化學化工課題科技查新質量的控制

［摘 要］科技查新報告已經成為當前科技項目申報、成果鑒定及報獎的重要依據。高質量查新報告的完成需要從整體與個體兩個方面進行控制，論文闡述了在科技查新工作中整體與個體因素的重要性，探討了減小不利因素影響的方法，并以作者所在單位的實際工作為例，列舉了一些能夠提高科技查新質量的具體措施。

［關鍵詞］科技查新；質量控制；化工；化學

［中圖分類號］G252.62［文獻標志碼］B［文章編號］1006-6041(2012)01-0015-03

科技查新是文獻檢索和情報分析相結合的情報研究工作，它以文獻為基礎，以文獻檢索和情報分析為手段，以檢出結果為依據，通過綜合分析，對查新項目的新穎性進行情報學審查，寫出有依據、有分析、有對比、有結論的查新報告。科技查新能為科研立項，科研成果的鑒定、評估、驗收獎勵、專利申請等提供客觀依據，也能為科技人員進行研究開發提供快速、可靠、豐富的信息。陜西科技大學圖書館（以下簡稱我館）從1999年就開展了科技查新工作，目前已經積累了豐富的科技查新工作經驗，并且對結合我校的輕化工特色開展化學化工課題科技查新也有了一定的心得。對于化學化工課題科技查新質量的控制，筆者認為應從整體與個體兩個方面進行把握。整體方面指的是科學的管理體系、完善合理的業務流程、豐富的信息資源系統等因素，個體方面指的是查新人員個體在具體的科技查新工作中的行為。［1—5］

1 緊抓整體建設，提高科技查新工作的軟硬件水平

1.1 建立并完善合理的業務流程及科學的管理體系

1.1.1 建立并嚴格遵守合理的查新工作流程?？萍疾樾伦鳛橐豁椣到y的工作有其具體的業務流程，而且隨著科技查新工作的日漸普及與完善，該流程也趨于完善。圖1為我館科技查新工作流程圖。在圖1中，與查新用戶的溝通交流及查新工作人員的個人職業素養是對查新工作產生影響的重要因素。因此，我們在接受課題委托時，首先會盡量選派專業背景相同或相近的查新員，以便能夠盡快地深入了解其內容。其次，加強與查新用戶的溝通交流，最大限度地去除來自于查新用戶的影響因素。這些影響因素主要有以下幾個方面：1）查新用戶不能正確把握其課題的相關內容。出現這種情況的原因首先是查新用戶對同類課題或行業進展情況不了解，不清楚自己的研究成果的創新點在何處，具有一定的盲目性。有的用戶則為了證明其申請的項目具有科學性、創新性、先進性和實用性，往往認為查新要點越多越好，查新面越廣越好。2）派遣非專業人員受理查新委托工作。這些人往往對課題只了解其中某個方面，或者只了解一些皮毛，無法提供準確的查新點和技術要點。3）部分查新委托人提供的資料有所保留。出于技術保密心理，部分查新委托人在提供資料時刻意使用一些生僻的、含糊的及自定義的術語作為檢索用詞。查新用戶這些有意或無意的行為客觀上增加了科技查新工作的難度。因此，加強與查新用戶的溝通交流以弱化科技查新中來自用戶方的人為因素影響是正式開展查新工作前必不可少的步驟之一。

圖1 陜西科技大學圖書館科技查新工作流程圖

1.1.2 構建現代化的科技查新管理系統?？茖W的管理水平也是影響查新工作質量的一個重要因素。完善的管理系統、健全的管理組織和規范的管理制度是科學管理科技查新工作的基礎。就我館而言，科技查新工作由信息咨詢部牽頭，在學校及圖書館兩級領導的高度重視下，建立了健全的規章制度、配備了具有專業背景的查新工作人員、成立了科技查新咨詢委員會以完善專業知識咨詢及監督機制。此外，還創建了科技查新管理系統，對檔案實行了電子化管理；建立科技查新網站，通過網絡開展查新工作。種種措施保障了科技查新工作的順利開展。

1.2 建設豐富的查新資源

文獻是科技查新的基礎。文獻檢索是科技查新的重要步驟，即針對課題的特點確定檢索途徑并擬定不同的檢索式，在海量的數據資源中查找與課題相關的文獻。充足的文獻資源是完成高質量科技查新報告的必要條件，因此，我館購買了CNKI、萬方及維普旗下的多種中文數據庫，及Ei Compendex、Web of Science、Science Direct、SPRINGER和PQDT等多種國外數據庫，并與Dialog、STN等系統聯機。針對我校輕化工的特色，我館還引進了CA網絡數據庫，為化學化工課題查新提供了有力保障。

除此外，大量的網絡免費資源也是查新工作中不可或缺的一部分。例如國家知識產權局網站下的專利檢索就提供了第一手的專利信息，與此類似的還有美國專利與商標局及歐洲專利局的網站。這些免費資源的出現為科技查新工作的開展提供了有力的文獻保障，并在一定程度上節約了數據庫的建設經費。

1.3 培養高素質的查新團隊

查新人員作為科技查新工作的實施人和查新報告的撰寫人，對查新工作的質量起著決定性的作用。因此，提高查新工作人員的素養是保證科技查新質量的首要因素。查新人員的職業素養包括專業素養和職業道德素養。專業素養則分為兩方面，即專業背景和在科技查新能力。

1.3.1提升專業素養。目前的科學研究呈現出跨學科、跨專業的多元化趨勢，一個查新課題往往會涉及多學科的專業知識。查新工作人員雖然具有一定的專業知識，但在面對新生學科課題或交叉學科課題時不可避免地會出現對課題內容實質或技術要點把握不準的情況。所以，查新工作人員應在日常的工作中加強專業知識深度與廣度的學習，不斷提高和充實自己。對于較難理解的課題，要虛心地向委托方技術人員或專家請教，以擴大自己的知識面。日常工作中多與同事或審核員交流，增加文獻檢索及報告撰寫技巧，以保證每篇查新報告的科學性及準確性。此外，查新工作人員還要努力提高自身的外語水平以及提升計算機操作及文獻分析能力。

1.3.2 加強職業道德素養。科技查新工作具有極強的科學性和技術性，查新用戶會隨時根據自身需要進行查新委托。查新工作人員會面臨著既不能耽誤客戶使用又要保證查新質量的雙重壓力。因此，查新人員必須具有良好的思想素質和強烈的責任心，要以客觀、公正、獨立的態度完成科技查新報告以保證其嚴肅性和公正性。另外，查新工作人員還負有對委托課題內容保密以保障項目委托人合法權益的責任。

1.3.3 強化審核員及咨詢專家的監管機制。審核員負責查新過程把關和查新報告的審核，一名出色的審核員能進一步提高科技查新的質量。我館的審核員具有多年的工作經驗、認真的工作態度、敬業的工作精神，能夠審慎地面對每一份科技查新報告，確保了科技查新工作的質量。此外，我館還聘請了多位學科專家擔任咨詢專家，這些專家除解答查新人員所面臨的疑難問題外，還擔負著抽查科技查新報告進行質量監管的責任。

不同方面多種手段的實施，切實有效地提升了科技查新工作的質量，最大限度地弱化了來自于查新工作人員的人為因素對科技查新工作質量的影響。

2 強化個體水平，盡力提升查新工作人員素質

查新工作人員作為科技查新工作的具體執行人，其自身素質的高低與科技查新質量的好壞有著直接的聯系?；瘜W化工查新課題具有化學物質種類多、指標參數多、合成工藝復雜等特點，查新員須具備一定的專業知識，選擇適當的數據庫進行檢索，以免失之毫厘，謬以千里。［6］因此，在具體的某項科技查新行為中我們需要注意以下幾個方面，這樣才能得到一份高質量的化學化工課題科技查新報告。

2.1 深入了解課題背景知識，把握知識脈絡

查新工作人員在日常的工作中會面臨不同學科、不同研究方向的課題，而且也會隨著時間的增加積累一定的工作經驗。豐富的經驗固然會使查新工作人員游刃有余地面對多樣化的課題，但也使查新工作人員在面臨一些較為熟悉的課題時會以其固有的經驗去對待，套用一些既有的知識，迅速確定檢索策略，開展文獻檢索工作。而化學化工類課題具有化學物質種類多、指標參數多、合成工藝復雜等特點。在某個課題中涉及的油田壓裂液的制備由改性聚氧化乙烯、交聯劑、促凝劑、過硫酸鹽等多種組分構成，而交聯劑、促凝劑的制備過程又涉及不同種類的聚合反應以及多種化合物。若以此為切入點進行檢索會導致命中文獻數量過多而影響后續工作。在深入了解課題后，發現組分聚氧化乙烯尚未在已知的各種壓裂液中出現過，故此，選定該組分為切入點能夠迅速、準確地獲得所需對比文獻。

查新工作人員對一些技術細節的忽略容易導致檢索結果發生偏差，從而影響到科技查新報告的質量。利用一定的時間去了解課題背景知識，做好前期的準備工作，并不會對查新報告完成的時間產生影響，反而會縮短完成查新報告的后期工作，即文獻分析對比與結論的撰寫所需的時間。因此，查新員在面對此類課題時需對其進行深層次的分析，掌握其知識脈絡。

2.2 關鍵詞的選擇及檢索策略的制定

關鍵詞的選擇與檢索策略的制定直接影響檢索效果。選詞或檢索策略不當會導致沒有檢索結果（無此類相關報道除外）或檢索出大量與課題關系度較低的文獻。要選擇恰當的關鍵詞，一定要深入了解課題研究內容。若有不清楚的專業知識，要及時向委托人和專家咨詢，也可通過網絡查詢，多種方式相互參照，真正弄懂查新課題所涉及的專業知識。如某課題中涉及制備3Y-TZP粉體，當以“3Y-TZP”為檢索詞進行檢索時命中記錄數目為空。“Y-TZP”為氧化釔-四方向氧化鋯，那么問題應該出現在“3”上面。經查詢，3指代的是氧化釔的百分含量。因此在進行關鍵詞的選擇時應注意以下幾點：1)所選擇的關鍵詞是否覆蓋了查新點；2)單個關鍵詞的不同表達方式是否考慮全面，如同義詞、全稱及縮寫等；3)專業詞匯及外來詞匯的選擇：選擇關鍵詞時應注重專業詞的選擇，而針對某些專業的查新課題，如生物類，在涉及以真菌的名字為檢索詞時，因翻譯的不確定性還需考慮到其英文的表達方式。此外在檢索策略的制定過程中要靈活、合理地運用邏輯算符、位置算符以及截詞符等文獻檢索技術。［7］

2.3 建立學術團隊研究資料庫

高校中一些學術團隊會針對某個課題進行研究，并在一段時間里持續下去。在不同研究階段，會根據研究進展的需要進行不定期科技查新工作。若將此系列課題每次交由不同的查新工作人員完成，則在每次查新工作開展之前都需要與委托人進行溝通，對相關的知識進行了解。這樣既耽誤時間，又影響效率。針對此點，我館首先采取了專人服務的方式，即專人負責某一個學術團隊的課題查新工作。此舉既有利于查新人員深入了解課題，又有利于雙方的聯系溝通，在一定層面上保障科技查新質量。其次，不定期搜集整理與特定學術團隊研究相關的文學報道，并對其進行歸類整理，以期了解此類研究的進展。該舉措的實施，即能使查新工作人員在第一時間內知曉所負責學術團隊所在研究領域的科研狀況，又能把握該團隊在此類研究中的進展情況，了解其與類似研究的區別，以期在一定程度上提高科技查新報告的質量。

［參考文獻］

［1］ 鞠 惠.醫藥衛生科技查新中影響文獻檢索質量的因素［J］.實用醫藥雜志（山東），2007，24(12):1521—1522.

［2］ 彭 奕.科技查新工作及查新過程中應引起重視的幾個問題［J］.現代情報，2007，27(6):123—125.

［3］ 楊 慧，張美琦.科技查新的質量控制對策［J］.科技情報開發與經濟，2005，15(9):93—94.

［4］ 孫清玉.科技查新的質量控制［J］.圖書館學研究，2004(8):78—79.

［5］ 魯 程.科技查新工作的質量控制［J］.圖書館學研究，2007(7).60—62.

［6］羅利華，季 春.化工課題科技查新工作中數據庫系統與網絡資源的選擇與利用［J］.科技與經濟，2006(6):53—56.

［7］ 張柏秋，吳曉鐄.科技查新檢索中的關鍵詞選擇［J］.情報科學，2008(9):1344—1348.

［收稿日期］2011-08-09

［作者簡介］劉國俊（1980—），男，在讀博士，館員，陜西科技大學圖書館。

［說 明］本文系陜西省社會科學信息學會科研培植項目“輕化工科技查新質量保障體系的研究”（編號：SHSHX0823）的研究成果之一。