高校輔導員也要做學生檔案管理工作

摘要：在高等院校中，不僅是檔案館（室）的相關人員要做好學生的檔案工作，輔導員也要建立學生的各類檔案，但二者的目的與重點都有區別。輔導員著重對學生進行思想政治教育等工作，而系統、規范和動態的學生檔案更有助于輔導員對當代大學生的教育和管理。

關鍵詞：高校；輔導員；學生檔案

中圖分類號：G27

隨著經濟全球化的程度越來越高，多元價值觀沖入高校校園，對在校大學生--80后、90后的思想和行為產生了一定的影響；近年高等教育的普及，高校招生規模不斷擴大，學生管理工作涉及面廣、難度增加。如何更有效地輔導和教育當代大學生，是輔導員工作面臨的挑戰；怎樣采取多種形式利用多種方法，提高輔導員工作的實效性，是值得深入研究的課題。在高等院校中，輔導員著重對學生進行思想政治教育、心理輔導、生活輔導、就業指導，而完善的學生檔案更有益于其對學生進行輔導管理和服務工作。

一、問題的提出

為進一步加強和改進大學生思想政治教育工作，教育部部長周濟2006年簽發部長令，公布《普通高等學校輔導員隊伍建設規定》，要求各高校切實按照《意見》的規定，從輔導員的素質、數量和工作職責等都給予了明確的要求，以此加強高等學校輔導員隊伍建設。輔導員具有老師和干部的雙重身份，他們既要加強班級建設與管理，又要定期開展相關調查和研究，分析工作對象和工作條件的變化，及時調整工作思路和方法。那么，輔導員在工作中對相關資料的收集與記錄，就形成了學生檔案。

高校學生檔案是其在校期間生活、學習及各種社會實踐的客觀紀錄，反映高校學生完整、獨特的個人成長經歷和表現，并按歸檔制度整理、保管，以備查考的信息載體。它較為全面地反映了學生社會關系、經濟狀況、家庭組成等多方面的情況以及學生在校期間德、智、體、美等方面的素質狀況。不僅是檔案室的相關人員要做好學生的檔案工作，輔導員更要建立學生的各類檔案，但二者的目的與重點都有區別。

對高校輔導員來說，在輔導教育和服務工作中，需要收集整理各種資料。這既是對所進行工作的記錄，同時每學年又要根據相關資料對學生的發展成長進行分析、評估。創建大學生檔案，既是輔導員重要的工作內容之一，又是其重要的工作方式。目前研究高校輔導員工作的著述頗豐，可是研究多集中在專業化和職業化、隊伍建設及考核機制上，有些文獻中也提到輔導員要做好學生電子信息或紙質檔案，但都缺少系統的討論。

二、高校輔導員創建學生檔案的價值意義

85后、90后出生在改革開放的新時代，生長在經濟較為富裕生活較為安逸的環境中，他們對新事物接受能力強，但浮躁心理嚴重；他們理想主義色彩嚴重，但心理素質較低；他們追求愉悅的生活，反叛意識強烈。輔導員需要通過教育和服務，進行價值觀的教育和引導，及時發現和解決學生在思想、生活、學習等方面出現的問題，培養學生的自治能力、建立一種良好的學習激勵機制和加強學生的心理健康教育，保證學生身心健康成長和學習任務的順利完成，促進學生成長成才。日常管理與服務是輔導員的主要工作，它包含了大量的事務性內容，做好有關獎、勤、助、貸、通知、會議、信息收集整理、上報以及大量的日常咨詢回復、關心幫助等工作，是學生順利進行學習、生活的重要保障。

系統、規范和動態的學生信息，有利于管理決策和有針對性地為學生服務。所以，高校輔導員為每一個學生建立檔案信息庫是十分必要的。

（一）高校輔導員創建學生檔案是進行有效學生管理與服務的需要

高校輔導員是大學生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導者。新時期的社會矛盾日趨復雜，在大學校園的反映就是日益嚴重的學生成長問題，這使得輔導員進行有效的日常管理工作顯得尤為重要。要扮演好這些角色履行好這些職責，輔導員必須全面掌握學生的基本情況和動態，了解他們的思想動態和學習、生活需要，及時溝通并輔導他們結合自己的實際明確大學的目標，掌握學習的方法，以提高工作的針對性和實效性。

（二）高校輔導員創建學生檔案管理是做好獎勤助貸工作的保證

檔案管理工作，其實質是收集、記錄學生相關信息。輔導員持續不斷地收集信息，特別是關于家庭情況、成長經歷、思想品德、學習成績、個人特長及身體心理健康狀態等的相關記錄，是對學生進行評估的明確依據，是國家與地市獎助學金、三好學生和優秀干部的評定、助學貸款審批等工作的重要依據。

（三）高校輔導員做學生檔案管理工作可以為學生發展提供憑證

跟隨學生畢業的人事檔案由學校檔案館（室）提供，但系部輔導員創建的學生檔案的內容比檔案館（室）的資料更具體，形式也更直接，是關于大學生在校期間學習與成長的全面、豐富、完整、準確、客觀、詳細而連續的原始記錄。輔導員觀察與記錄的過程，就是檔案形成的過程，通過對學生學習和生活各方面的指導工作、與學生平時交流和晤談，對于學生的個性特點和個人興趣愛好較為了解，因此能更好的指導學生對自身價值進行定位。并且輔導員對學生所學專業的性質、相對口的職業、相關用人單位的招聘條件等方面都有一定程度的了解，能指導學生進行更準確的職業需求評估，規劃自己的職業理想和發展目標。可見，高校輔導員的檔案能為學生發展提供憑證。

（四）高校輔導員創建完善的學生檔案是系部管理水平的體現

完善的系部學生檔案，反映了學生學習、生活的軌跡，從一定程度上也是系部管理與教育規范化、制度化、人性化水平的體現。為促進高等教育的發展，教育部和各教育廳會對高校的教學、管理等情況進行評估，評估指標涉及學生的相關狀況：學生遵守校紀校規的情況、學風建設和調動學生學習積極性的措施與效果、課外科技文化活動等能夠體現學生素質與發展的概況。如黨建評估的指標包括學生黨員支部及相關情況等。輔導員所創建的學生檔案內容都可以作為系部評估的支撐材料。

三、高校輔導員要做好學生檔案管理工作

學校檔案部門和輔導員建立學生檔案的目的不同，內容也有區別。從學校的層面上講，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系、經濟狀況的主要原始材料，也是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷1。檔案室保存的學生檔案主要由學籍表、新生登記表和學生成績冊等組成，主要包括學生高考材料、錄取通知書、學生學期鑒定表、軍事訓練鑒定表、登記表、獎懲材料、畢業生登記表、學校成績單、黨團材料、學生學籍異動材料、就業報到證、畢業生體檢表等內容。而對輔導員來講，要更好履行職責輔導學生，需要為每位學生分別建立紙質檔案袋電子文檔檔案，將入學以后與學生有關的黨團材料等放入紙質檔案袋，將學生所有的個人以及家庭基本信息、入黨材料信息、學習成績、第二課堂、獎勤助貸及其他表現等情況全部分門別類登記到其本人電子檔案，并保持及時地添加更新。

（一）學生基本信息

輔導員在大一新生入學報到時會得到招生處給予的學生基本信息，這些信息比較簡單，要想進一步了解學生，組建干部隊伍進行班級管理，還需要輔導員做細致的統計工作。如：學生的政治面貌、家庭住址、困難情況、家庭社會關系、家長工作性質及聯系方式；求學經歷及擔任職務、高考成績、擅長科目；身體心理健康狀況、住宿情況；對大學生活的規劃和發展意向以及各期次成績等其他基本信息。

（二）各類文件及會議記錄

輔導員在工作中起著承上啟下的作用，需要通過多種形式與學生溝通。學校及系部的方針政策、規章制度、每期的工作重點，大多用紙質或電子文件的形式傳發給輔導員，或通過會議的形式需要輔導員參加學習并貫徹傳達給學生。這些文件或會議記錄，是管理和開展活動的精神、倡議或是依據，需要存檔保留。

（三）日常表現及所獲獎懲的記錄

學生的日常表現包括對學校規章制度的遵循、行為規范的踐行情況、參加班級系部活動情況、誠信表現、學業修習情況等，輔導員要做好記錄，另外，學生\"獎、貸、勤、補、減、免\"的記錄及各類獎狀、證書復印件也要留檔。

（四）實踐記錄

實踐是當代大學生的必修課。學生的社會調查和實踐及取得相應的成績或學分、利用課外時間自愿參加的科技文化活動、社團活動與社會工作、競賽活動、技能培訓等綜合素質的拓展情況，參加科技講座和文化沙龍活動等都是大學生的實踐，除此之外的各類社會實踐，如志愿者活動、支教支農等，都需要輔導員記錄在案。

（五）特長才藝

人才的培養是多方面的，學生的個性和特點也是千差萬別的。對于具有某方面特長的同學，輔導員要幫助他創造條件使之得到充分的培養、順利的發展。班級或系部舉行文體活動時，尤其需要特長與才藝的發揮。特別是如今才藝特長已經成為求職大戰中的撒手锏，建立才藝特長檔案，是對學生發展的有利引導，也有利于系部工作的開展。

以上五個方面，是輔導員針對所有學生設置的檔案內容。但工作中，輔導員尤其要關注特殊學生群體。這個群體的學生由于種種原因造成身體有殘疾或心理有障礙，是不可忽視的人群。因為身體或心理的原因，其某些作為與正常學生的思維和行為不一樣，甚至很偏激，很容易出現問題，造成嚴重的后果。

輔導員從事的是高尚而光榮的事業，按照各高校輔導員工作職責的規定，輔導員需要熟練掌握日常思想教育引導、心理咨詢、黨員發展、就業指導等方面的專門業務，其工作制度有班會制、日志制、聯系制、例會制等，其教育方式方法的現代性，教育針對性和時效性等，受到高校廣大專業教師和學生的好評。在具體的工作中，建立系統、規范和動態的學生檔案，不僅促進了大學生的健康成長，更有利于提高輔導員的工作效率。

參考文獻：

1、楊莉，淺談高校學生檔案管理工作，云南檔案，2008年01期

2、張忠良，做好高校學生檔案管理工作之對策，管理觀察，2009年第13期

3、林嫦娥，高校輔導員在大學生職業生涯規劃中的角色扮演，《人力資源管理·學術版》，2009年第2期