醫(yī)院檔案編研工作之我見

醫(yī)院檔案編研工作是一個(gè)挖掘、發(fā)現(xiàn)和利用檔案的過程，具體地說，就是以室藏檔案為主要編輯和研究對(duì)象，以滿足醫(yī)院和社會(huì)對(duì)檔案利用的需求為主要目的，深入細(xì)致地研究檔案內(nèi)容，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、挑選、編輯，將靜態(tài)檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)檔案信息，為利用者提供科學(xué)完整、優(yōu)質(zhì)系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分。

1 醫(yī)院檔案編研工作的意義

1.1 做好醫(yī)院檔案編研工作，能夠最大限度地發(fā)揮檔案的作用。醫(yī)院檔案室將具有研究?jī)r(jià)值和實(shí)用價(jià)值的檔案信息編輯、加工后，推薦、分發(fā)或公開出版，將特定題目分散的檔案文件或檔案信息集中起來，使之系統(tǒng)化和完整化，以便于為利用者提供便捷和翔實(shí)的史料，也使利用者節(jié)省查閱時(shí)間和精力。作為檔案信息的轉(zhuǎn)化形式，檔案編研成果便于傳播，從時(shí)間上、空間上可以更加長(zhǎng)久、廣泛地傳播檔案信息，可以影響更多的受眾群體，利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.2 做好醫(yī)院檔案編研工作，能夠最大限度地保護(hù)檔案原件。一方面，編研材料可以代替原件供利用者研究參考，從而大大減少因反復(fù)利用而使檔案受到的損壞，有利于延長(zhǎng)檔案原件的壽命；另一方面，將檔案文件匯編出版，即使原件遭到損毀，檔案的內(nèi)容也可以長(zhǎng)久流傳。以筆者所在醫(yī)院為例，醫(yī)院已有六十余年的發(fā)展歷程，檔案室存有很多上世紀(jì)四五十年代的照片、文字材料，有的已發(fā)黃變脆，制成電子文件后，按照一定專題匯編成冊(cè)，可起到很好的保護(hù)作用。

1.3 做好醫(yī)院檔案編研工作，能夠有效提高檔案工作在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的地位，提高全體職工的檔案意識(shí)。可直接為利用者提供有實(shí)際內(nèi)容的檔案材料，不必翻閱大量檔案，便可得到所需信息。有助于提高人們?cè)谌粘９ぷ髦袑?duì)收集、利用檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。有助于擴(kuò)大檔案工作的影響，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

1.4 做好醫(yī)院檔案編研工作，能夠推動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作的開展。檔案室搞好檔案的收集、整理、編目等是開展編研工作的前提和基礎(chǔ)。在檔案編研過程中，需要大量調(diào)閱檔案，可對(duì)檔案室的基礎(chǔ)工作起到全面檢驗(yàn)的作用。檔案編研工作要求檔案工作人員具有較高的知識(shí)水平，可促進(jìn)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的全面提高。

2 醫(yī)院檔案編研工作的步驟和方法

2.1 圍繞醫(yī)院中心工作，主動(dòng)了解各方需求。檔案室編研工作必須圍繞醫(yī)院中心工作，主動(dòng)出擊，摸清院長(zhǎng)和各部門的利用需求趨向，確定編研選題，確保編研選題在大的方向上與醫(yī)院中心工作保持一致，最大限度地滿足醫(yī)院實(shí)際工作的需要。還要了解和掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入科室，廣泛與醫(yī)務(wù)人員交流，了解各科工作職責(zé)范圍，熟悉醫(yī)療業(yè)務(wù)工作流程和具體內(nèi)容，掌握醫(yī)務(wù)人員利用需求。

2.2 圍繞醫(yī)院中心工作，找準(zhǔn)選題。找準(zhǔn)檔案編研選題主要從以下三方面入手。第一，醫(yī)院綜合管理方面。當(dāng)前，醫(yī)院面臨著醫(yī)療衛(wèi)生制度、人事制度、分配制度改革和醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)等一系列重大課題，需要大量的、有參考價(jià)值的檔案信息。作為管理決策依據(jù)，檔案部門可編寫醫(yī)院價(jià)格管理匯編，對(duì)醫(yī)院的扶持性、限制性的政策匯編，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況數(shù)據(jù)分析等編研材料，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)熟悉有關(guān)政策和法律規(guī)定，摸索本院發(fā)展的規(guī)律和周期，及時(shí)調(diào)整醫(yī)院的技術(shù)和資金投入，制定符合醫(yī)院特點(diǎn)的發(fā)展規(guī)劃和實(shí)施方案，避免決策失誤。第二，醫(yī)院文化建設(shè)方面。醫(yī)院為了擴(kuò)大對(duì)外宣傳，展示發(fā)展歷程，可編輯出版反映醫(yī)院發(fā)展壯大的畫報(bào)、專刊、紀(jì)念冊(cè)、電視片等。例如，我院在2010年慶祝建院65周年之際，利用檔案室提供的不同時(shí)期的珍貴照片、檔案文獻(xiàn)和走訪在世的老領(lǐng)導(dǎo)、老專家等，編輯出版了《輝煌歲月》、《創(chuàng)業(yè)者的足跡》、《首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京口腔醫(yī)院》三本畫冊(cè)和《求真務(wù)實(shí) 共創(chuàng)輝煌——慶祝北京口腔醫(yī)院成立65周年》電視片，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的重要作用。第三，醫(yī)院對(duì)外宣傳方面。在醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，要使更多的患者了解、信任醫(yī)院，更好地滿足患者的醫(yī)療需求，就要把醫(yī)院的特色優(yōu)勢(shì)、知名專家、重要設(shè)備、就醫(yī)常識(shí)介紹給患者，使他們得到更好的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院檔案室可以把各類信息系統(tǒng)地、分門別類地進(jìn)行匯集，為患者就醫(yī)和宣傳醫(yī)院提供準(zhǔn)確、可靠的信息來源。如，在《就醫(yī)指南》中，對(duì)醫(yī)院的布局、臨床科室、醫(yī)技科室、知名專家、主要設(shè)備、就醫(yī)須知、住院須知等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的介紹，使檔案工作真正服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

2.3 編研內(nèi)容力求準(zhǔn)確。選材工作是檔案編研工作中承上啟下的環(huán)節(jié)，也是檔案編研工作進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作的一步。選材要力求內(nèi)容可靠，問題典型防無用，素材適用防擴(kuò)大，形式多樣防平淡，材料齊全防遺漏。接下來，就要對(duì)檔案材料進(jìn)行加工編輯了，編寫諸如檔案史料和文件匯編、檔案文摘匯編、檔案參考資料和編史修志等。最后一步是審核，即審定和核校，是對(duì)整個(gè)編研工作進(jìn)行過程和檔案編研成果質(zhì)量的全面審定和核校，力求做到編研內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。

3 醫(yī)院檔案編研工作現(xiàn)狀及對(duì)策

3.1 檔案編研人才缺乏，現(xiàn)有人員綜合素質(zhì)亟待提高。必須加強(qiáng)檔案編研隊(duì)伍建設(shè)的人才建設(shè)，加大力度提高檔案編研人員的整體素質(zhì)。一要配備高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，為檔案編研工作提供技術(shù)支持。二要加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案編研人員的綜合素質(zhì)。三要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高檔案人員“編”“研”綜合能力。

3.2 編研選題過于狹窄，編研水平有待進(jìn)一步提高。以目前北京市屬三級(jí)甲等醫(yī)院的情況看，大多數(shù)檔案室的編研成果都是在本單位檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)時(shí)應(yīng)付評(píng)估而編制的，無外乎《文件匯編》、《專題目錄》、《大事記》等，選題基本是千篇一律，載體形式比較單一，深層次研究加工的較少，難以體現(xiàn)檔案編研工作的真正意義。此類編研材料已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代對(duì)檔案工作的要求。

醫(yī)院檔案編研工作應(yīng)圍繞醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的中心工作，抓住醫(yī)院大事和重要活動(dòng)（如醫(yī)療制度改革、醫(yī)院人事分配制度改革、院慶等）機(jī)遇，及時(shí)開展編研工作。加大檔案信息資源的開發(fā)力度，全方位、高質(zhì)量地編研開發(fā)檔案信息資源。在深入研究的基礎(chǔ)上，多編纂有影響力的三、四次檔案文獻(xiàn)，滿足醫(yī)院和社會(huì)各界利用的同時(shí)，提高醫(yī)院檔案管理水平。

3.3 檔案信息化建設(shè)工作滯后，難以利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展編研工作。目前，大部分醫(yī)院檔案信息化建設(shè)仍處在初始階段，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。一是對(duì)檔案實(shí)體的數(shù)字化，即對(duì)新產(chǎn)生的電子文件的收集整理和利用掃描等技術(shù)對(duì)舊有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；二是利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行編研工作，快速便捷地編研出內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案編研成果。

3.4 檔案編研信息傳播渠道過于狹窄，難以使更多人群享受編研成果。編研成果的推廣利用才是編研工作的目的所在。醫(yī)院的檔案工作者應(yīng)開闊思路，創(chuàng)新思維，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分利用院內(nèi)局域網(wǎng)和公共互聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)將檔案的原貌展現(xiàn)在讀者面前，同時(shí)，將集文字、聲音、影像、圖片、動(dòng)畫、音樂于一體的編研成果提供給利用者，推廣編研成果，弘揚(yáng)醫(yī)院文化，擴(kuò)大醫(yī)院知名度。