試論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的角色

高校辦學(xué)的質(zhì)量與教學(xué)管理工作水平的高低有著非常大的關(guān)系。高等學(xué)校的科學(xué)管理要求教學(xué)秘書必須遵循教育，教學(xué)和管理過程的客觀規(guī)律，利用現(xiàn)代管理理論和方法管理教學(xué)的活動(dòng)。

1 教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的角色及作用

1.1 教學(xué)事務(wù)溝通協(xié)調(diào)

向教學(xué)管理部門報(bào)告本教學(xué)單位及老師在教學(xué)工作方面的有關(guān)情況;將有上級(jí)教學(xué)管理職能部門的教學(xué)要求，傳達(dá)給基礎(chǔ)教學(xué)單位、教師、學(xué)生;協(xié)調(diào)各個(gè)教學(xué)單位、部門間的工作聯(lián)系和交流;為了避免教學(xué)活動(dòng)出現(xiàn)失誤，還要協(xié)調(diào)師生的教學(xué)安排;根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的要求和相關(guān)教師的實(shí)際情況，我們制定出了一套科學(xué)、周密的課程表，對(duì)科任教師的課程安排等實(shí)際情況進(jìn)行檢查協(xié)調(diào)，以確保教學(xué)計(jì)劃的順利、有效進(jìn)行;協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各課程大綱的制定的落實(shí)情況。此外，教書秘書還要及時(shí)、認(rèn)真地完成教務(wù)處及院、系領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)，協(xié)助教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估好教師的工作量。

1.2 教學(xué)信息的管理

具體來說，就是需要教學(xué)秘書編制大量教學(xué)及教學(xué)管理的文件或資料，對(duì)其中重要部門還要進(jìn)行立卷歸檔，以備未來查考。教學(xué)信息都是學(xué)校各個(gè)教學(xué)部門的常年積累下來的重要資料，對(duì)穩(wěn)定教學(xué)秩序和深化教學(xué)改革等而言，這些教學(xué)信息都具有重要的借鑒和繼承價(jià)值，管理這些教學(xué)信息，需要教學(xué)秘書負(fù)起責(zé)任。客觀上來說，隨著時(shí)代的變革，學(xué)校教學(xué)主體也開始具有流動(dòng)性等特點(diǎn)，很多影響學(xué)校教學(xué)的因素也在發(fā)生變化，對(duì)于在教學(xué)有關(guān)的政策、文件、規(guī)定及操作流程不是很清楚的師生，教學(xué)秘書應(yīng)按照服務(wù)的工作宗旨，對(duì)相關(guān)問題予以正確解答，維護(hù)師生的利益。

1.3 日常教學(xué)的管理

一般來說包括以下幾個(gè)方面的管理:一是教學(xué)質(zhì)量的檢查，加強(qiáng)教學(xué)信息反饋過程管理，具體地說，是教學(xué)秘書應(yīng)積極協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常理解教學(xué)，加強(qiáng)教學(xué)信息反饋過程管理、準(zhǔn)時(shí)安排學(xué)生作業(yè)抽查。檢查測試和期中考成績平時(shí)的質(zhì)量分析和測試完成時(shí)，老師和學(xué)生們定期舉行研討會(huì)，了解教學(xué)方法和教學(xué)效果;二是，在教務(wù)處的指導(dǎo)下，對(duì)教師在教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)價(jià)，具體地說，是教學(xué)秘書協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)工作評(píng)價(jià)，明確的目標(biāo)，抓好基礎(chǔ)，突出重點(diǎn)，堅(jiān)持“以評(píng)促建，重在建設(shè)”的原則，實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作和日常教學(xué)管理相結(jié)合，教學(xué)評(píng)價(jià)手段與目的的工作制度化。

2 當(dāng)前教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的主要問題

2.1 缺乏專業(yè)的知識(shí)

在很多人眼里，教學(xué)秘書是一種繁雜、瑣碎，缺少技術(shù)含量的工作，一般人都可以勝任。此外，在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書承擔(dān)及其龐大的工作量，經(jīng)常處于超負(fù)荷的工作狀態(tài)，但由于是高校教學(xué)管理的最底層，所以地位和實(shí)際待遇底下。這就導(dǎo)致了一些高層次、專業(yè)人才不愿擔(dān)任教學(xué)秘書工作。

盡管教學(xué)秘書經(jīng)常處于一種超負(fù)荷的狀態(tài)，承擔(dān)著極其龐大的工作量、但是由于處在高校教學(xué)管理的最底層，其社會(huì)地位和實(shí)際待遇相當(dāng)?shù)拖隆Ｔ谶@種情況下，一些高層次、更專業(yè)的人才很難自愿擔(dān)任教學(xué)秘書。

由于教學(xué)秘書工作量龐大，又處于教學(xué)管理工作的最底層，地位和工資待遇底下，這就導(dǎo)致大量高層次和專業(yè)人士不愿擔(dān)此工作。

2.2 缺乏職業(yè)培訓(xùn)

從很多教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的經(jīng)歷來看，他們都經(jīng)歷過一段獨(dú)自摸索、自學(xué)成才的道路。缺乏相應(yīng)的有效崗前培訓(xùn)和具體的實(shí)踐指導(dǎo)，這也讓教學(xué)秘書的自我成長付出了很多不必要的代價(jià)。更為關(guān)鍵的是，教學(xué)秘書的工作實(shí)際上長期以來都是被人誤解的，其工作業(yè)績也缺乏很公允的評(píng)價(jià)，其中工作回報(bào)也缺乏合理的評(píng)定，很多教學(xué)秘書的職業(yè)愿景就是想方設(shè)法另謀出路，借此來擺脫無窮無盡的工作重?fù)?dān)。這就導(dǎo)致基層教學(xué)管理隊(duì)伍很難被落實(shí)到位。

2.3 不清晰的工作職責(zé)

在當(dāng)前相對(duì)滯后的管理模式下，教學(xué)秘書在行政，在行政管理體系下屬于兩個(gè)部門管理，教學(xué)秘書一方面要?dú)w本院系管理，還要接受教務(wù)處各職能部門直接管理;此外，在當(dāng)前特殊的人事關(guān)系背景下，在很多學(xué)校，教學(xué)秘書隸屬于二級(jí)教學(xué)主管部門，教學(xué)秘書不僅僅要承擔(dān)本院系的各種日常管理工作，還要承擔(dān)學(xué)校教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)工作，一人身兼數(shù)職工作上困難重重。很多事情最后都要教學(xué)秘書查缺補(bǔ)漏，一手包辦，跟保姆差不多。

3 提高教學(xué)秘書工作效率改進(jìn)高校教學(xué)管理的途徑

3．1 學(xué)校要增強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書工作的重視

首先是從基礎(chǔ)上予以重視，從教學(xué)秘書的團(tuán)隊(duì)建設(shè)著手，合理選聘人員，調(diào)整現(xiàn)有人員，在聘任新員工的時(shí)候，要注意吸收教育管理專業(yè)人才和優(yōu)秀的管理人才，充實(shí)教學(xué)管理隊(duì)伍;其次是要從包括年齡、學(xué)歷、專業(yè)、性別等結(jié)構(gòu)上進(jìn)行優(yōu)化，確保教學(xué)秘書隊(duì)伍能夠優(yōu)勢互補(bǔ)，人盡其才，從整體上提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的檔次，使其真正成為學(xué)校管理隊(duì)伍中的一大亮點(diǎn);其次是要從地位上予以重視，要從建立保障機(jī)制入手，確保和促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定，為教學(xué)秘書創(chuàng)造良好的工作環(huán)境及施展才華的機(jī)會(huì)，切實(shí)提高教學(xué)管理者的地位;最后是要從優(yōu)化績效考核機(jī)制入手，制定相應(yīng)的評(píng)職、晉職、評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面的政策，適當(dāng)提高工資待遇，激發(fā)教學(xué)管理隊(duì)伍的工作熱情，保障教學(xué)管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。

3.2 采取多種有效措施切實(shí)提高教學(xué)秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)

主要做好以下四個(gè)方面的工作:一是學(xué)校要經(jīng)常組織教學(xué)秘書系統(tǒng)學(xué)習(xí)高等教育管理理論、規(guī)律、方法，提高教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)、理論水平，增強(qiáng)他們的科學(xué)管理的能力;二是要定期加強(qiáng)培訓(xùn)現(xiàn)代化管理手段，尤其要加強(qiáng)對(duì)有關(guān)教務(wù)管理軟件運(yùn)用的培訓(xùn);三是要不定期組織教學(xué)秘書不定期地到其他院校參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)要，增強(qiáng)本校教學(xué)秘書與外校同行之間的溝通和往來;四是要對(duì)教學(xué)秘書的成長提供重要的引導(dǎo)和指導(dǎo)，具體來說可以充分發(fā)揮本校知名教授的帶動(dòng)作用，應(yīng)聘請(qǐng)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家教授對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行指導(dǎo)，實(shí)行導(dǎo)師制培養(yǎng)，確保教學(xué)秘書的穩(wěn)步成長。

3.3 切實(shí)加強(qiáng)管理建立合理的目標(biāo)激勵(lì)機(jī)制

要改變現(xiàn)狀，我們只有從根本上解決問題。調(diào)整教學(xué)秘書隊(duì)伍配置，明確其工作定位與職責(zé)，對(duì)他們的工作實(shí)際和職業(yè)培訓(xùn)加以重視，并鼓勵(lì)他們提高學(xué)歷;努力提升教學(xué)秘書在工作中的管理地位和經(jīng)濟(jì)收入，為他們謀劃更好的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展前景，并在此過程中不斷完善與教學(xué)秘書相關(guān)的管理制度，使教學(xué)秘書崗位富有彈性，能夠吸引人才，與此同時(shí)更要為留住人才而創(chuàng)造條件，做到人盡其能。

參考文獻(xiàn)

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