圖書館辦公室在圖書館日常管理中的重要作用

摘 要 高校圖書館辦公室是圖書館的重要組成部分，它擔負著整個圖書館工作的管理、調節、溝通等職能，具有加強館內和館外溝通協調的作用。本文在當前不斷改革的新形勢背景下就圖書館辦公室在圖書館日常管理中的重要作用做一淺顯的探析。

關鍵詞 圖書館辦公室 日常管理 作用

中圖分類號：G46 文獻標識碼：A

1 高校圖書館日常管理工作的內容

（1）建立完善的圖書館管理制度。即在圖書館的日常管理過程當中建立并完善各種規章制度、業務流程和行為規范等管理制度。只有在規范化的制度管理下才能保證圖書館日常管理工作的正常運轉。有了明確的制度和詳細的流程，有關管理人員才能根據相關制度進行事物處理，從而有效的劃定了事情處理的范圍。這樣使圖書館很多的專業管理工作變得容易操作，讓更多的人能夠處理圖書館日常管理事物。

（2）保證信息的暢通。在圖書館的日常溝通中建立快速、有效的信息反映流程。在有效掌握圖書館日常工作流程的基礎上，確保管理者依據可靠的信息做出正確的決策。圖書館在保證信息的暢通方面的工作主要包括建立各類數據統計制度、檔案管理等制度。

（3）保證物質供應。在圖書館日常的物質管理工作中建立完善的物資管理體系。在了解圖書館各個部門工作流程的前提上，對各部門所需要的物質進行采購和配置。圖書館在保證物質供應方面的工作主要包括圖書館運行經費管理、機器設備保養與維護、館舍使用管理等。

2 圖書館日常管理工作的特點

圖書館日常管理工作主要有基礎性強、范圍廣、可執行性三個特點。基礎性強就是指圖書館日常管理工作是圖書館正規化、科學化管理進程中最基本的工作。只有在圖書館的管理工作中打好基礎，才能進行更深入的管理。范圍廣指的是圖書館的日常管理工作是一個涉及面很廣的工作，它貫穿圖書館日常管理工作的全過程，無論是技術服務還是讀者管理都是日常管理工作的組成部分。可執行性指的是圖書館日常管理工作都是一些很細致、操作性強的工作，只有具備強烈的執行力才能把工作做好。圖書館基礎管理是圖書館管理中最具體、操作性強的工作，實用性較高，如果在日常管理工作中每一件事情都是書面和口頭上的匯報，沒有將相關事情落實，那么圖書館的管理工作將不會得到提高。

3 圖書館辦公室在日常管理中發揮重要作用的原因分析

（1）從圖書館辦公室的管理職能來分析。在一般人的眼中，圖書館辦公室只是單純的收發文件的辦事機構，辦公室日常工作就是日常文件的收發和管理。但是，隨著高校改革的發展，教學質量的提高，相關部門對圖書館管理工作愈加重視。使圖書館日常管理工作日趨專業化和復雜化。辦公室的管理職能已發生了較大的轉變，作為日常辦公事物管理的落實機構，辦公室的部門職能已經得到了較大的完善和提高。在圖書館辦公室的部門職能規定中，辦公室日常事物的管理職能已經提升到重要的地位。

（2）從圖書館辦公室在圖書館內其他部門所處的位置來分析。在圖書館管理的部門組織結構中，最高決策者是館長。而辦公室的位置是處于館長和其他部門之間的過渡地帶，是館長與其他部門的連接點。圖書館辦公室一方面是館長的工作信息的提供者，另一方面又是館長思想的傳達者，它是連接館長和其他部門的樞紐。一般來說，辦公室并沒有對其它部門管理的權力，但是如果是在館長的特殊授權下，辦公室具有行政管理監督的權力。

（3）從圖書館辦公室的日常工作性質來分析。在大多數高校的圖書館辦公室職責中，除了本身應有的職能以外還兼有文秘工作、接待公關工作、人事管理工作、衛生和物資管理工作等內容，這充分的說明辦公室是一個高度綜合性的職能部門。圖書館辦公室工作的綜合職能，決定了它在圖書館日常管理工作中的重要作用。

4 辦公室在日常管理中重要作用的體現（下轉第229頁）（上接第184頁）

4.1 規章制度的建設

在圖書館的日常管理當中，規章制度是圖書館有效管理的依據。因此，辦公室首先要建立并不斷完善館內管理制度。在制定有關規章制度之前，應從多個方面搜集本圖書館和其它圖書館制度管理的經驗，召開專門會議征求其他人員的意見，并根據當前主要問題和以后管理需要擬定制度框架。待規章制度初步建立后，相關負責人要根據形勢的發展需要對規章制度的運行情況進行檢查，發現不符合實際的及時改進和完善，保證制度的先進性。否則規章制度就脫離現實工作，實用性不大。有了完善的規章制度后，就要徹底的將相關制度落實到日常管理工作當中，因此，辦公室要經常深入其它工作部門檢查規章制度的落實情況，保證制度的可執行性。

4.2 信息收集與交流

圖書館辦公室在圖書館的組織結構中處于重要位置，它向下能有效的傳達館長思想、向上能反映各部門意見和建議，是信息反饋的核心部位。辦公室在日常工作中接收到的信息很多，所以，信息的有效管理是圖書館日常工作的重要組成部分。如，收集和整理館內的文件和資料，形成完整的文檔管理體系，方便以后資料的查詢。

4.3 當好館長的參謀和助手

圖書館辦公室是直接與館長聯系的職能機構，在職責上隸屬館長的直接領導，在日常工作中辦公室人員應改變簡單傳達信息的工作態度，全面發揮館長的參謀和助手作用。在館長做出決策之前，要主動提供好的解決方案。在提出有效實施方案后，要積極地落實。平時要注意配合館長日常管理工作，幫助館長解決其他細小問題，讓館長從雜事中脫離出來，集中精力抓好宏觀管理。

4.4 公關和協調工作

圖書館在正常的運轉過程中，各個部門之間常常會出現各種各樣的矛盾，需要辦公室去協調和解決，以避免矛盾的激化。辦公室管理人員不但要熟悉圖書館日常行政管理事務，而且要充分了解其它部門的業務運行情況，隨時掌握圖書館的運行規律，這樣，辦公室在全面協調、解決各種矛盾的過程中才能找到重點，最終有效地解決矛盾。使圖書館各部之間和諧共存，將圖書館的整體效益發揮到最大限度。另外，隨著圖書館對外開放的程度越來越高，各高校圖書館之間、圖書館與社會之間的聯系和協作也不斷加強，因此，圖書館辦公室人員應具有專業的公共關系知識，充分運用各種公關技巧，參與內外的交流合作。

4.5 財務與后勤管理

辦公室是圖書館的后勤管理部門，它負責圖書館日常運行中的經費使用、物資供應、設備管理和固定資產管理等工作，為其他部門的正常運行提供強有力的后勤保障。在圖書館日常運行經費的管理中，辦公室要協助館長根據實際需求制定有效的經費使用方案，根據實際情況合理使用經費。在物資材料的供應上，圖書館辦公室要根據工作要求及時購買相關物資，保證物資的正常供應，并做好物資采購過程的相關賬目，保證賬目清晰。在設備設施的維護上，辦公室做好日常設備的保養，指導其他部門正確地使用相關設施設備。如發現設備不足的部門要及時申請采購。在固定資產的管理上，辦公室要合理規劃圖書館的空間使用情況、美化圖書館環境，創造良好的閱讀環境。

1 高校圖書館日常管理工作的內容

（1）建立完善的圖書館管理制度。即在圖書館的日常管理過程當中建立并完善各種規章制度、業務流程和行為規范等管理制度。只有在規范化的制度管理下才能保證圖書館日常管理工作的正常運轉。有了明確的制度和詳細的流程，有關管理人員才能根據相關制度進行事物處理，從而有效的劃定了事情處理的范圍。這樣使圖書館很多的專業管理工作變得容易操作，讓更多的人能夠處理圖書館日常管理事物。

（2）保證信息的暢通。在圖書館的日常溝通中建立快速、有效的信息反映流程。在有效掌握圖書館日常工作流程的基礎上，確保管理者依據可靠的信息做出正確的決策。圖書館在保證信息的暢通方面的工作主要包括建立各類數據統計制度、檔案管理等制度。

（3）保證物質供應。在圖書館日常的物質管理工作中建立完善的物資管理體系。在了解圖書館各個部門工作流程的前提上，對各部門所需要的物質進行采購和配置。圖書館在保證物質供應方面的工作主要包括圖書館運行經費管理、機器設備保養與維護、館舍使用管理等。

2 圖書館日常管理工作的特點

圖書館日常管理工作主要有基礎性強、范圍廣、可執行性三個特點。基礎性強就是指圖書館日常管理工作是圖書館正規化、科學化管理進程中最基本的工作。只有在圖書館的管理工作中打好基礎，才能進行更深入的管理。范圍廣指的是圖書館的日常管理工作是一個涉及面很廣的工作，它貫穿圖書館日常管理工作的全過程，無論是技術服務還是讀者管理都是日常管理工作的組成部分。可執行性指的是圖書館日常管理工作都是一些很細致、操作性強的工作，只有具備強烈的執行力才能把工作做好。圖書館基礎管理是圖書館管理中最具體、操作性強的工作，實用性較高，如果在日常管理工作中每一件事情都是書面和口頭上的匯報，沒有將相關事情落實，那么圖書館的管理工作將不會得到提高。

3 圖書館辦公室在日常管理中發揮重要作用的原因分析

（1）從圖書館辦公室的管理職能來分析。在一般人的眼中，圖書館辦公室只是單純的收發文件的辦事機構，辦公室日常工作就是日常文件的收發和管理。但是，隨著高校改革的發展，教學質量的提高，相關部門對圖書館管理工作愈加重視。使圖書館日常管理工作日趨專業化和復雜化。辦公室的管理職能已發生了較大的轉變，作為日常辦公事物管理的落實機構，辦公室的部門職能已經得到了較大的完善和提高。在圖書館辦公室的部門職能規定中，辦公室日常事物的管理職能已經提升到重要的地位。

（2）從圖書館辦公室在圖書館內其他部門所處的位置來分析。在圖書館管理的部門組織結構中，最高決策者是館長。而辦公室的位置是處于館長和其他部門之間的過渡地帶，是館長與其他部門的連接點。圖書館辦公室一方面是館長的工作信息的提供者，另一方面又是館長思想的傳達者，它是連接館長和其他部門的樞紐。一般來說，辦公室并沒有對其它部門管理的權力，但是如果是在館長的特殊授權下，辦公室具有行政管理監督的權力。

（3）從圖書館辦公室的日常工作性質來分析。在大多數高校的圖書館辦公室職責中，除了本身應有的職能以外還兼有文秘工作、接待公關工作、人事管理工作、衛生和物資管理工作等內容，這充分的說明辦公室是一個高度綜合性的職能部門。圖書館辦公室工作的綜合職能，決定了它在圖書館日常管理工作中的重要作用。

4 辦公室在日常管理中重要作用的體現

4.1 規章制度的建設

在圖書館的日常管理當中，規章制度是圖書館有效管理的依據。因此，辦公室首先要建立并不斷完善館內管理制度。在制定有關規章制度之前，應從多個方面搜集本圖書館和其它圖書館制度管理的經驗，召開專門會議征求其他人員的意見，并根據當前主要問題和以后管理需要擬定制度框架。待規章制度初步建立后，相關負責人要根據形勢的發展需要對規章制度的運行情況進行檢查，發現不符合實際的及時改進和完善，保證制度的先進性。否則規章制度就脫離現實工作，實用性不大。有了完善的規章制度后，就要徹底的將相關制度落實到日常管理工作當中，因此，辦公室要經常深入其它工作部門檢查規章制度的落實情況，保證制度的可執行性。

4.2 信息收集與交流

圖書館辦公室在圖書館的組織結構中處于重要位置，它向下能有效的傳達館長思想、向上能反映各部門意見和建議，是信息反饋的核心部位。辦公室在日常工作中接收到的信息很多，所以，信息的有效管理是圖書館日常工作的重要組成部分。如，收集和整理館內的文件和資料，形成完整的文檔管理體系，方便以后資料的查詢。

4.3 當好館長的參謀和助手

圖書館辦公室是直接與館長聯系的職能機構，在職責上隸屬館長的直接領導，在日常工作中辦公室人員應改變簡單傳達信息的工作態度，全面發揮館長的參謀和助手作用。在館長做出決策之前，要主動提供好的解決方案。在提出有效實施方案后，要積極地落實。平時要注意配合館長日常管理工作，幫助館長解決其他細小問題，讓館長從雜事中脫離出來，集中精力抓好宏觀管理。

4.4 公關和協調工作

圖書館在正常的運轉過程中，各個部門之間常常會出現各種各樣的矛盾，需要辦公室去協調和解決，以避免矛盾的激化。辦公室管理人員不但要熟悉圖書館日常行政管理事務，而且要充分了解其它部門的業務運行情況，隨時掌握圖書館的運行規律，這樣，辦公室在全面協調、解決各種矛盾的過程中才能找到重點，最終有效地解決矛盾。使圖書館各部之間和諧共存，將圖書館的整體效益發揮到最大限度。另外，隨著圖書館對外開放的程度越來越高，各高校圖書館之間、圖書館與社會之間的聯系和協作也不斷加強，因此，圖書館辦公室人員應具有專業的公共關系知識，充分運用各種公關技巧，參與內外的交流合作。

4.5 財務與后勤管理

辦公室是圖書館的后勤管理部門，它負責圖書館日常運行中的經費使用、物資供應、設備管理和固定資產管理等工作，為其他部門的正常運行提供強有力的后勤保障。在圖書館日常運行經費的管理中，辦公室要協助館長根據實際需求制定有效的經費使用方案，根據實際情況合理使用經費。在物資材料的供應上，圖書館辦公室要根據工作要求及時購買相關物資，保證物資的正常供應，并做好物資采購過程的相關賬目，保證賬目清晰。在設備設施的維護上，辦公室做好日常設備的保養，指導其他部門正確地使用相關設施設備。如發現設備不足的部門要及時申請采購。在固定資產的管理上，辦公室要合理規劃圖書館的空間使用情況、美化圖書館環境，創造良好的閱讀環境。

參考文獻

[1] 康捷健.圖書館的常規管理-四川圖書館學報，2009(1).

[2] 陳紅月.如何發揮圖書館辦公室的作用.圖書與情報工作，2008(2).