檔案征集管理存在的問題及對策

摘要 隨著檔案征集數量的不斷增加以及征集廣度和深度的擴展，檔案整理模式面臨的挑戰越來越多，并且，檔案征集工作中存在的問題進一步凸顯出來，因此，檔案征集和管理工作迫切需要進行科學的改進。

關鍵詞 檔案征集 問題 對策

中圖分類號：F275.1 文獻標識碼：A

一、檔案征集的含義和特點

（一）檔案征集的含義。

檔案征集是指檔案機構根據檔案行政管理部門的委托或授權，為公共利益的需要，依照法律規定的條件，對集體或個人所有的檔案實行“代為保管”、“收購”或者“征購”、“捐贈”。 檔案征集工作作為檔案工作中的第一個環節，它為檔案工作奠定了物質的基礎，決定了庫藏檔案材料的價值高低和豐富程度，也直接影響了緊隨其后的其他各個環節的工作成效，影響到檔案工作最終目標的實現。

（二）檔案征集的特點。

一方面，檔案征集既屬于檔案工作，又屬于文書工作。各類文件經過產生和承辦的各環節后完成現行作用，由機關文書部門整理立卷后向檔案部門歸檔，由檔案部門接收，標志文書工作結束的這個“歸檔”環節，對于文件材料的“歸”與“收”之處就是文書工作和檔案工作的匯合之處，兩者形成重疊，收集環節既是檔案工作中的第一個環節，同時它又跨越到文書工作的最后一個環節中。因此可以認為檔案工作的收集環節具有雙重身份，它既屬于檔案工作又有文書工作的性質，正是這個雙重身份使機關的文書工作和檔案工作具有天然的聯系。

另一方面，檔案征集是文書材料向檔案材料轉化的節點。文書材料經過文書工作的各運轉環節，最后到達歸檔（收集）環節，這一環節的完成也就是實現了文書材料向檔案材料的轉化。

二、檔案收集工作的新形式

（一）檔案收集工作已進入大眾化、平民化時代。

隨著社會的發展、網絡技術的普及，社會越來越走向大眾化、平民化，人們對個體的生存狀態也越來越關注。時下較流行的博客、播客、中的文字、圖像、聲音等資料都是個體成長經歷的寫照，相當于傳統意義上的“日記”，它對于全面了解一個人具有很重要的參考價值。在社會上有重大影響的名人博客、空間更是人氣旺盛，從中可以看出當代社會各個方面的情況，是社會的一個縮影。對于這些資料如果視而不見，恐怕難以真正地了解和認識一個人。

（二）網絡環境下電子文件的出現。

我國已進入信息時代，計算機、互聯網、多媒體技術等得到廣泛應用，很多單位的檔案資料都是在網絡環境下形成的。電子文件在很多方面不同于傳統的紙質文件，它的管理也與傳統的紙質文件檔案有很大的不同。對電子文件的收集工作須順應形勢的變化，做到與時俱進，這樣才能收集得齊全完整，為我國各項建設事業提供有效的服務。

三、檔案征集管理工作存在的問題

（一）管理制度不健全。

征集到的檔案沒有集中統一的管理，檔案的管理主要存在三種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個人保存。而在我國當下，很大數量的檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

（二）檔案意識不強。

檔案意識不強導致征集的檔案難以及時完整歸檔，例如聲像資料，照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，以后攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。因此，本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。究其原因， 主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

（三）保管條件差。

尤其對于以長久保存的聲像檔案的保管，其條件比紙質檔案要求更嚴格。只有少數單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題， 悔之晚矣。

（四）征集渠道不暢。

很多檔案館、室藏匱乏正是由于多年來沿襲下來的檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室檔案不齊全，檔案館的某些類型的檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。

（五）區域性重大活動檔案失控，檔案流失嚴重。

例如，跨地區召開重要會議，每個地區都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的文字和聲像檔案。 其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

四、對策建議

（一）加大檔案宣傳力度，增強全社會的檔案意識。

所謂社會檔案意識，是指社會公眾對于檔案、檔案工作這一客觀事物的了解和認識程度。社會公眾檔案意識的強弱，對檔案事業的發展具有重要的或促進或阻礙的作用。社會檔案意識增強，檔案收集工作才容易開展，才能得到社會各方面的有力支持和配合。因此，檔案工作部門應該加強宣傳工作，大力宣傳檔案、檔案工作、檔案工作者，讓全社會的人都知道檔案為何物，從而加深對檔案工作的認識。

（二）制定法律、法規，確保檔案工作順利進行。

目前，我國正在加強民主法制建設，人們的法制觀念正在逐步加強。我國已制定了《檔案法》及其實施辦法等一些檔案法律法規，隨著社會的發展還需不斷地對其進行修訂和完善，有關個人捐贈檔案及民間檔案的接收征集都應該有完善的法律作保障。

（三）加強檔案人才隊伍建設。

目前，從事檔案工作的人員大部分不是檔案專業畢業的，且文化層次比較低，這對整個檔案事業的發展很不利。人是一切生產力要素中最活躍最具決定性的因素，檔案事業的發展離不開專業人才的強大智力支持。因此，大力加強人才隊伍建設應是檔案事業獲得發展的最基礎最重要的一項工作。對于在崗人員應加強職業培訓，使其接收新知識、新理念、新技能。同時，應及時地招收、引進高素質的檔案專業人才，為檔案事業注入新鮮血液。

（四）建議檔案主管部門參與各類重大跨地區活動。

針對跨地區重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產生的檔案得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。

總之，檔案征集管理工作在檔案工作中具有舉足輕重的地位，檔案工作的開展需要檔案界及社會各界人士的共同努力。我們只有重視檔案收集工作，提高收集工作的地位，才能保證這項工作的順利進行，為建設內容豐富、結構合理的館藏體系奠定堅實的物質基礎。

參考文獻：

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