醫院檔案編研工作之我見

醫院檔案編研工作是一個挖掘、發現和利用檔案的過程，具體地說，就是以室藏檔案為主要編輯和研究對象，以滿足醫院和社會對檔案利用的需求為主要目的，深入細致地研究檔案內容，對檔案資料進行收集、整理、挑選、編輯，將靜態檔案資源轉化為動態檔案信息，為利用者提供科學完整、優質系統的檔案信息服務，是醫院檔案工作的重要組成部分。

1 醫院檔案編研工作的意義

1.1 做好醫院檔案編研工作，能夠最大限度地發揮檔案的作用。醫院檔案室將具有研究價值和實用價值的檔案信息編輯、加工后，推薦、分發或公開出版，將特定題目分散的檔案文件或檔案信息集中起來，使之系統化和完整化，以便于為利用者提供便捷和翔實的史料，也使利用者節省查閱時間和精力。作為檔案信息的轉化形式，檔案編研成果便于傳播，從時間上、空間上可以更加長久、廣泛地傳播檔案信息，可以影響更多的受眾群體，利于實現檔案信息資源的共享。

1.2 做好醫院檔案編研工作，能夠最大限度地保護檔案原件。一方面，編研材料可以代替原件供利用者研究參考，從而大大減少因反復利用而使檔案受到的損壞，有利于延長檔案原件的壽命；另一方面，將檔案文件匯編出版，即使原件遭到損毀，檔案的內容也可以長久流傳。以筆者所在醫院為例，醫院已有六十余年的發展歷程，檔案室存有很多上世紀四五十年代的照片、文字材料，有的已發黃變脆，制成電子文件后，按照一定專題匯編成冊，可起到很好的保護作用。

1.3 做好醫院檔案編研工作，能夠有效提高檔案工作在醫院各項工作中的地位，提高全體職工的檔案意識。可直接為利用者提供有實際內容的檔案材料，不必翻閱大量檔案，便可得到所需信息。有助于提高人們在日常工作中對收集、利用檔案工作重要性的認識。有助于擴大檔案工作的影響，促進檔案事業發展。

1.4 做好醫院檔案編研工作，能夠推動檔案基礎工作的開展。檔案室搞好檔案的收集、整理、編目等是開展編研工作的前提和基礎。在檔案編研過程中，需要大量調閱檔案，可對檔案室的基礎工作起到全面檢驗的作用。檔案編研工作要求檔案工作人員具有較高的知識水平，可促進檔案干部隊伍素質的全面提高。

2 醫院檔案編研工作的步驟和方法

2.1 圍繞醫院中心工作，主動了解各方需求。檔案室編研工作必須圍繞醫院中心工作，主動出擊，摸清院長和各部門的利用需求趨向，確定編研選題，確保編研選題在大的方向上與醫院中心工作保持一致，最大限度地滿足醫院實際工作的需要。還要了解和掌握各項業務工作內容。檔案人員應經常深入科室，廣泛與醫務人員交流，了解各科工作職責范圍，熟悉醫療業務工作流程和具體內容，掌握醫務人員利用需求。

2.2 圍繞醫院中心工作，找準選題。找準檔案編研選題主要從以下三方面入手。第一，醫院綜合管理方面。當前，醫院面臨著醫療衛生制度、人事制度、分配制度改革和醫德醫風建設等一系列重大課題，需要大量的、有參考價值的檔案信息。作為管理決策依據，檔案部門可編寫醫院價格管理匯編，對醫院的扶持性、限制性的政策匯編，醫院經營狀況數據分析等編研材料，使醫院領導熟悉有關政策和法律規定，摸索本院發展的規律和周期，及時調整醫院的技術和資金投入，制定符合醫院特點的發展規劃和實施方案，避免決策失誤。第二，醫院文化建設方面。醫院為了擴大對外宣傳，展示發展歷程，可編輯出版反映醫院發展壯大的畫報、專刊、紀念冊、電視片等。例如，我院在2010年慶祝建院65周年之際，利用檔案室提供的不同時期的珍貴照片、檔案文獻和走訪在世的老領導、老專家等，編輯出版了《輝煌歲月》、《創業者的足跡》、《首都醫科大學附屬北京口腔醫院》三本畫冊和《求真務實 共創輝煌——慶祝北京口腔醫院成立65周年》電視片，充分發揮醫院檔案資源的重要作用。第三，醫院對外宣傳方面。在醫療市場競爭日益激烈的今天，要使更多的患者了解、信任醫院，更好地滿足患者的醫療需求，就要把醫院的特色優勢、知名專家、重要設備、就醫常識介紹給患者，使他們得到更好的醫療服務。醫院檔案室可以把各類信息系統地、分門別類地進行匯集，為患者就醫和宣傳醫院提供準確、可靠的信息來源。如，在《就醫指南》中，對醫院的布局、臨床科室、醫技科室、知名專家、主要設備、就醫須知、住院須知等內容進行詳細的介紹，使檔案工作真正服務于醫院發展。

2.3 編研內容力求準確。選材工作是檔案編研工作中承上啟下的環節，也是檔案編研工作進入實質性操作的一步。選材要力求內容可靠，問題典型防無用，素材適用防擴大，形式多樣防平淡，材料齊全防遺漏。接下來，就要對檔案材料進行加工編輯了，編寫諸如檔案史料和文件匯編、檔案文摘匯編、檔案參考資料和編史修志等。最后一步是審核，即審定和核校，是對整個編研工作進行過程和檔案編研成果質量的全面審定和核校，力求做到編研內容真實、準確、可靠。

3 醫院檔案編研工作現狀及對策

3.1 檔案編研人才缺乏，現有人員綜合素質亟待提高。必須加強檔案編研隊伍建設的人才建設，加大力度提高檔案編研人員的整體素質。一要配備高素質的計算機網絡技術人才，為檔案編研工作提供技術支持。二要加強現有人員的繼續教育和業務培訓，提高檔案編研人員的綜合素質。三要加強理論學習和學術交流活動，提高檔案人員“編”“研”綜合能力。

3.2 編研選題過于狹窄，編研水平有待進一步提高。以目前北京市屬三級甲等醫院的情況看，大多數檔案室的編研成果都是在本單位檔案工作達標升級時應付評估而編制的，無外乎《文件匯編》、《專題目錄》、《大事記》等，選題基本是千篇一律，載體形式比較單一，深層次研究加工的較少，難以體現檔案編研工作的真正意義。此類編研材料已經不能滿足信息時代對檔案工作的要求。

醫院檔案編研工作應圍繞醫院各個時期的中心工作，抓住醫院大事和重要活動（如醫療制度改革、醫院人事分配制度改革、院慶等）機遇，及時開展編研工作。加大檔案信息資源的開發力度，全方位、高質量地編研開發檔案信息資源。在深入研究的基礎上，多編纂有影響力的三、四次檔案文獻，滿足醫院和社會各界利用的同時，提高醫院檔案管理水平。

3.3 檔案信息化建設工作滯后，難以利用現代信息技術開展編研工作。目前，大部分醫院檔案信息化建設仍處在初始階段，應進一步加強檔案信息化建設，實現檔案信息化、網絡化管理。一是對檔案實體的數字化，即對新產生的電子文件的收集整理和利用掃描等技術對舊有檔案進行數字化處理；二是利用網絡資源進行編研工作，快速便捷地編研出內容豐富、形式多樣的檔案編研成果。

3.4 檔案編研信息傳播渠道過于狹窄，難以使更多人群享受編研成果。編研成果的推廣利用才是編研工作的目的所在。醫院的檔案工作者應開闊思路，創新思維，借助計算機和網絡技術，充分利用院內局域網和公共互聯網，通過網絡編輯技術將檔案的原貌展現在讀者面前，同時，將集文字、聲音、影像、圖片、動畫、音樂于一體的編研成果提供給利用者，推廣編研成果，弘揚醫院文化，擴大醫院知名度。