高校檔案資源管理現(xiàn)狀分析與應(yīng)對策略

高校檔案是指高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等各項活動中直接形成的，對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。隨著教育體制改革的不斷深入，高校檔案工作的收集、管理、利用等許多方面產(chǎn)生了新的問題，對高校的檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)這些新變化，做好高校的檔案管理工作，是一個值得認(rèn)真思考與探討的問題。

1 高校檔案管理工作的內(nèi)容

高校檔案管理工作大致分為檔案的收集、整理、著錄、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計、利用服務(wù)等環(huán)節(jié)。2008年8月20日，教育部發(fā)布“27號令”，公布了由教育部與國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，規(guī)定自2008年9月1日起實施。“27號令”將成為高校檔案工作者學(xué)習(xí)的重點。“27號令”，將學(xué)生檔案整體納入高校檔案工作范疇，單獨(dú)設(shè)立“學(xué)生類”，使歸檔范圍由原來的九大類擴(kuò)大為十一大類（黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版類、外事類、財會類）。同時，“27號令”特別強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)，并要求高等學(xué)校“組織實施檔案信息化建設(shè)與電子文件歸檔工作”。

2 高校檔案資源管理現(xiàn)狀分析

2.1 高校檔案信息功能單一，檔案資源載體少。受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理機(jī)制不完善、不合理，致使大量科研、教學(xué)、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計等反映科研、教學(xué)實踐活動及其成果的檔案收集不齊全，難以為科研人員、教師提供有效的服務(wù)。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)偏低，隊伍不穩(wěn)定。各高校普遍存在檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，現(xiàn)代信息技術(shù)人才不足，網(wǎng)絡(luò)使用意識薄弱，難以提高工作效率。此外，由于檔案部門工作待遇偏低，致使檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定。

2.3 檔案信息服務(wù)效能不高，信息資源建設(shè)滯后。工作人員習(xí)慣默默無聞地整理檔案，對檔案信息開發(fā)利用少。目前，高校檔案館一般只是提供接待查閱服務(wù)，所提供的檔案信息一般都是未經(jīng)開發(fā)的原始信息，信息服務(wù)手段以手工為主，計算機(jī)只是輔助手段。

3 信息化背景下高校檔案資源管理的應(yīng)對策略

3.1 加強(qiáng)高校檔案隊伍建設(shè)，提升高校檔案管理水平。高校檔案工作者不但要掌握傳統(tǒng)的管理知識，更要學(xué)習(xí)掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)等專業(yè)知識。同時，高校應(yīng)加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次人員，加強(qiáng)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，并盡快掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要引進(jìn)或選調(diào)計算機(jī)專業(yè)人才，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案人才隊伍。

3.2 建立統(tǒng)一的高校信息化工作機(jī)制，完善檔案管理工作。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)化是建設(shè)數(shù)字檔案館的最實質(zhì)的保障措施，它對數(shù)字檔案館資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和檢索等各個方面作出了統(tǒng)一規(guī)范，因而，對檔案館各方面建設(shè)具有總攬性。我個人認(rèn)為，應(yīng)由教育部牽頭組織協(xié)調(diào)各高校，從行政和技術(shù)兩個方面，統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃高校檔案信息化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)，健全檔案信息管理系統(tǒng)。高校檔案部門必須加強(qiáng)和改進(jìn)自身的建設(shè)，實行“誰主管、誰負(fù)責(zé)；誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，形成層層負(fù)責(zé)，職責(zé)分明。同時，通過該軟件系統(tǒng)，對高校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等環(huán)節(jié)能夠?qū)嵭杏嬎銠C(jī)的有效管理、控制，建立標(biāo)準(zhǔn)化的體系，實現(xiàn)檔案工作自動化。

3.4 創(chuàng)建高校檔案信息服務(wù)中心，建立高校檔案用戶反饋系統(tǒng)。檔案信息服務(wù)中心的經(jīng)營和服務(wù)范圍，主要是負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)、信息傳播與服務(wù)，以及專門進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)分析的信息咨詢服務(wù)。它將潛藏在檔案資源中的使用價值充分挖掘出來，使檔案信息資源增值。因此，在面向高校教學(xué)科研及管理的同時，應(yīng)向社會開展全方位的檔案信息服務(wù)，建立檔案信息服務(wù)中心加強(qiáng)高校檔案的管理，建立健全高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分開發(fā)高校檔案信息資源。