淺析技工院校學籍檔案管理存在的問題及其對策

摘 要：學籍檔案記載著在校學生在校期間的學業成績和政治表現，客觀反映了每個在校學生基本情況，由于近年來對檔案管理投入的資金不夠，導致大部分學校缺乏資金來更新檔案管理的硬件和軟件設備，這在一定程度上嚴重制約著學校的發展。本文主要立足職業學校，分析其在學籍檔案管理上存在的問題，找出提高其學籍檔案管理水平的對策。

關鍵詞：技工院校 學籍檔案管理 問題 對策

技工院校的學籍檔案主要包括學生的入學注冊、學生操行鑒定、學生干部任職考核、學生實習鑒定，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格審批等，它是在校學生在學習上和政治上的真實反映，是學生步入社會一個最有力、最可信的一個憑證。因此一個學校學籍檔案管理工作水平的高低直接影響著學校的教學管理質量和學生的切實利益，但是到目前為止，技工院校的學籍檔案管理仍然存在的諸多問題。

一、技工院校學籍檔案管理中存在的問題

近年來隨著技工院校的不斷發展壯大，其自身的學籍檔案管理卻存在著一些問題，如在校教師只單純的重視教學工作，而對學校的學籍管理工作不夠重視；大部分在校學生也是對自身的學籍缺乏足夠的重視，在填報個人信息時丟三落四，導致個人信息的不準確；更嚴重的是有些學籍檔案管理人員事業心不強，對相關的學籍管理制度不了解，缺乏責任心，這些都嚴重影響了技工院校的學籍檔案管理的質量，影響了學校正常的教學秩序。其具體問題主要表現在以下幾個方面：

1、對學籍檔案重視不夠

隨著中國改革開放的不斷深入，社會經濟的不斷發展，技工院校的辦學規模也在不斷的發展壯大，但是有部分領導干部對學籍檔案卻一直不夠重視，他們認為學籍檔案管理只是單方面的保管性工作，只要把檔案保管好，能夠應付外調和查檔就可以了，這種對學籍檔案缺乏了解、忽視檔案管理工作的思想，造成了檔案管理在硬件和軟件上都缺乏資金來更新設備，從而嚴重制約著學校學籍檔案管理的現代化發展。

2、管理水平落后

學校的檔案管理人員大多數都是半路出家的，在上崗前沒有經過專業的檔案知識培訓，而且大部分檔案管理人員身兼數職，缺乏足夠的精力來從事檔案管理工作，這就導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。由于他們對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏足夠的了解，再加上其檔案收集意識淡薄，這就造成學籍檔案的不完整。

3、管理手段落后

目前大部分技工院校的電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能，并沒有發揮其真正的現代化優勢，對于大多數檔案管理人員來說，他們主要還是以紙質檔案作為保存媒介，還沒有充分發揮出檔案管理的數字化優勢。另外值得特別說明的一點是，技工院校學生的流動性非常強，每年都會發生學生入學、轉學、畢業以及就業等情況，這就導致檔案數據的遠距離傳遞頻繁，因此對于檔案管理來說，其遠距離傳遞，跨省市、跨地區甚至跨國調用也是十分頻繁的，這就更加增添了檔案管理的難度和不可操控性。因此傳統的以紙質檔案作為保存媒介的檔案管理方法已經不適應當代社會經濟發展的需求。

二、如何提高學籍檔案管理的現代化水平

1、規范管理，樹立“以服務為主”的觀念

學校領導干部應該加強學籍檔案管理意識，投入適當的資金來更新和完善檔案管理的硬件和軟件設備，建立檔案的信息存儲和檢索系統，健全學籍檔案管理制度，提高學籍檔案管理人員的工資福利，從而提高其工作主動性。其中最重要的是要建立健全檔案管理制度。規章制度不但要體現合理性、科學性，而且要簡明實用，技工院校建立的學籍檔案管理規章制度，必須要符合其自身的實際和特點，必須方便實用、簡便易行，具有可操作性，只有這樣才能更好地發揮制度的指導和規范作用。另外值得強調的是，主管人員在執行規章制度的過程中，要充分體現制度的權威性，要做到有功必賞、有過必罰。只有樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，才能從根本上提高技工院校學籍管理的效率。

2、利用信息技術，建立網絡化的學籍管理

隨著技工院校招生專業和人數的不斷擴大，以及與省外、國外的學校和企業的合作日益增多，那種傳統的以紙質學籍檔案為主的管理方式已經不適應學校的發展，這就要求學校把科學的信息管理技術引入學籍管理工作中，建立學籍管理信息系統，使用計算機進行學籍管理，建立學生學籍管理檔案庫。通過對學生學籍檔案的數字化管理，我們可以輕松、快捷的查詢學籍信息、考試成績、課表等，這樣不僅有利于學校領導全方位的準確掌握學生的基本情況，而且能夠從根本上提高學校的學籍檔案管理水平，使其變得更加科學化、現代化、規范化。

3、提高學籍管理人員的業務素質

學籍檔案管理人員的業務素質主要包括職業道德素質和業務水平素質，現在的技工院校對學籍管理人員的素質要求越來越高，這就要求他們要熟練了解有關學籍檔案管理的教育政策、法規和文件，熟練掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，同時要通過自學不斷加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，只有這樣才能逐步提高技工院校學籍檔案管理人員的整體業務素質水平。

三、總結

技工院校的學籍檔案管理工作由于涉及的人員比較多，而且每年的變動比較大，這種細致又繁忙復雜的業務管理工作必須要求從業人員要具有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神，總之，學籍檔案管理人員只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并且不斷加強學習與創新能力，及時更新檔案管理觀念，才能實現職業學校學籍檔案管理的科學化、規范化和現代化。