基于角色理論的高校秘書職能支撐體系的思考

為提高國民素質，滿足大眾接受高等教育的迫切需求，如今的高等教育已經從精英化模式慢慢轉變為大眾化模式。高校經過近十年的擴招，辦學規模急劇擴大，在校生人數顯著增加，高校的管理工作變得千頭萬緒。有效的高校管理是確保高校正常運轉，提高辦學質量，實現高素質人才培養，塑造新一代大學生形象的重要保證。高校秘書是高校管理人員的重要組成部分，是高校管理工作中承上啟下的關鍵環節，是實現高校管理職能不可或缺的一環，承擔著很多瑣碎繁雜的事務。角色理論的提出和實踐，對高校秘書職責的履行是很好的理論指導和心理暗示。而要做好高校秘書這個角色，應該具有的內部條件，或者稱素質標準包括職業道德、業務能力、心理智能這幾方面，而外部條件包括社會認同、人際尊重、單位肯定等。內部條件和外部條件的總和構成了完整的高校秘書職能支撐體系。

一角色理論簡介

角色理論是一種闡釋社會關系對人的行為具有重要影響的社會心理學理論[1]。該理論認為人在社會關系中的地位，即人的社會角色，規定了人的社會行為。作為一個社會人，每個個體都扮演著不同的角色，但這并非一成不變。同一個體在不同階段隨著自身的年齡、受教育程度、閱歷的不同，所扮演的角色會隨之變化。即使是同一個體在同一階段，由于所處環境、面對對象的改變，所扮演的角色也會跟著變化。所以說，每個人都處于一個矛盾、統一的角色集合中。在高校這一特定環境中，學校通過規章制度或口頭傳達秘書的各種工作職責，規定了部門賦予秘書的權利和應該履行的義務，這實際上是一種部門對個人的“角色期望”[2]，當然這是一種外部“角色期望”，期望該個體在學校里履行好秘書的職能。作為秘書，能否切實履行好自身職責范圍的工作，即做好角色扮演，首先必須要進行角色領會，形成角色定位并具備角色能力，其次還應將“角色期望”內化，內化的程度越高，秘書工作的開展就越成功。當然，在角色內化過程中會遇到自身扮演各種角色的矛盾與沖突，所以如何順利切換角色、有效化解各種角色內及角色間沖突是做好秘書工作的切實保障。

二高校秘書的角色定位

角色理論認為，個人能否善于扮演角色，首先在于角色學習及領會角色的程度如何。角色學習應包含兩方面內容：一是形成角色觀念；二是具備角色能力。所謂角色觀念是指個體在特定的社會關系中對自身所扮演角色的認識、態度和情感的總和。具體來說，角色觀念主要包含以下幾方面內容：一是個體對自身所處地位的認識，即角色地位觀念。二是個體對自身所扮演的角色行為模式的認識，即角色行為觀念。三是個體對自身所扮演的角色應具有的思想和行為的特色與風格方面的認識，也即角色形象觀念。由此可以看出，只有形成上述角色觀念后，才能使個體對自身所扮演的角色有充分的認識，從而形成準確的角色定位。

作為高校秘書這一角色而言，首先他處在一種中間人、傳遞者的地位，大部分情況下，他并不是學校中各項事務的決策者。因此他辦事的出發點就是要把領導發出的指令，加以自身理解，配以合理手段，順利傳達給每一位相關人員，保證領導的意圖得以實現。同時，在領導與師生的管理互動方面，還要及時把師生對上級決策的反應，加以自身的分析、總結反饋到領導那邊。這種互動的反應可以是言語的，也包括教學及其他活動中的各種數據指標。實際上，高校秘書對自身所處地位的準確理解也有助于角色義務觀念的形成。高校工作職責的確立并非一定要明文規定，何況制度訂立時，限于高校辦公室工作的繁雜性及當時形勢的獨特性，在隨后的工作驗證中會發現或許考慮的并非那么周到，所謂百密一疏，但是只要高校秘書對自身所處地位的認識足夠準確，在面對復雜問題及新問題時，依然可以從自身所處地位入手，開展有序、高效的工作。其次，高校秘書在具體活動環節的實施上還要注意行為模式的表現，注重角色形象。高校秘書作為信息的傳遞者與反饋者，實際上起到了疏通各類人員與各級部門關系的作用，當面對大量的信息互動及溝通合作時，必須心思縝密，做事考慮周全，遇到各種情況都要冷靜對待，戒驕戒躁，牢固樹立管理、服務育人觀念，才能被他人認可此角色，并接受這一角色做出的相關角色行為。

三高校秘書職能支撐體系

內部支撐體系包括職業道德素質、業務素質、心理智能素質等幾方面。職業道德素質是職業的生命，高校秘書的職業道德主要表現在這幾個方面：忠于職守，熱愛本職工作，要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導和教師做好各項工作，要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職；兢兢業業，甘當無名英雄，不計個人得失，要有吃苦耐勞甚至委屈求全的精神；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作，做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力；遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。

業務素質應該具備這幾方面的能力，首先是辦事的能力，秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力，辦事能力包含口語表達能力，要口齒清楚，表達準確，懂得說話藝術；交際能力，一個秘書如果善于交際，見面就熟，容易接近，容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高，就容易協調各方面的關系；應變能力，在實際工作中，有時候跟原來的計劃和方案有變化，甚至大相徑庭，這時候要能迅速作出調整，原則不變，靈活處置，以達到預期目的；理解和領會能力，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢，反應快。其次要有扎實的文字處理能力，秘書幾乎整天與文字打交道，嫻熟的文字處理能力是秘書人員的基本功，是具有較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識、及時的現實資料信息、較強的分析問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，是一種綜合性能力，秘書人員文字處理能力的形成和提高，須作綜合的努力，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐[3]。再者要熟練掌握使用辦公自動化設備的技能，隨著時代的發展，先進的辦公設備在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，必須熟練掌握辦公自動化設備的使用、保養和簡單的維護，會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話機、復印機、傳真機等，學會用電腦起草、修改文件以及檔案資料檢索，縮微攝影技術，熟練使用辦公自動化軟件，如Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access，使用Email收發郵件等，并可以使用一兩種計算機語言進行簡單的編程。

心理智能素質是指完成高校秘書工作應具有的心理、智能、智力方面的潛在和顯現的能力，是情商的具體體現，首先要有堅毅的意志和隨和的性格，在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢。能關心集體和關心群眾，性格方面要豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感，培養良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。要有完善的知識結構，完善的知識結構需要秘書在日常搜集整理中要不斷學習積累才能完成。要有隨機應變的能力，高校秘書工作內容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的人員是做不好秘書工作的。要具有很強的思維能力，記憶能力，語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領會能力，很強的記憶力是秘書人員必備的基本功，為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記事。另外還要具有反省能力，要能及時總結自己成功的經驗和失敗的教訓，發現自己的過失和不足，常常自省的人，容易開發智能和增長才干。

外部支撐體系包括社會認同、人際尊重、單位肯定等。社會認同是社會成員共同擁有的信仰、價值和行動取向的集中體現，是一種集體觀念在行動上或情感上的表現。體現在社會群體或高校教職工群體對高校秘書工作的認識和理解程度。人際尊重是指高校秘書工作聯系的特定的人群對秘書工作人員的勞動和人格的尊重，高校秘書人員經常默默無聞地做著看似打雜的小事，但對高校的正常運轉起著至關重要的作用，理應得到社會的認同和教師的尊重。單位肯定是指高校秘書工作在高校領導中的地位和重視程度，只有高校領導認識到秘書工作的好壞與高校提高教學質量、開展教科研、促進服務社會有直接關系，是建設和諧高校的一個重要方面，而切實落實好高校秘書人群的諸如工資待遇、職稱晉升、福利待遇等方面的措施，讓高校秘書人群感到高校秘書工作確實得到了單位的肯定，對本職工作有種自豪感和歸宿感，能踏踏實實、心甘情愿、一如既往地做好本職工作，這是外部支撐體系的重要條件。

總之，高校辦公室是在學校領導直接管理下的綜合辦事機構，是一個集綜合性、協調性和服務性于一體的多功能部門，在管理系統中處于溝通上下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐位置。秘書職能實現的是否健全，關乎辦公室功能發揮的是否有效。因此秘書人員應該積極進取，努力提高自身的各方面素質，為高效完成秘書工作創造條件，而高校管理層必須肯定秘書職位的重要性，給予秘書人員足夠的重視，認真落實秘書人員各方面的待遇，建設和諧的高校文化。秘書職能發揮的是否理想，完全取決于秘書角色扮演的是否成功。高校秘書只要清晰地認識角色定位，具備良好的角色職能支撐并恰當處理角色沖突，才能將其職能演繹得無比精彩。

參考文獻

[1]喬納森特納.社會學理論的結構(下) [M].邱澤奇，譯.北京:華夏人民出版社，2001.

[2]鄭杭生.社會學概論新修[M].北京:中國人民大學出版社，2003.

[3]陳思澤.提高新時期高校辦公室秘書素質的基本要求[J].西南農業大學學報(社會科學版)，2009，7(2):211-213.