高校檔案管理工作存在的問題及對策

摘要：高校檔案是學校的歷史記錄，它真實反映了學校建立、發展的全貌。隨著高等學校各項事業的深入開展，作為高校改革的重要的陣地之一，高校檔案管理也必須勇于面對自身存在的問題，采取適應時代要求的發展對策。

關鍵詞：高校檔案管理工作；存在的問題；加強對策

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息［１］。高校檔案指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。檔案管理工作是高校重要的基礎性工作，是衡量高校管理水平的一個重要標志。隨著辦學規模的不斷擴大及教育改革的不斷深化，高校檔案管理工作所承擔的任務明顯增加，所提供服務的范圍也進一步擴大，這就要求高校檔案管理工作不斷發展，為社會提供更好的服務。本文結合檔案管理工作的實際情況，分析了高校檔案管理中存在的問題，探討了加強高校檔案管理的對策。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠。

許多檔案資料處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業性各異，檔案管理人員可能不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。

（二）遵守檔案管理制度情況較差。

目前，大部分學校根據《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領導對檔案管理工作不重視，領導和監察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低。

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關法律法規不健全。

迄今為止，國家對大學生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學生檔案管理工作的法規。因此，大學生檔案管理體制呈現出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術落后。

傳統的檔案管理內容比較簡單，全部為紙質檔案，以手工服務為主要手段進行檔案管理。近年來，學校招生規模不斷擴大，各項事業快速發展，檔案管理的內容越來越多。隨著計算機技術和通信技術的推廣應用，學校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現代化工作提供了硬件設施。然而，一些學校由于檔案管理人員的計算機操作技術不熟練，導致先進的設備沒有發揮先進的作用，計算機的應用只限于檔案目錄的分類、存儲和檢索，利用的方式大部分是單機型的，只是電子化的手工管理，沒有實現能向用戶提供機上檔案內容的信息服務或由用戶自行上機檢索檔案信息的現代化檔案管理功能。

二、加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎工作，因此，應加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發展服務。

（一）樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。隨著科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體也發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段開發現有檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率。

（二）嚴格執行檔案管理制度。

雖然大多數學校制定了檔案管理制度，但是執行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執行情況，一方面，應該通過教育、培訓、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規范意識，建設一支知法、懂法、守法的高素質的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領導應該高度重視各項制度的執行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執行，保證檔案管理工作規范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設，從紙質檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據了大量空間，浪費了大量的人力物力。隨著檔案的不斷增多，采用的原始庫存方法已經不能適應新時期的要求。檔案管理信息化建設是解決這一問題的最佳方法，信息化建設有兩個顯著優點：一是不受量的限制，解決檔案保管問題；二是查找速度快，解決了查找困難的問題。將紙質檔案通過掃描儀輸到計算機后，經過圖像處理，修改、存儲、壓縮等操作將其存入光盤，需要時可以隨時對保存在光盤上的數據庫內容進行檢索、瀏覽、編輯，然后進行詳細分類和檢索處理，可根據管理內容的不同，定義不同結構的檔案庫。檔案可以以卷宗的形式進行管理，也可以采用文件的形式進行管理，按照“檔案庫—分類—文件目錄—電子原件”的形式進行組織。按國家檔案分類的標準類目名稱建立分類，設置分類碼，并可以建立分類模板，進行分類進行檢索。

（四）加強大學生檔案管理隊伍建設，提高其業務能力。

檔案管理工作涉及許多相關學科知識，如歷史學、行為學、公共關系學等，是綜合性的學科，涉及的知識面較廣，對檔案管理人員的素質要求較高。高素質的專業人才是提高檔案管理工作水平的基礎與前提，檔案館應該通過引進人才和培養現有管理人員兩種方式優化檔案管理隊伍。一方面，高校要設立學生檔案室，配備專門人才管理檔案，盡量聘用具備檔案管理工作知識、熱愛檔案管理工作、保密意識強、工作勤奮、業務能力高的人員擔任。兼職檔案管理人員可以由院系的輔導員或學生管理工作者擔任。另一方面，對于現有的檔案管理人員進行定期培訓，應該通過繼續教育不斷提高他們的專業水平和職業道德水平。學習相關專業知識，提高檔案管理人員的業務能力。

總之，檔案管理是學校的重要基礎性工作，對學校的健康發展起著重要的作用。同時檔案管理是一項復雜的系統工程，只有引進新的工作思路，與時俱進、改革創新，扎實推進新時期學校檔案工作，才能全面提升學校檔案服務學校和社會的能力和水平，開創高等學校檔案管理、服務與建設的新局面，更好地服務學校的中心工作，不斷促進學校檔案工作的科學發展。

參考文獻：

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