基于全媒體產業鏈的出版企業ERP系統使用研究

摘要：

2010年底，我國出版產業全面完成轉企改制工作，成為真正意義上的經濟主體，完全企業化運作，市場化運行，但多年的政策支持和文化保護，使得出版企業并不像其他行業般具備相當的市場抗擊打、抗風險的能力和經驗。在此情形下，出版企業在構建和謀劃發展模式和運行方式時，就應立足于制高點，選擇最為科學、嚴謹、高效、完整的管理體系，以此來幫助企業在最短時間完成市場化的完全轉型。ERP系統管理模式的出現和使用，可幫助企業實現階段過渡，并得到最為長遠的發展。

關鍵詞：

ERP系統 出版企業精益生產 管理模塊

一、出版企業實施ERP系統管理的必要性

ERP，英文為Enterprise Resource Planning，是企業資源計劃的簡稱，1993年由美國Gartner Group咨詢公司首先提出。作為目前眾多企業追捧的管理系統，它的特點在于將先進的企業管理理念和數字信息化集成融合于一體，在此基礎上提出符合企業特點和現狀的最佳發展模式和操作方案。同時，該管理系統將企業本身的人力、財力、物力集中于同一體系中統一管理，從而最大限度地實現了資源利用的最大化和企業經濟效益的最大化。

2010年底，我國出版產業全面完成轉企改制工作，成為真正意義上的經濟主體，完全企業化運作，市場化運行，但多年的政策支持和文化保護，使得出版企業并不像其他行業具備相當的市場抗擊打、抗風險的能力和經驗。在此情形下，出版企業在構建和謀劃發展模式和運行方式時，應立足于制高點，選擇最為科學、嚴謹、高效、完整的管理體系，以此來幫助企業在最短時間完成市場化的完全轉型。ERP系統管理模式的出現和使用，可幫助企業實現階段過渡，并得到最為長遠的發展。

二、ERP系統在出版行業的運用

ERP系統是一個軟件系統，可通過外購、定制和租賃等三種方式獲取。具體來說，ERP系統作為一套完成、自主、動態的信息系統，以財務管理為核心，將企業內部所有資源整合在一起，對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源等門類進行整體規劃和安排，通過數據計算得到最佳的資源組合模塊，并計算出不同模塊最終可能會取得的最佳效益，由相關負責人商討決定最終企業發展方向和經營目標。企業在ERP基礎上，通過反饋的物流和反饋的信息流、資金流，把用戶的需求和企業的生產經營活動等資源整合在一起，實現以用戶需要為目的進行經營管理。

(一)ERP系統在出版業的運用

1.合理管理出版產業鏈資源。在全媒體時代，僅靠自有資源和固有相關資源，已不可能積極有效地參與到市場競爭中，出版企業須站在全國乃至全球的高度吸納信息，網羅資源。ERP系統的使用將這一理念付諸實踐(如圖所示)。在該系統內，將出版產業運營產業鏈中幾乎所有相關的經濟實體，如供應商、制造商、分銷渠道、客戶反饋等全部納入到一個完整、全面、機動、緊密的供應鏈中，以便于隨時獲得有效信息，幫助企業及時調整戰略方向，安排生產、銷售等經濟活動，進而提高企業的競爭優勢。

2.精益生產同步工程。ERP系統作為一種先進、高效的企業管理模式，可同時支持“精益生產”和“敏捷制造”兩種生產模式，并集合數據提供給管理者參考。具體來說， “精益生產(LeanProduction)”是一種常態的生產管理模式。該管理理念由美國麻省理工學院(MIT)提出，是企業經營戰略體系的一種。如出版企業在進行圖書生產、銷售流程時，可考慮把客戶、書商、原材料提供商、相關合作等納入到整個生產管理體系中。如此一來，出版單位同客戶、書商、原材料提供商等的關系，就不再是簡單的業務往來關系，而是具有共同利益目標的合作關系、伙伴關系，這種關系可以涵蓋整個出版產業鏈，成為出版單位正常從事經濟活動的核心所在。這就是“精益生產”的核心理念。

另一種“敏捷制造(Agile Manufacturing)”管理模式是企業在某些特定環境下采取的一種快速反應機制。如因各種不可抗因素，圖書市場在某一個特定階段發生較大變化，對某類圖書的需求急劇提升的時候，原有出版企業的慣有合作伙伴不一定能滿足該類圖書的撰寫編輯和印發等生產要求時，ERP系統會及時給予指示和合理配給，通常會建議由符合特定條件的原材料提供商和渠道單位協商一致，暫時形成一個完整、連貫的產業鏈。此時，ERP系統會將產業鏈中相關的環節單位看做本企業的一個組成部分，自動運用“同步工程(sE)”，組織生產，用最短的時效、最低的成本將新書打入市場，以此來保持出版企業在圖書市場中的核心地位，這即是“敏捷制造”的核心理念。ERP系統可同時運作以上兩種管理理念而不相沖突，這對于出版企業來說，彌足珍貴。

3.事先計劃與事中控制。ERP系統中，計劃體系主要包括生產計劃、原材料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，這些計劃功能與價值控制功能，已完全集成于整個供應鏈系統中，只需工作人員輸入數據即可運行。

在出版企業中，成本的核算與控制一直是困擾企業發展的重大問題，因所涉及產業鏈較長，且各環節可變性較大，往往某一個環節出現成本可算偏差后，會產生“牛鞭效應”，導致出版企業本身的成本核算誤差巨大，進而給企業帶來較大損失。ERP系統的運用則避免了類似情況的發生。它通過定義事務處理(Transaction)的方式來對相關的會計科目進行核算，保證資金流與物流的同步記錄和數據的一致性。需要時，可根據財務資金現狀，追溯資金的來龍去脈，追溯所發生的相關業務活動，改變資金信息滯后于物料信息的狀況，以便于實現事中控制和實時作出決策。

三、ERP系統實施對策研究

實施ERP系統管理已成為全球眾多企業的首選，出版業當采用如下的對策，以提高ERP系統實施的使用率和成功率。

1.重新設計、整合業務流程。出版企業實施ERP系統的前提是以自我為主，此系統只是一種“為我所用”的工具，用來解決企業管理中的具體問題，不要把ERP系統理解成是萬能的、完美的。要從企業自身的問題著手，把管理流程中不連貫、不暢通的環節借用ERP系統來理順。需說明的是，實施ERP是一項深刻的管理革命，是一場耗資大、實施周期長、涉及面廣的系統工程，需進行長遠戰略規劃，做好立項分析，包括對經費預算、過程控制、人力配備、組織保障等問題的全方面考量和系統化規劃，明確實施目標。因只有設定明確的、切實可行的實施目標，才是ERP系統運營成功實施的保證。

在試行過程中，將所有問題細化，明確實施次序和實施重點。不要盲目追求最完美，好用、適合才是硬道理。目前，中小型出版社面臨來自行業內外等各方因素的沖擊，業務發展中遇到了“瓶頸”：由于對圖書市場把握不夠準確，出版的圖書碼洋雖在不斷增加，但讀者群卻不見增多；由于“牛鞭效應”的影響，圖書印數往往比實際市場需求多得多，導致滯銷圖書增多，庫存問題嚴重，運費上漲，成本無形中激增等，導致這種結果的原因很多，包括受眾需求了解不夠、成本控制把關不嚴、行業環境政策不清晰等。針對這種情況，出版企業可參考ERP系統中的管理方式，先把企業的管理流程理順，按照ERP系統的功能模塊，如采購管理、人資管理、庫存管理、渠道管理、質檢管理等規范出版產業鏈中各環節作業流程，循序漸進地將ERP系統管理方式滲入到企業各角落。

2.轉變觀念，加強培訓，重視人力資源素質。ERP系統是目前全球較為先進的管理系統，因此對于其操作者和使用者有一定要求。首先，出版企業的領導者或決策者需要具備應用ERP系統的素質，不僅要對出版業本身的情況非常熟悉，且需全面認識ERP系統，熟知其作用。由于在實施ERP系統過程中會發生傳統管理方式和現代管理方式之間的沖突，這就需要決策者具備創新思維與大力改革的決心，明確是要通過改革使出版業適應ERP系統，而不是要ERP系統適應出版業。

其次，具備開拓精神的中層管理者、執行者的支持，也是系統實施成功的重要條件。還有基層員工的實施和貫徹，他們是ERP系統的直接使用者，如果沒有他們的配合，ERP系統上馬后也無法應用，或根本沒有辦法上馬。因此，出版業在應用ERP系統之前和運行過程中，應不斷對管理者和員工進行培訓，進一步提高其現代出版企業的管理意識、項目風險知識以及對ERP作用與特點的全面認識。

3.建立與ERP系統相適應的出版業文化。ERP系統與出版業文化都是以提升出版業競爭力為目標的，都是著眼于出版業長遠利益以及可持續發展能力的。出版業文化主要通過出版企業的精神、理念等來影響員工，增強出版業凝聚力，可以說是出版企業的文化軟實力。ERP系統則側重從硬件管理方面入手，主要通過信息、技術等方面的建設來影響出版企業生產技術、管理手段等，來提高企業效率，打破原有瓶頸。兩者的相互結合，能更加有效地達到提高出版業競爭力的目標。需要說明的是，ERP系統的適用對象更傾向于“扁平”架構的企業組織架構，而這種模式也正是中小型出版企業管理模式的發展方向，這就為中小型出版企業推行ERP系統提供了前提條件。

結語

我國出版產業作為文化產業的重要組成部分，其健康有序的發展對于整個文化產業有著舉足輕重的作用。在全媒體時代，出版產業的數字化、信息化也是大勢所趨，能夠清楚地認識到ERP系統將給出版企業帶來的益處和影響，是ERP系統實施成功的前提條件。

參考文獻：

[1]姜兆剛，企業上網系列講座(八)企業內部管理篇[J].計算機與農業，2001(11)：26.