新時期高校二級學院科研秘書思維定位及職能提高分析

在信息化高速發展的新時期，科研水平是衡量高校競爭力的一個重要因素，科研管理在此背景下顯得至關重要^[1]。有效的對科研發展規劃進行合理制定，科技管理政策進行優化分析，以及對科研項目、科研組織等進行合理的規劃管理，這些科研工作就落到了科研秘書之類的管理人員的肩上。高素質的科研管理人員對高?？蒲械姆兆饔貌蝗莺鲆?，也是高?？蒲兴街鸩缴仙囊粋€重要保證^[2]。

但是由于我國高校大環境采用的是層級管理制度，二級學院作為一個獨立存在的集體，科研秘書在其中發揮了重要的作用，其任務也是顯得較為繁重和瑣碎^[3]。在這個大的背景下，科研秘書的管理及思維認識方面就很容易存在這樣那樣的問題，對科研的發展起到了一定的阻礙作用。譬如學校重視度不夠、管理難以與時俱進、科研秘書業務素質參差不齊、責任心不夠、缺乏相關的業務學習及培訓等^[4，6]。

針對新時期高校二級學院科研秘書管理及發展中存在的問題，本文進行了詳盡的分析，并提出了對應的切實可行的解決建議，在科研秘書的思維定位和職能提高方面提供了理論依據。

1 科研秘書現狀分析

科研秘書的設置主要是為了解決科研的管理問題，屬于高校下屬各個二級學院從事基層管理工作的專職人員，但是沒有決策權限和政策的制定權限，這個定位決定了其處于管理和協調的中間位置[1]。一般情況下，科研秘書主要負責接受學校級別以及各相關職能部門的業務命令，傳達給教職工及廣大學生，同時協調教職工完成科研類工作，起到了一種聯系的紐帶作用。比如科研范圍內的科研項目的申報管理中，科研秘書的主要工作就是接受科研部門的通知，組織本院教師申報各級科研課題，收集匯總項目申請書等資料，歸納整理后提供給學校相關職能部門。在科研成果的鑒定及申報中，負責協調工作，整理相關科研成果，匯總相關科研資料。在日常科研工作中，完成檔案的整理和歸納，項目和經費的相關管理，科研設備的購置、管理、協調等工作。可以說，學院內部除了教務事務，涉及到科研的工作都在科研秘書的工作范圍內，從職能范圍來看，其工作確實很瑣碎和繁重。在這種背景下，大家容易把科研秘書歸結為科研的“大管家”，在潛意識的觀念里把科研秘書工作理解為打字員、檔案管理員，甚至會誤認為科研秘書是輸入漢字、傳遞上下級通知的簡單機械勞動的工作，這就造成了很多現在的問題^[7～8]。

如果學校管理者也存在上述這樣的認識，就是對科研秘書的重視不夠，在管理上很難做到與時俱進，很難想到對科研秘書的業務進行相關的培訓，這種決策上的影響是巨大的。對于科研秘書的人員配置、資金配套、工作待遇、甚至職稱評定等問題都缺乏相應的鼓勵和支持，在政策上的這種觀念，進一步造成了科研秘書不能集中精力投入到科研管理工作中，工作積極性很難提的很高，最終結果會影響科研管理的效果。有的高校甚至出現過因為科研秘書的失誤造成的或大或小的問題，比如影響科研人員項目的申報、管理、科研成果的鑒定等。同時，在決策層如有懈怠心理，也會造成學校及學院科研積極性不高，信息傳達不及時或者不暢通，影響科研工作者的積極性，容易產生科研工作者想進行科研，但缺乏相關的鼓勵等問題，最終影響高校本身的科研水平。可以說，管理層的認識是影響著科研秘書工作的一個決定性因素^[9]。

如果科研秘書本身也存在認識不夠，就會造成工作熱情不高、責任心不強等問題。比如科研材料匯總不及時，信息傳達不到位，缺乏有效的上通下行，這會直接影響科研人員的科研效率。甚至有的科研秘書會認為自己的工作是為他人服務，成果屬于他人，自己的職稱不會因為他人的成績而提高，這種心態更是直接造成了工作消極，科研管理效率低下^[10]。

另一個容易出現的問題是因為對科研秘書專職工作的認識不夠，進而對科研秘書增加較多其他工作，干擾了科研專職工作。其實科研秘書的工作量很大，有的科研秘書甚至一人身兼數職，沒有精力來參加相關的科研管理進修和培訓，缺乏必要的相關專業知識技能，進而會造成科研秘書難以接觸較為科學的管理方法。在新時期下，信息發展飛快，如果科研秘書跟不上時代步伐，很難適應現代科研需要的發展，會制約科研管理效率的提高。

2 思維定位

針對目前科研秘書發展及管理中存在的問題，有必要在思維定位上進行清晰的認識，明確工作職責?？蒲忻貢皇菦Q策者，也不是簡單的執行者，而是在管理層和科研人員中間的一座橋梁，這座橋梁至關重要，作用不可忽視。

在二級學院的科研管理中，科研秘書主要工作任務是協助分管科研的院長進行科研管理。其工作主要集中在以下幾個方面。

2.1 科研項目

科研項目申報是高校比較重視的一項工作，也是衡量高?？萍妓降囊粋€重要因素，科研秘書的任務尤為繁重。其工作涉及到文件的傳達、科研項目的收集、初步審核、管理等多方面。

在科研項目的申報時期，科研秘書負責接受上級職能部門的相關通知，理清文件的內容和要求，明確管理文件的要求和條件。并及時的把文件內容傳達給科研人員，特別是有需要申報科研項目的科研人員。同時，及時通知科研人員上交相關的材料，防止過期失誤。匯總科研人員上交的材料，進行格式及條件的檢查，滿足文件的要求。最后及時的上交給職能部門。

2.2 科研成果

對科研成果的統計，主要負責根據文件要求通知相關的科研人員上報科研成果，或者根據相關的科技要求進行有效的檢索，進而進行網絡數據統計分析，完成本單位或者本部門科研成果的統計。進而分類、分析相關的結果，并按照要求進行保存并上報。

2.3 日?？蒲泄芾?/p>

在日?？蒲械墓芾砉ぷ髦校蒲忻貢饕撠熆蒲杏媱澋耐ㄖ奥鋵?，相關檔案及資料的整理和歸納存檔，科研設備的統計、管理，及相關的技術咨詢、成果的推廣轉化，產學研等工作的實施。草擬科研工作的相關計劃、總結和制度等工作;學位點的申報及資料整理等工作，負責相關的學術活動的組織、安排、通知、服務等工作。年終時還要負責學院科研工作量的統計、計算工作，以及相關的科研考核。

3 職能提高

明確科研秘書的思維定位后，需要進一步提高科研秘書的職能水平，而職能水平的提高需要從各個方面進行綜合考慮。對于高校管理者來說，應該制定相關的鼓勵科研人員工作的措施，努力提高科研秘書的業務水平。

3.1 明確科研秘書的職能

在科研秘書的工作職能方面，管理者要明確其管理工作內容，這樣不僅可以防止出現模糊管理的問題，也可以減少科研人員的額外工作負擔。首先，明確了科研秘書的職能，可以更加明確責任制度，屬于科研秘書工作范圍的，就不會造成在其他工作人員范圍內的模糊管理現象，防止出現雙方不管不問的失誤。其次，減少科研秘書不必要的額外負擔，使其可以專心致力于科研管理工作中，更利于提高科研工作的效率。

3.2 激勵的管理制度

為了提高科研秘書的工作積極性，管理者應該制定相關的考核及激勵措施，解決科研秘書較為關心的考核和評估方法問題。在科研秘書的工作考核和評估中，應該做到條則細致，明確責任。同時，在激勵措施中，應該有根據科研秘書考核成績進行相關獎勵的措施，堅持將物質獎勵和精神獎勵結合，并針對科研秘書的職能評定等問題，明確標準，減少科研秘書的工作心理負擔?？傊?，管理制度的主要目的是為了激勵科研秘書更積極的工作，提高高?？蒲泄芾硭?。

3.3 業務培訓和學習

管理者應該組織相關的科研秘書進行專業知識技能的培訓，提高科研秘書的業務工作水平。譬如基本的辦公軟件的操作、網絡搜索的操作、科研成果檢索的業務操作、檔案管理的業務操作等。這些業務的提高，可以進一步提高科研秘書工作的效率，減少科研工作中的失誤環節。同時，新時期下進行與時俱進的知識的學習，也是為了適應現代化科技發展的需要。比如在科研項目的分類環節，由于交叉學科的發展，其分類難度明顯加大，這對科研秘書的業務水平提出了更高的要求。

高校管理者應該為科研秘書提供盡可能完善全面的培訓及服務，對于科研秘書本身而言，提高自身的職能，則需要從以下幾個方面考慮。

3.4 思想政治認識

高校二級學院的科研秘書應該有較強的思想政治覺悟，甘于奉獻的敬業精神和崇高的職業道德，有較強的黨性修養和政策水平。在政治上應該和黨中央保持高度一致，大是大非面前應該努力維護社會和高校的穩定。基于在這個思想政治的認識下，提高為教職工服務的思想認識，構建和諧團結的工作環境，培養自己健康積極的工作心態。在工作中積極主動，態度認真負責，堅持貫徹科技發展重要性的原則，尊重人才、尊重科研人員、挖掘人才、激勵人才。有了這種積極主動的工作態度，則可以有效地提高工作效率，更好地為學院教職工服務。

3.5 專業知識技能

科研秘書服務對象知識面較為廣泛，同一個學院不同學科的研究方向也有著很大的不同，這就對科研秘書的專業知識技能提出了較高的要求。首先，科研秘書在新時期的工作中，應該熟練掌握相關的信息軟件，譬如辦公軟件、信息檢索操作、檔案管理歸納操作等。同時，在工作過程中積極主動，有不了解的問題要及時弄清楚加以解決，發揮個人主觀能動性，積極學習，努力提高個人專業技能。

其次，科研秘書還應該補充相關的學科科研基礎知識。在科技化發展迅速的時期，新興學科和交叉學科層出不窮，在科研項目的申報和科研成果的歸納分類中，對科研秘書的知識提出了較高的要求。這就要求科研秘書具有較為廣泛的技能，不僅掌握現代化科研管理的相關知識，還應該掌握本學院相關專業的知識，甚至行為學、心理學等社會學科知識。這些都可以進一步提高科研秘書的管理水平，進一步提高高?？蒲兴健?/p>

3.6 信息化知識

科研管理的效果不一定和管理中花費的時間成正比，而是要看管理的方法和方式?，F階段信息化高速發展，網絡、多媒體等技術飛速發展，傳統的手工操作的管理方式逐漸被淘汰，科研秘書應該與時俱進，主動學習相關的信息化知識，利用科學技術的發展為科研管理服務。譬如在網上的項目申報、網上的成果鑒定、網絡信息檢索等方面，離不開對網絡的熟練操作和掌握。同時，在檔案管理方面，積極學習掌握新的理論和知識技能，從手動人工分類的繁重工作方式中解放出來，在敏銳的觀察中使用效率更高的相關軟件。

3.7 創新意識的提高

科研管理的生命力在于不斷創新，開拓創新意識能夠使科研秘書站在專業發展的制高點，并可以延伸其專業視野，更容易深入探索，發現和發展新的見解。對于高校二級學院科研秘書而言，不能滿足于將服務停留在通知傳達等瑣碎的事務上，應該在自身的服務中有所思考和開拓創新，積極發現問題，并提出合理的建議和解決方案。要不斷學習先進的科研管理經驗，善于借鑒別人的先進經驗，并積極創造性地與自身的工作相結合，改進工作方法以指導今后的科研管理工作。

3.8 責任心的提高

科研秘書的工作涉及到接觸大量的科研信息及科研人員。對于科研信息，科研秘書應該樹立保密意識，提高責任心，不能隨便透露相關的科研信息。尤其在項目的申報中，創新點是項目申報的關鍵，科研秘書如果不能很好的完成保密工作，可能造成創新點的泄露，甚至被外校他人所利用，增加了本?？蒲许椖可陥蟮母偁幜?，甚至可能造成本校科研項目申報的失敗。對于科研人員，科研秘書應該給予足夠的尊重，尊重每一位教職工的權益，嚴格按照科研管理條例和制度進行管理，公平公正的對待每一位教職工，維護院系的集體榮譽。

4 結論

新時期信息化的高速發展對高校二級學院科研秘書的工作提出了更高的要求，但不論是高校管理者，還是科研秘書自身，對科研秘書的職能認識不夠明確，這就造成了工作積極性不高、科研管理效率提高緩慢等問題。針對這些問題，本文進行了詳細分析，得出的結論主要有:

(1)在思維定位方面，高校管理者和科研秘書應該明確自身的職責范圍，定位準確有利于科研管理的有效提高。

(2)在職能提高方面，高校管理者應該制定積極鼓勵的相關激勵、考核、評估政策，科研秘書應該積極主動，努力提高自身相關知識技能，與時俱進以適應新時期高校發展的需求。

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