高校檔案管理工作創新

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。高校檔案部門保存著數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮作用。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。

二、創新檔案管理體系

1.模式創新

目前，高校檔案館(室)雖屬機關部門，但大多為掛靠校辦或黨辦之下的非獨立機構，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，這對促進高校檔案管理變革將具有重要意義。要注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新。

2.思路創新

(1)管理理念創新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用、被動服務、各自攻破、封閉自導的狀態，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

(2)管理內容創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整、充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化。

(3)管理方式創新。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。

(4)人才資源創新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信任理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員隊伍。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案管理人員培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實際工作中培養鍛煉人才。

3.手段創新

高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。讓高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段的社會化、多元化和優質高效化。

4.實踐創新

(1)加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持。

(2)加強信息資源建設，開展資源整合。優化館藏，提高檔案利用率，強化信息技術利用，及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

(3)建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。鼓勵檔案管理人員通過寫作、出版、講座或以輔導方式與他人共享自己的管理知識和專業技術。注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充。鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習。

(作者單位:山東省淄博市技師學院)