創(chuàng)新與優(yōu)化高校檔案信息化管理的價值分析與路徑探究

摘要：作為高校重要的基礎(chǔ)性工作，高校檔案信息化工作是體現(xiàn)高校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一，高校檔案工作應(yīng)該突破當(dāng)下在信息化建設(shè)中的“瓶頸”，致力于健全物質(zhì)保障、深化認識、構(gòu)建體系、建立激勵機制、創(chuàng)新服務(wù)形式，從而進一步優(yōu)化檔案利用能力，提升檔案服務(wù)的科學(xué)化水平，最終促進高校檔案信息化的科學(xué)發(fā)展與價值體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化管理工作；價值分析；路徑探究

2008年8月20日教育部以第27號令的公文形式發(fā)布了新修改的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次提出高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”，是高等學(xué)校校長的主要職責(zé)。當(dāng)前，高校檔案是高校重要的原生信息和寶貴資源，是制訂高校發(fā)展計劃、開展教育研究、總結(jié)教育規(guī)律的重要依據(jù)。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校建設(shè)必不可少的組成部分，也是高校加快改革發(fā)展步伐的有效“助推器”。

一、高校檔案信息化工作的不足及現(xiàn)狀分析

隨著社會信息化進程的不斷加快，辦公自動化、電子文件檔案化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。目前，從全國高校檔案管理工作的實際情況來看，雖然大多數(shù)高校已開展了檔案信息化建設(shè)，但高校檔案的信息化建設(shè)仍存在一些較為突出的問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.全員檔案信息化意識欠缺。首先在高校領(lǐng)導(dǎo)層面，一些高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對高校檔案管理工作的正確認識，僅把其當(dāng)做業(yè)務(wù)工作的附屬品，甚少研究。在高校教育事業(yè)中，檔案管理部門產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益遠不及科研部門，乃至行政部門，甚至被認為無足輕重，可有可無。其次，高校教職工層面，不少高校教職工對檔案的不了解與不關(guān)心，在平時工作中忽視了對各類原始資料的整理、保存，致使應(yīng)歸檔材料散失嚴重，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。最后，專職檔案工作人員，至目前為止，部分高校檔案專職人員仍以傳統(tǒng)的管理方式管理檔案，距離使用信息化的檔案管理系統(tǒng)規(guī)范管理電子檔案，便捷使用檔案管理系統(tǒng)檢索、利用檔案尚遠。

2.檔案管理制度不完善。國家雖然頒發(fā)了檔案信息化建設(shè)長期規(guī)劃，但在全國范圍內(nèi)仍缺乏統(tǒng)一的組織、協(xié)調(diào)、規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)；各高校檔案管理制度建設(shè)僅著眼于某一方面，建設(shè)檔案部門的目的僅根據(jù)自身需要，缺乏系統(tǒng)思想與整體規(guī)劃。國家雖然對各高校的電子文件及歸檔信息化標(biāo)準進行了規(guī)范要求，但由于缺乏統(tǒng)一高度的檔案管理制度為指導(dǎo)方向，這些辦法與規(guī)劃單薄零散，難成系統(tǒng)整體，使得多數(shù)高校的歸檔工作具有較大的隨意性，這樣容易造成各自為政、各行其是的局面，檔案工作難以實現(xiàn)標(biāo)準化和規(guī)范化，影響了檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性。大多數(shù)高校在檔案管理和查詢方面，特別是全文檢索查詢舉步維艱，檔案信息資源也無法共享。

3.軟硬件投入明顯不足。在軟件設(shè)施方面更傾向于選擇較便宜的檔案信息化處理系統(tǒng)，甚至Excel表格處理；在硬件設(shè)施方面缺乏適宜、安全保存檔案的專門庫房和防盜、防火、防潮、防有害生物的必要設(shè)施。這導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)與當(dāng)前發(fā)展不相適宜，現(xiàn)有工具使用效率不高，難以滿足檔案信息化建設(shè)需要等問題，明顯落后于高校發(fā)展的步伐。同時人力方面，高校對從事教學(xué)科研一線工作的專業(yè)技術(shù)人員的激勵機制和培養(yǎng)力度相對傾斜，對檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)相對無法跟上信息化發(fā)展步伐，這也成為制約檔案信息化往更高層次發(fā)展的瓶頸，進一步影響了檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

4.從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。如前所述，由于對檔案信息化建設(shè)的重視不夠、認識不深，不少高校在招聘檔案管理人員時未能招到合適的既懂檔案專業(yè)知識，又懂信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)普遍失調(diào)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才。同時，高校檔案管理人員多為兼職人員，經(jīng)常更換，造成檔案管理相關(guān)專業(yè)出身的人員及熟悉檔案業(yè)務(wù)的工作人員越來越少。而對于現(xiàn)有檔案管理人員，又未對其進行相關(guān)專業(yè)技能與知識的培訓(xùn)。加之，高校人才培養(yǎng)政策的失衡，致使檔案管理人員的積極性未能被充分調(diào)動，缺乏必要的鉆研精神。

二、創(chuàng)新、優(yōu)化高校檔案信息化管理工作的價值分析

在數(shù)字化信息時代這一大環(huán)境下，從產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益方面看，創(chuàng)建數(shù)字化檔案館的具體價值主要體現(xiàn)為以下幾點。

一是創(chuàng)新、優(yōu)化高校檔案信息化管理，有利于檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管與利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，不僅可以使高校檔案管理實現(xiàn)自動化、實時化，保證高校檔案信息的時效性和檔案查詢的及時性，而且可以最大限度地減少人力、物力、財力和時間的浪費，極大提高檔案管理工作的水平和效益。

二是創(chuàng)新、優(yōu)化高校檔案信息化管理，能夠充分借助現(xiàn)代化的設(shè)備和自動化、網(wǎng)絡(luò)化等工具，提高工作科學(xué)化水平，完成檔案的日常管理、分類、查詢檢索等繁重細致的工作，節(jié)約大量人力資源和底層勞動量，準確、及時、簡捷、滿足高校檔案信息資源的全方位需求，從而成為適應(yīng)高校工作發(fā)展需要的“助推器”。

三是創(chuàng)新、優(yōu)化高校檔案信息化管理，能夠使檔案館藏信息及時、便捷地提供給需求者，有效實現(xiàn)信息共享，拓展工作渠道。這有利于滿足需求者的價值認同感，培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)校歸屬感，擴大社會效益；能拓展其服務(wù)領(lǐng)域，開發(fā)利用數(shù)字化資源，為社會、學(xué)校、師生提供優(yōu)質(zhì)、共享服務(wù)，進一步提高社會效益。

三、創(chuàng)新、優(yōu)化高校檔案信息化管理工作的路徑探究

我國高校檔案工作信息化、標(biāo)準化建設(shè)起步較晚，要不斷加強這方面的工作，以改變高校檔案工作“各自為政”的局面，就必須事先構(gòu)建信息標(biāo)準化體系，充分考慮網(wǎng)絡(luò)安全、軟硬件設(shè)施、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與信息通訊方式等的標(biāo)準化，以指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建完整、統(tǒng)一的高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，可以從以下幾個方面進行實踐探究。

首先是深化全員對高校檔案信息化建設(shè)必要性的認識。檔案信息化建設(shè)取決于高校決策層、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理者的認識。高校決策層必須認識到檔案信息化建設(shè)對高校教育事業(yè)發(fā)展的積極推進作用，而非僅僅是業(yè)務(wù)工作的附屬品，應(yīng)該將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，將其與數(shù)字化校園建設(shè)同步推進。同時，要加強對現(xiàn)有檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，為高校培養(yǎng)出一批既懂檔案業(yè)務(wù)知識又懂信息化技術(shù)知識的復(fù)合型人才，使其能適應(yīng)今后的檔案信息化工作，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。還要加大檔案信息化的宣傳力度，使高校教職工深化高校檔案信息化意識，在日常工作中，有意識地保留檔案的原始資料，確保檔案的完整性，有利于檔案的檢索、利用。

其次是加大經(jīng)費投入，充分提供創(chuàng)新、優(yōu)化檔案信息化工作的物質(zhì)保障。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。”一方面，高校應(yīng)將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費納入預(yù)算范圍，為檔案部門購置與信息化建設(shè)相配套的檔案管理軟件、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等軟硬件設(shè)施。另一方面，按照上級教育部門和檔案部門批準的檔案人員編制，依據(jù)檔案信息化建設(shè)需要的復(fù)合型人才要求，落實人員和崗位，實現(xiàn)人崗匹配；同時，對現(xiàn)有專、兼職檔案人員，進行專業(yè)技術(shù)培養(yǎng)，采取“雙管齊下”的方式，為高校檔案信息化建設(shè)奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

再次是創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，優(yōu)化檔案利用能力，提升高校檔案信息化服務(wù)質(zhì)量和科學(xué)化水平。通過建立檔案管理主頁及電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，開展網(wǎng)上服務(wù)。高校檔案部門應(yīng)充分利用自己的數(shù)字化校園網(wǎng)，制作檔案信息化主頁，收集和整理網(wǎng)上數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與各部門（學(xué)院）網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)形成橫向化互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，為各部門（學(xué)院）提供檔案便捷的信息檢索，實現(xiàn)資源共享；改變傳統(tǒng)服務(wù)方式，變被動為主動，積極主動開展檔案信息服務(wù)；深入研究不同學(xué)科、專業(yè)、層次，了解其需求，主動提供相關(guān)檔案信息，同時加強宣傳，通過出版必要的檔案專輯，向廣大師生和社會各界介紹檔案的社會價值和用途，使其對檔案有更深的認識和了解；通過強效的檢索工具，強大的編演工作，檔案利用者能便捷檢索到所需的檔案信息。

最后是提供多元化的服務(wù)內(nèi)容，滿足個性化需求，實現(xiàn)高校檔案信息化可持續(xù)發(fā)展。檔案部門應(yīng)該通過與各黨群行政部門、各學(xué)院及社會的緊密聯(lián)系，歸整相關(guān)信息，豐富數(shù)字化檔案內(nèi)容。同時，在檔案主頁上添加多元化服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、檔案信息的數(shù)字化開發(fā)與利用、檔案用戶的教育與培訓(xùn)等，從而使檔案利用者能便捷檢索檔案信息，提升其檔案的選擇能力及信息檢索、篩選及識別能力。同時開展靈活多樣的個性化服務(wù)，利用各種通訊方式提供在線檢索和咨詢提升檔案利用效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量；還要通過數(shù)字化形式分期、分批或分專題介紹開放檔案的范圍、內(nèi)容，以及查檔的基本知識，變封閉服務(wù)為開放服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息價值的最大化，促進檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

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