，在對檔案進行信息化管理的同時，還要保存好紙質(zhì)檔案，以防患于未然，使得檔案能夠安全地得到保護。

（４） 對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院要實行檔案信息化管理，檔案管理人員是重要參與者。所以，這就要求檔案管理人員在具備相關(guān)的檔案管理的專業(yè)知識外，對于計算機的簡單操作和維護，要熟練掌握。醫(yī)院的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭做好組織檔案信息化管理的培訓(xùn)工作。由有專業(yè)知識的專家或?qū)W者對檔案管理人員及醫(yī)院相關(guān)人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，重點強調(diào)大家容易忽略、不夠重視的環(huán)節(jié)，創(chuàng)建出科學(xué)的管理培訓(xùn)模式。培養(yǎng)出一批能熟練進行信息化檔案管理的專業(yè)人才，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求，促進醫(yī)院檔案信息化管理工作向著健康的發(fā)展軌道邁進。

主要參考文獻

［１］ 曾雪蘭． 檔案信息化建設(shè)問題初探［Ｊ］． 現(xiàn)代醫(yī)院，２００６（６）．

［２］ 何玲． 檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討［Ｊ］． 檔案學(xué)通訊，２００４（５）．

［３］ 龍萍． 醫(yī)院檔案管理信息化的幾點思考［Ｊ］． 山東檔案，２００８（４）．