檔案信息資源建設探析

1 加強檔案信息資源建設應遵循的原則

1.1 面向需求原則。 檔案資源建設的最終目的是利用，檔案資源建設要搞清利用者的需求，把利用價值高的檔案收集進館，目的明確，充實、整合和開發已有檔案資源。需求分為現實需求和潛在需求，現實需求是目前一個時間段內比較集中的需求，表現為短時間內利用頻率高，以后利用較少，檔案館在資源建設上，可以把資源建設的重點聚焦在當前一些重大事件相關的檔案、當前階段性科技成果有關的檔案上。潛在需求體現在檔案信息資源建設內容上，主要是一些有關社會重大政治或經濟史實、涉及傳統文化積淀、與影響較大的名人相關的檔案等。

1.2 漸進原則。檔案信息資源建設是個歷史的過程，不是一蹴而就的。具體到檔案工作中去，重在收集環節。首先，變線性的收集策略為發散的收集策略。對于稀缺的檔案資源，做到先離散后系統，先拿來再補缺。在利用開發已有資源的過程中，發現其線索和檔案之間的內在聯系，在一個較長的歷史時期內逐步系統化，直到趨于完善。其次，要有靈活的收集方法，尤其是對于私有或集體所有檔案的收集，涉及利益問題，更需要耐心和靈活的處置方法。

2 檔案信息資源建設現代化的條件

2.1 檔案信息資源建設手段的現代化。檔案信息資源的建設也有賴于科學技術將檔案信息轉化成生產力，推動檔案事業的發展。各種信息存取技術、新型文獻載體、大容量數據庫以及互聯網的出現及廣泛應用，為檔案信息資源的全社會利用提供了技術支持。實現檔案信息微機管理，增加檔案信息存儲、處理、控制能力，極大地提高檔案信息的查準率和查全率。

2.2 建立檔案信息數據庫。數據庫不是簡單的檔案信息儲存系統，它可以按照檔案的保管單位形成全宗數據，可以按照社會領域形成政治、經濟、法律、教育、文化等各領域的專業數據，按照地域形成地域特色數據，按照檢索的層次可以分為目錄數據、索引數據、文獻數據或全文數據等。可以提高查詢速度，方便用戶，提高檔案信息的管理水平。

檔案信息資源開發需要高素質的人才隊伍。現代化設備、信息化社會需要的是高素質復合型的檔案工作管理人員。實現檔案信息資源建設現代化依賴于檔案專業人員現代化意識，調整知識結構，掌握先進技術等素質，履行確保檔案信息安全、完整、準確。

3 提高檔案信息資源建設水平的途徑

3.1 加強標準化管理，統籌規劃，形成檔案網絡信息資源體系。標準化建設是檔案資源信息化建設的前提，可根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出信息化建設過程中檔案部門共同遵守的各項標準，如網絡通信及數據庫等方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則標準等，少走彎路，避免人、財、物力的浪費。

3.2 重視檔案信息資源的開發。目前，檔案信息資源網最需要的就是館藏檔案信息資源基礎資源，為此要將豐富的館藏檔案信息資源基礎資源盡快數字化，并大量收集已形成的電子文件，加大檔案數據庫建設的力度。一方面，將以往形成的、可開發利用的檔案按照規范的著錄和標引要求，建立檔案目錄數據庫，通過網絡檢索利用及信息反饋形式，提供檔案原件的利用服務。另一方面，要建立檔案文本信息資源庫和多媒體檔案信息，通過網絡實現信息的遠距離快速傳輸，達到信息的多用戶共享。同時，可以將檔案編研成果上網，提供利用，一般檔案編研屬于二、三次文獻，除去需要保密的部分，可以在網上提供利用。

3.3 以精品的檔案信息資源建設擴大影響力，優質的服務增強公信力。以精品檔案資源為切入點，增進社會認可度，吸引更多的優質檔案資源，以精品促進檔案資源建設，讓檔案館的檔案資源建設進入良性發展的軌道。優質的服務可以贏得民眾、社會的信任，動員最廣大的社會力量對檔案資源進行集中和完善。檔案單位可以通過提高科學管理，樹立服務意識，用最優質的服務和最良好、便捷的存儲利用條件，使分散在社會上的優質檔案資源擁有者感到“檔案館是自己收藏的檔案最應該去的地方”