提高高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量的措施

摘 要：隨著近些年我國(guó)高等教育的迅猛發(fā)展，教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)和重要性也日益凸顯。但是教學(xué)秘書工作的開展卻遇到諸多的阻礙。本文分析了教學(xué)秘書工作特點(diǎn)和重要性，從五方面總結(jié)了教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀，又針對(duì)工作中的各種不利條件提出了相應(yīng)的建議和解決措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 工作 措施 研究

隨著我國(guó)高等教育規(guī)模和數(shù)量的迅猛發(fā)展，教學(xué)秘書正面臨著工作量逐年增加和工作越來越不受重視和保護(hù)的挑戰(zhàn)和困境以及晉升和職稱評(píng)定的壓力，教學(xué)秘書隊(duì)伍也因此出現(xiàn)了工作態(tài)度倦怠、工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)新性、人員流動(dòng)性大的問題。而教學(xué)秘書的工作質(zhì)量將會(huì)影響到一個(gè)學(xué)院（系）的教學(xué)運(yùn)行及管理情況，只有將教學(xué)秘書隊(duì)伍整體面臨的困境問題解決好，并調(diào)整好教學(xué)秘書的心態(tài)，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，才能為整個(gè)學(xué)校的教學(xué)工作打好基礎(chǔ)，做好保障。

一、教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)和重要性

教學(xué)秘書擔(dān)負(fù)的是一個(gè)學(xué)院（系）的教學(xué)運(yùn)行和管理工作，起著學(xué)校和教師、學(xué)校和學(xué)生、教師和學(xué)生之間的溝通和紐帶作用。隨著近些年我國(guó)高等教育的迅猛發(fā)展，教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)和重要性日益凸顯。

1.繁雜性

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）的全部與教學(xué)有關(guān)的工作，工作范圍廣，事務(wù)性、瑣碎性工作多，工作處處體現(xiàn)著繁雜性。如教學(xué)秘書要協(xié)助教學(xué)主任組織安排日常教學(xué)方面的事務(wù)性工作，負(fù)責(zé)教學(xué)方面相關(guān)會(huì)議的具體事宜；負(fù)責(zé)建立健全教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生作業(yè)電子檔案，及有關(guān)教學(xué)、教學(xué)研究方面資料的收集、整理、歸檔和保管；負(fù)責(zé)辦理經(jīng)教學(xué)主任批準(zhǔn)的補(bǔ)課、調(diào)課手續(xù)；審查學(xué)生考試資格，辦理緩考手續(xù)；及時(shí)收集各科考試、重考、重修成績(jī)，做好登錄工作，管理本學(xué)院學(xué)生成績(jī)庫(kù)。這些工作都是日常性的工作，冗繁、瑣碎、枯燥，需要耐心、嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致的工作態(tài)度。

2.準(zhǔn)確性

教學(xué)秘書工作中稍有差錯(cuò)，就可能會(huì)影響某一門課程的順利進(jìn)行或者某個(gè)學(xué)生的成績(jī)檔案，輕則擾亂正常的教學(xué)秩序，重則影響到一個(gè)學(xué)生的畢業(yè)和未來。所以教學(xué)秘書工作首要的特點(diǎn)就是準(zhǔn)確性。如按照教務(wù)處的統(tǒng)一安排制定本學(xué)院（系）各班級(jí)期末考試安排表并將期末考試安排表通知有關(guān)師生；及時(shí)安排不及格學(xué)生的重考或重修，發(fā)放重考或重修通知，辦理有關(guān)手續(xù)；負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）教師的工作量統(tǒng)計(jì)、外聘教師資格的審核與課時(shí)費(fèi)發(fā)放申請(qǐng)工作，并按要求報(bào)送教務(wù)處和人事處；按教學(xué)計(jì)劃和學(xué)生實(shí)際人數(shù)協(xié)助教務(wù)處做教材的預(yù)定和分發(fā)工作。這些工作都不能出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏，都需要按時(shí)準(zhǔn)確地完成。

3.時(shí)效性

教學(xué)秘書工作處處體現(xiàn)出需要及時(shí)、迅速傳達(dá)信息的特點(diǎn)。日常工作中會(huì)遇到很多突發(fā)的事件，這就要求教學(xué)秘書迅速地將情況反映給上級(jí)主管部門，并將上級(jí)的處理意見傳達(dá)給老師和學(xué)生。如教師平時(shí)的調(diào)串課要第一時(shí)間匯報(bào)給教學(xué)質(zhì)量科并通知學(xué)生，這樣才不會(huì)影響正常的教學(xué)秩序；如學(xué)校因開運(yùn)動(dòng)會(huì)或節(jié)假日的串休，要第一時(shí)間通知到老師和學(xué)生；老師反映哪個(gè)教室的多媒體設(shè)備不好用，也要即刻反饋給相關(guān)部門維修，這樣才不會(huì)影響授課質(zhì)量。總之，很多日常的臨時(shí)性事務(wù)都要在第一時(shí)間向有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、溝通并加以解決。

4.重要性

教學(xué)秘書要協(xié)助教學(xué)負(fù)責(zé)人做好現(xiàn)有專業(yè)的建設(shè)、調(diào)整、改造、拓寬工作，參與增設(shè)新專業(yè)的調(diào)研以及申報(bào)工作；協(xié)助教學(xué)負(fù)責(zé)人做好教學(xué)計(jì)劃的制訂（修訂）、報(bào)送、執(zhí)行工作；協(xié)助教學(xué)負(fù)責(zé)人組織教師制定或修訂課程教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)大綱、實(shí)習(xí)大綱等工作。這些工作要求教學(xué)秘書要熟悉本學(xué)院（系）的所有專業(yè)的培養(yǎng)方案和教學(xué)大綱，熟悉所有專業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和方向，是一項(xiàng)需要學(xué)科建設(shè)知識(shí)和文字能力的重要工作。

二、教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

1.承擔(dān)教學(xué)管理與教學(xué)、科研的雙重工作

高校教學(xué)秘書屬于行政崗位，協(xié)助教學(xué)主任維持本學(xué)院（系）日常的教學(xué)秩序，安排學(xué)院（系）教學(xué)工作的具體事宜，工作任務(wù)繁重，責(zé)任重大。與此同時(shí)，教學(xué)秘書還要承擔(dān)教學(xué)工作，每學(xué)期有教學(xué)工作量的要求。另外，由于職稱評(píng)定有成果要求，教學(xué)秘書也要抓好自己的科研工作。在教學(xué)管理與教學(xué)、科研的雙重壓力下，教學(xué)秘書面臨分身乏術(shù)的困境，大多處于工作壓力大、工作緊張和時(shí)間不夠用的狀態(tài)。

2.工作職責(zé)范圍不明確

如前所述，教學(xué)秘書工作職責(zé)范圍廣，但是具體工作范圍并不明確，這使得教學(xué)秘書的工作不僅僅限于教學(xué)工作。由于高校教師不坐班，本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)眾多，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的工作的任務(wù)自然就落到了教學(xué)秘書身上。教學(xué)秘書經(jīng)常身處自己手中的工作還沒忙完，那邊又要完成領(lǐng)導(dǎo)指派的其他工作的緊張局面中。本學(xué)院（系）老師也經(jīng)常會(huì)有臨時(shí)的事情，遇到自身有課或者有事不能親自來辦的情況，也基本會(huì)讓教學(xué)秘書代為辦理。這些都導(dǎo)致教學(xué)秘書天天忙亂不堪，或者工作中不停地被打擾。

3.工作地位不受重視

在很多教師和學(xué)生眼中，教學(xué)秘書的工作就是簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的勞動(dòng)。教學(xué)秘書工作的服務(wù)性常常被老師和學(xué)生無限放大，忽視了教學(xué)秘書很多自主性和創(chuàng)新性的工作。很多人這樣總結(jié)教學(xué)秘書工作：“打個(gè)表，畫個(gè)格，跑個(gè)腿，學(xué)個(gè)舌”。幾句話只是概括了教學(xué)秘書工作的表象，表象背后所付出的勞動(dòng)和辛苦卻被許多同事和學(xué)生忽視了，所以教學(xué)秘書的工作地位也常常得不到重視。

4.高校擴(kuò)招，工作強(qiáng)度增大

近些年，隨著高校的不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量迅速增長(zhǎng)，教師隊(duì)伍相應(yīng)地壯大，教學(xué)秘書的工作量也隨之增加，工作強(qiáng)度增大。各種資料的歸檔、考試安排、工作量計(jì)算等一系列工作量都相應(yīng)地翻倍。教學(xué)秘書成了學(xué)院里面最忙的人，時(shí)常要加班才能完成工作任務(wù)。

5.教學(xué)管理知識(shí)欠缺

教學(xué)秘書屬于教學(xué)管理工作的組織者和執(zhí)行者，要很好地履行自己的職責(zé)，順利完成工作任務(wù)，需要積累多年的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)或者從事多年教學(xué)工作，熟悉教學(xué)工作的組織和運(yùn)行流程。而目前高校中教學(xué)秘書崗位人員流動(dòng)性大，新參加工作就來?yè)?dān)任教學(xué)秘書的占很大比例，他們不熟悉本學(xué)院的專業(yè)和教學(xué)情況，對(duì)教學(xué)管理和組織工作缺乏經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，使本來就繁重的工作面臨更大的困難和挑戰(zhàn)。

三、改進(jìn)教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀和提高工作質(zhì)量的措施

1.教學(xué)秘書專職化

隨著高校本科教學(xué)評(píng)估的深入，高校教學(xué)管理水平的專業(yè)化和信息化程度不斷提高，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，其專職化建設(shè)也勢(shì)在必行。教學(xué)秘書專職化后就可以不必面對(duì)教學(xué)和科研的工作壓力，只要專心做好教學(xué)運(yùn)行和管理工作，這可以有效提高教學(xué)秘書整體工作質(zhì)量，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，減輕教學(xué)秘書工作壓力，這可謂穩(wěn)定教學(xué)秩序、保證教學(xué)質(zhì)量的有效途徑。

2.由教務(wù)處統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

教學(xué)秘書的工作涉及到教學(xué)的方方面面，每個(gè)學(xué)院又只設(shè)有一個(gè)教學(xué)秘書，一個(gè)教學(xué)秘書常常面臨幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的工作指示，這使得教學(xué)秘書在工作中常常失去重心和方向，沒有歸屬感。教務(wù)處是整個(gè)學(xué)校教學(xué)管理的核心部門，各個(gè)學(xué)院的教學(xué)工作是由教務(wù)處負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督的。教學(xué)秘書的主要工作也都是按照教務(wù)處下達(dá)的工作計(jì)劃執(zhí)行，學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)因工作繁忙對(duì)教務(wù)處每時(shí)每刻布置的工作可能并不是及時(shí)了解，對(duì)教學(xué)秘書的工作情況也常常忽視。因此，為了更好地調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作的積極性，明確教學(xué)秘書的工作范圍，使教學(xué)秘書找到工作后的成就感和歸屬感，更好地起到教學(xué)處和學(xué)院教學(xué)工作橋梁和紐帶作用，應(yīng)該由教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)直接管理各個(gè)學(xué)院（系）的教學(xué)秘書，這樣也可以橫向比較教學(xué)秘書的工作業(yè)績(jī)，對(duì)年終評(píng)優(yōu)也會(huì)給教學(xué)秘書公正的待遇。

3.提高教學(xué)秘書工作地位，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

教學(xué)秘書工作常被認(rèn)為是日常的重復(fù)性和事務(wù)性工作，工作成績(jī)不被廣大教師和學(xué)生認(rèn)可的現(xiàn)狀是與學(xué)校的現(xiàn)行體制分不開的。學(xué)校應(yīng)該從行政職務(wù)、權(quán)力和待遇上提高教學(xué)秘書在學(xué)校中的整體地位。在行政職務(wù)和權(quán)力方面，筆者認(rèn)為，教學(xué)秘書應(yīng)有一定的自主工作權(quán)利，不能永遠(yuǎn)處于被動(dòng)服從命令的地位，教學(xué)秘書應(yīng)該有明確的權(quán)力范圍，這樣工作起來更加方便。在待遇方面，如果實(shí)行教學(xué)秘書專職化，教學(xué)秘書將沒有講課費(fèi)，應(yīng)該增加一部分補(bǔ)貼，使教學(xué)秘書的工資水平達(dá)到同等職稱專任教師的平均水平。

教學(xué)秘書崗位也應(yīng)該設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，在評(píng)定職稱時(shí)將教學(xué)秘書這方面的得獎(jiǎng)情況考慮進(jìn)去，這樣才能激勵(lì)教學(xué)秘書的工作熱情和信心。

4.根據(jù)各學(xué)院實(shí)際情況，增設(shè)教學(xué)秘書

隨著高校擴(kuò)招和評(píng)估工作的深入進(jìn)行，按照各學(xué)院教師數(shù)和學(xué)生數(shù)來增設(shè)教學(xué)秘書已經(jīng)勢(shì)在必行。首先，教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度確實(shí)隨著學(xué)校和學(xué)院（系）的規(guī)模的擴(kuò)大而在逐步增強(qiáng)，繁忙中出現(xiàn)差錯(cuò)的比例會(huì)相應(yīng)增大。其次，很多精細(xì)的工作有一個(gè)幫手協(xié)助監(jiān)督和檢查不但會(huì)提高效率，還會(huì)提高準(zhǔn)確率。如工作量的計(jì)算、期末考試的安排等。最后，按照各學(xué)院教師數(shù)和學(xué)生數(shù)來增設(shè)教學(xué)秘書是比較科學(xué)的，即每個(gè)教研室的教師數(shù)量是按照本教研室的課時(shí)量確定的。

5.組織定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

教學(xué)秘書身處教學(xué)管理第一線，工作上既要有創(chuàng)新又要有章可循。學(xué)校應(yīng)該定期組織教學(xué)秘書培訓(xùn)和學(xué)習(xí)學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理和運(yùn)行的文件、條例和章程，使教學(xué)秘書扎實(shí)掌握這些基礎(chǔ)知識(shí)。為了提高教學(xué)秘書工作能力和增強(qiáng)工作積極性，開闊教學(xué)秘書的眼界和知識(shí)面，應(yīng)組織教學(xué)秘書參加國(guó)家組織的各種培訓(xùn)課程，使工作更加系統(tǒng)，效率更高。

總之，高校教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，新時(shí)期高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接影響著整個(gè)高校的教學(xué)質(zhì)量，在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。因此，如何使教學(xué)秘書處于一個(gè)良好的工作環(huán)境和狀態(tài)，如何激勵(lì)教學(xué)秘書有更高的工作熱情從而更出色地完成本職工作是新時(shí)期高校亟待解決的問題之一。

（作者單位：吉林建筑工程學(xué)院）