淺談如何提高高校學(xué)生檔案的服務(wù)與利用

進入21世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)日新月異，社會對人才的需求日益多樣化，所以高校的一切活動都要圍繞培養(yǎng)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才的目標(biāo)而進行。其中，學(xué)生檔案工作是高校管理工作的重要組成部分。它記載著學(xué)生在成長成才過程中的諸多信息，是反映素質(zhì)教育成果的重要材料。由此一來，提高高校學(xué)生檔案的服務(wù)與利用就成了高校管理部門一項極其重要的任務(wù)。在新形勢背景下，學(xué)生檔案必須服務(wù)于學(xué)生的教育、管理和就業(yè)，這樣才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 應(yīng)用高校學(xué)生檔案的重要性與必要性

1.1 應(yīng)用學(xué)生檔案能促進學(xué)校管理水平的提高

系統(tǒng)而完整的學(xué)生檔案能夠反映學(xué)生生活的全貌，是反映學(xué)生工作的重要形式。新生入學(xué)時，高校輔導(dǎo)員可以通過查閱學(xué)生的檔案來了解其過往，進而以此為依據(jù)，幫助制定科學(xué)而合理的學(xué)習(xí)規(guī)劃。在學(xué)生入學(xué)后，也可以及時收集有關(guān)學(xué)生各方面的信息，從而充實學(xué)生檔案。這些工作的有序開展，都可以幫助學(xué)校提高管理水平。

1.2 應(yīng)用學(xué)生檔案能夠為學(xué)生發(fā)展提供有力的憑證

一般而言，學(xué)生檔案是由招生錄檢表、學(xué)籍卡(表)、新生入學(xué)登記表以及學(xué)生成績單、學(xué)生學(xué)年表現(xiàn)等組成，包括學(xué)生在校生活的方方面面，能反映一個學(xué)生的德、智、體、美、勞多方面的能力。學(xué)生檔案所反映的信息是高校開發(fā)學(xué)生潛力的重要依據(jù)之一。

1.3 應(yīng)用學(xué)生檔案能夠用人單位提供信息

學(xué)生進入社會之后，除了學(xué)生自身的表現(xiàn)之外，用人單位還可以通過學(xué)生檔案在最短時間內(nèi)了解學(xué)生過往的表現(xiàn)，從而為企業(yè)選出合適的人才，進而為社會儲備優(yōu)秀的人力資源。

2 高校學(xué)生檔案應(yīng)用現(xiàn)狀

從目前來看，高校學(xué)生檔案一般是由學(xué)生部門負(fù)責(zé)管理，他們將學(xué)生在校期間的政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及獎懲材料等歸入檔案，再在學(xué)生畢業(yè)后移交給相關(guān)單位。雖然高校學(xué)生檔案管理正趨于正規(guī)化，但還是存在一系列問題。

2.1 學(xué)生檔案的信息含量不夠全面

現(xiàn)階段，學(xué)生檔案服務(wù)和管理基本就是將學(xué)生在校期間形成的、分散于教育教學(xué)工作中的材料歸類保存，一般包括入團、入黨申請書，政審材料、家庭成員信息、獎懲情況和畢業(yè)鑒定等，還有高考成績、大學(xué)成績單、學(xué)位學(xué)歷證明等。這些信息看似全面，其實不全。隨著我國教育從應(yīng)試教育轉(zhuǎn)變?yōu)樗刭|(zhì)教育，原先的學(xué)生檔案表現(xiàn)出了一系列的弊端，如政治色彩過濃、過于注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績等，這些材料很難反映出學(xué)生的綜合情況，不利于高校及以后的用人單位全面了解學(xué)生的信息。

2.2 學(xué)生檔案管理制度不健全

從目前來看，仍舊有不少高校對學(xué)生檔案沒有給予應(yīng)有的重視，檔案管理比較混亂，也沒有形成一套科學(xué)化、規(guī)范化的工作流程和管理制度。在這種形勢下，高校學(xué)生檔案管理往往會淪為某個行政部門，如招生就業(yè)處、學(xué)生處的附屬品，學(xué)生入學(xué)后，檔案往往就會被束之高閣，棄之不用。等到學(xué)生畢業(yè)時才想到突擊管理一下，這種狀況往往會導(dǎo)致學(xué)生檔案材料積壓，利用效率極其低下，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.3 學(xué)生檔案開發(fā)利用的程度不高

新生入學(xué)后，學(xué)生檔案就會傳遞到學(xué)校的各個學(xué)院或者系部存放起來，教師很少利用學(xué)生檔案來了解學(xué)生的特點，并進行因材施教。學(xué)校進行教育教學(xué)改革也很少以學(xué)生檔案以依據(jù)。在雙向選擇的就業(yè)過程中，學(xué)生檔案也沒有發(fā)揮畢業(yè)生“推薦表”的作用。因為檔案中的材料內(nèi)容匱乏，難以為用人單位提供充分的參考信息。這種種現(xiàn)狀都導(dǎo)致學(xué)生檔案的開發(fā)利用程度不夠高。

綜上所述，目前的學(xué)生檔案利用已經(jīng)嚴(yán)重落后于高等教育發(fā)展和改革的趨勢，改革學(xué)生檔案管理勢在必行，刻不容緩。

3 如何提高高校學(xué)生檔案的服務(wù)與利用

根據(jù)以上分析的高校學(xué)生檔案管理與應(yīng)用現(xiàn)狀，要想提高高校學(xué)生檔案的服務(wù)與利用，關(guān)鍵要做到以下幾點。

3.1 規(guī)范學(xué)生檔案管理工作

要想從根本上提高高校學(xué)生檔案服務(wù)與利用的效率，高校首先就應(yīng)該制定完善的學(xué)生檔案管理制度和崗位職責(zé)。可要求各個學(xué)院或系部設(shè)置專門的學(xué)生檔案管理科室，學(xué)院、系部更應(yīng)該有根據(jù)各專業(yè)學(xué)生特點形成的學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度。因為學(xué)生在院系中成長、發(fā)展，院系對學(xué)生的成長狀況了解得更為透徹，因此，高校的各學(xué)院或系部都應(yīng)該有一個檔案室，并配備人員負(fù)責(zé)收集、整理學(xué)生檔案，同時要完善相應(yīng)的監(jiān)督措施，保障學(xué)生檔案的完整性。

3.2 增加學(xué)生檔案信息的內(nèi)容與類別

現(xiàn)行的學(xué)生檔案內(nèi)容已經(jīng)明顯跟不上時代發(fā)展的步伐，不僅不利于高校對學(xué)生開展教育，也不能為日后的用人單位提供有效的參考信息。所以，高校要增加學(xué)生檔案信息的內(nèi)容與類別。第一，可以增強學(xué)生的信用檔案，因為誠實守信是個人發(fā)展的重要品德，同時也是用人單位最為關(guān)注的基本要求，在學(xué)生檔案中增加信用內(nèi)容，可以對學(xué)生的行為起到一定的引導(dǎo)作用。第二，可以增加學(xué)生的心理檔案，近些年來，不少高校都開展了心理健康課程，形成了不少關(guān)于學(xué)生心理素質(zhì)的材料，檔案管理部門要充分重視這些材料，對這些材料加以分類，以此為依據(jù)尋找相應(yīng)的心理輔導(dǎo)措施來引導(dǎo)大學(xué)生健康的成長發(fā)展。第三，增加學(xué)生參加實踐活動的相關(guān)材料，例如學(xué)生參加校內(nèi)外各種比賽的成績、證書和視頻資料等，豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容。

3.3 注重學(xué)生檔案的開發(fā)與利用

學(xué)生檔案對高校發(fā)展、學(xué)生發(fā)展有著極其重要的作用。如果高校只是將它鎖在柜子里，束之高閣，就會成為“死檔案”，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以高校的檔案管理人員要大力開發(fā)檔案資源，關(guān)注學(xué)生的成長和發(fā)展，及時對學(xué)生檔案內(nèi)容進行深入的再加工，將靜態(tài)信息轉(zhuǎn)為動態(tài)內(nèi)容，通過對信息進行分析、研究、篩選和編研，將原始的、零碎的、分散的學(xué)生檔案開發(fā)成為完整的、系統(tǒng)的檔案信息，為高校教育教學(xué)工作提供有力的依據(jù)。

我國著名的檔案學(xué)家吳寶康教授曾經(jīng)說過:“檔案必須利用起來，通過利用發(fā)揮其價值，為社會服務(wù)，并與政治、經(jīng)濟、文化等聯(lián)系起來，實現(xiàn)其作用。”因此，高校必須重視起學(xué)生檔案的作用，規(guī)范學(xué)生檔案管理工作、增加學(xué)生檔案信息的內(nèi)容與類別，并注重學(xué)生檔案的開發(fā)與利用，只有這樣，才能將高校、學(xué)生與用人單位通過學(xué)生檔案緊密聯(lián)系起來，為學(xué)生走上社會奠定堅實的基礎(chǔ)。

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