淺談高校財務預約報賬系統的構建

【摘 要】 隨著高校規模化發展和多校區管理以及教學、科研、實驗室建設等資金來源渠道多元化發展，財務工作的業務量不斷增多，內容的復雜性以及難度不斷提高，財務人員編制少與工作量多之間的矛盾使得高校報銷難的問題日益突出。高校如何提高服務效率、提高財務管理水平，是高校財務工作者面臨的新問題。文章對高校傳統報賬與預約報賬進行比較，并就高校財務預約報賬系統的構建及應注意的問題進行了淺析。

【關鍵詞】 高校財務； 預約報賬系統； 構建

隨著我國經濟的快速發展，高校的發展規模不斷擴大，多校區辦學對財務管理提出了新要求；教學、科研、實驗室建設等資金來源渠道多元化發展，使得財務管理的復雜性及難度不斷增加；學校為了提高資源使用效率出現的老校區置換、對外出租出借、投資校辦企業等多樣化發展，也要求財務人員不斷學習會計知識，提高業務水平；領導對資金使用情況分析的關注不斷提高，財務工作需要由原來單純的核算型會計向管理型會計轉變。以上新形勢的出現對現代高校財務管理工作提出了更高的要求，目前很多高校都存在著財務人員編制少與工作量多的矛盾，使得高校報銷難的問題日益突出。高校如何提高財務服務水平，如何提高資金的使用效率，如何強化高校的內涵建設，如何提高高校財務預算執行的過程控制，這些問題都給高校財務工作者提出了新的挑戰。如何解決上述問題，信息化的預約報賬系統的構建或許可以提供一定的幫助。

一、高校預約報賬模式與傳統報賬模式的優劣差異

（一）報銷流程方面

傳統報賬模式多為手工操作，容易出錯，且流程繁瑣，教職工等候時間長。雖然會計電算化技術在一定程度上提高了會計核算的效率，排隊系統較好地維持了報銷大廳的秩序，無現金報賬支付方式也為高校資金使用的安全性提供了較好的平臺，但是報銷難的問題并沒有根本解決。傳統的報銷流程繁瑣，需要經辦人領取并正確填寫各類報銷單據，還需要驗收人、院系職能部門領導、分管院領導等多人簽字，而且多為手工操作，易出錯，財務人員按照相關財務制度及內部控制的規定必須予以駁回，意味著經辦人需要重新辦理，由此給財務人員帶來很大的審核壓力。還有的教職工報銷需要找領導簽字，可能正好趕上領導開會或者出差，跑了幾趟也沒有簽到字，也會認為報銷很難。年底的時候，招生就業、實習、科研結題、教研結題等業務導致報銷的老師增多，財務前臺審核人員相對較少，所以老師經常要排隊等很久。每年的教職工代表大會，報銷難總是代表們最集中的提案，高校財務部門承擔著巨大的工作壓力，同時也承受著很多教師的不理解。

預約報賬模式流程規范，制度透明，并且不受時間地點限制，進度清晰可查。教職工可以在報銷指南中查看相關業務的報銷文件、報銷示例、報銷流程等信息，加深對會計工作的認識及理解。制度公開透明，既較好地宣傳了財務的規章制度，也為教職工提供了方便，有效減少因為信息不對稱造成的矛盾，有利于報銷的規范化發展。網上預約報賬系統依托校園網，支持教師在任何時間、任何地點，通過瀏覽器上網提交報銷申請和預約，領導可以自由安排時間進行項目簽批，避免教師手工填寫造成的筆誤以及找領導簽字難的情況，改變教職工報銷難的看法。網上報銷系統流程及進展清晰透明，可以將每個單據的情況清晰地進行展示，使得教師、領導、財務均可以清晰地看到單據的進展狀況。

（二）工作質量及工作效率方面

傳統報賬模式工作效率低且工作質量較差。首先，高校教育經費、學科建設、實驗室建設、專項發展資金等經費收入不斷提高的同時，科研協作經費、新校區建設貸款、對外出租出借收入、老校區置換收入等多樣化經費收入的增加，使得財務核算工作需要將來款對應到項目，工作量增大，難度提高，內容日益復雜。其次，隨著高校校外交流活動的增加，公交車、過路過橋費等小額發票數量大大增加，也無形中增加了財務人員的工作量。財務人員既要審核原始票據的真實性，又要審核領導簽字是否符合財務規定，還要計算各種補助是否正確，以及判斷科目，項目如何列支，財務工作效率較低。隨著高校對資金使用情況以及財務分析的不斷重視，財務部門還要定期進行財務分析，為各項檢查評比提供數據支撐，科研結題時進行經費使用分析等，由于賬務沒有及時處理、制單時錄入錯誤、來款無法對應到項目等原因導致數據的質量不高，對管理活動提供決策幫助不大。

網上預約報賬系統可以提高財務部門的工作效率與服務質量。網上預約報賬系統實現了與財務系統、無現金報賬系統的完全對接，可以根據正確的報銷申請單自動生成記賬憑證，確保了財務信息的及時性和完整性，同時也大大減輕了財務人員的錄入工作量，降低錄入的錯誤率，提高會計核算工作質量以及財務管理精細化水平。來款登記功能可以方便財務人員及時將項目到賬資金入賬，教職工也可以及時了解資金到賬情況，及時辦理相關手續，進行項目業務報銷，提高財務部門服務質量。

（三）預算過程控制及資金使用效率方面

傳統報賬模式下，預算執行過程控制差，資金使用效率有待提高。在國庫集中支付系統的銀行支付方式下，資金支付需要受報銷流程和資金計劃批復情況的雙重制約，各部門、各項目無法得到及時準確的支出數據，導致高校對預算執行的過程控制、動態管理較差，出現項目超支或者結余較多等情況。

預約報賬系統有利于監督預算執行的過程控制以及提高資金的使用效率，財務信息公開化。各部門、項目負責人以及財務人員可以通過預約報賬系統查詢特定項目的已報銷情況以及已申請未報銷情況，合理安排項目資金，監督管理預算的使用，嚴格控制預算，做好預算執行的過程控制以及提高資金的使用效率。項目負責人還可以對本年資金使用情況進行合理分析，為下一年度經費預算的編制提供有利的依據，提高預算編制水平及財務監督管理水平。

二、高校網上預約報賬系統的構建

針對傳統報賬模式的種種弊端，高校可以通過網上預約報賬系統的實施來加以完善，提高服務滿意度。網上預約報賬系統可以通過校園網實現，不受時間和空間的限制，教職工可在任何一臺聯網終端進行申請、預約、打印等功能的操作；財務處可以提前了解、安排報銷業務，合理調度資金，在對原始憑證審核后，可以自動生成記賬憑證。網上預約報賬系統的應用必將從根本上改進傳統的報銷模式，建立規范的報銷流程和信息填報，提高財務工作效率，使報銷工作變得方便快捷，實現報銷業務網絡化、公開化、制度化、透明化，為財務工作從報賬型向管理分析型轉變提供必要的條件。

網上預約報賬系統是以電子化、信息化等為手段，實現單據填寫的規范化、業務審批的流程化、財務審核的透明化，以全面提升財務信息質量，使財務信息準確、完整和及時地作用于管理工作，也為財務分析提供相應的輔助數據支撐，同時可以即時了解項目進展情況，合理安排資金。網上預約報賬系統同時可以與預算管理、財務核算、無現金報賬、項目查詢等系統互通，不僅是對傳統工作方式的重大變革，也為高校財務信息化建設的科學發展打造了一個新的功能強大的綜合性平臺。

高校網上預約報賬系統主要由三層體系架構組成。通過引入應用服務器和中間件軟件，將客戶端用于存放表現邏輯，應用服務器用于存放業務邏輯，數據庫服務器端用于存放數據邏輯。這種形式的架構可以使大數據量的訪問只與中間層的應用服務器交互，能夠使得數據處理效率得以提升，也不會影響到數據庫服務器端的運行。教師可以通過在財務預約報賬系統進行注冊登錄的方式，對報銷信息進行填寫、查詢、修改等相關業務操作，填寫無誤后將數據提交至Web服務器中。系統管理員可以在Web服務器端對權限控制、用戶管理、科目分配、基礎數據等進行控制操作，保證系統的安全性及保密性。財務人員可以利用Web服務器中的數據進行相關會計憑證的業務辦理，減少財務人員的工作量，提高工作效率。基礎數據以及已審核的預約單據信息可以在財務數據庫與預約報賬系統數據庫兩者之間進行傳遞。所有用戶均可以通過Web服務器連接打印服務器對數據進行及時打印，從而形成最終送財務前臺審核的報銷單據。

在功能設計方面，預約報賬系統業務主要包括一般報銷業務、差旅費報銷業務、借款及還款業務、經費來款登記業務等。一般報銷業務主要包括日常發生的辦公費、差旅費、水電費、通訊費、招待費、交通費、印刷費等業務，需要填列日期、事項、金額、單據張數、項目等信息，可以累計填寫，系統自動合計計算總額；差旅費報銷業務需填列日期、出差人、職別、出差事由、起訖時間、汽車費、住宿費、航空費、火車費、伙食補貼、乘車補貼等內容；借款及還款業務須填寫借款日期、部門、借款人、借款事由、借款金額、項目等；經費來款登記業務主要用于區分來款的項目，便于財務及時增加相應的項目收入，主要用于解決目前高校來款多、不能明確到項目的問題，需要填列來款時間、對方單位名稱、金額、項目名稱、項目編號、經辦人等信息。

在報銷流程方面，主要包括用戶登錄——報銷單申請——報銷單審批——預約報銷時間——財務入賬。當用戶登錄網上預約報賬系統網站后，通過用戶名、密碼、驗證碼的方式驗證用戶是否有效。有效的用戶進入系統后，可以查看報銷指南中提供的各種報銷業務的詳細說明及操作示例，以及查看學院各項報銷的規定及注意事項。用戶明確了自己的報銷業務類型后，選擇相應的模塊填寫報銷單據，核對正確無誤后，提交主管部門審批，主管部門領導可以不受時間、地點的限制，利用安全的數字簽名及密碼在網上進行簽批，注明簽批意見，然后教職工可以根據領導的簽批意見，在系統上預約合適的財務報銷時間，打印預約報銷清單，按照約定的時間，攜帶原始單據及打印的預約報銷清單到財務前臺審核，財務人員對原始單據進行認真審核，審核無誤后將其轉化為記賬憑證，如果網上數據有問題，財務人員可以在規定的權限范圍內在制單界面修改憑證，然后通過無現金報賬系統打到教師公務卡上，并通過短信方式通知報賬人。在來款登記業務流程方面，主要包括用戶登錄——來款登記——來款確認——財務入賬。有效的用戶通過用戶名、密碼、驗證碼方式進入系統后，進行來款詳細登記，包括來款日期、單位名稱、金額、項目名稱、經辦人等信息，財務部門在看到銀行進賬單據后予以確認，并進行相關業務處理。

三、高校網上預約報賬系統構建應注意的問題

（一）安全性

預約報賬系統主要依托于網絡環境，以網絡作為信息傳遞和共享的媒介，財務數據屬于機密信息，對其安全性以及保密性要求較高，所以高校網上預約報賬系統需要充分考慮財務數據的安全性、保密性、穩定性，避免遭受黑客的攻擊以及病毒的破壞。同時，財務部門需要對使用者進行不同層次的權限劃分，嚴格權限制度。

（二）制度化

網上預約報賬系統是高校信息化建設的基礎體系，是提高高校財務管理信息化的重要步驟。完整的財務報銷系統需要完善健全的制度體系作為依托，做到制度全面化、公開化、完善化，讓教職工報銷時可以有制度可查，財務人員報銷有據可依，減少不必要的矛盾。制度化有利于財務工作的正常開展以及贏得教職工對財務工作的理解與支持。高校需要不斷完善自身的財務制度建設，針對新形勢、新變化不斷完善與補充，減少制度漏洞，提高財務制度的精細化水平，還可以針對學院自身財務執行過程中發現的資金使用不合理現象，完善資金使用制度，加強高校資金使用效率以及自身內涵建設。

隨著數字化校園建設日趨完善，高校的財務報賬模式也應逐步向網絡化、信息化、數字化方面發展。高校網上預約報賬系統的應用，將極大地提高高校財務管理工作，實現財務管理的規范有序、監督有力，有效地促進高校會計工作從傳統的核算型向管理型轉變，優化報銷流程，提升服務質量，提高報銷效率，較好地進行預算執行的過程控制，合理安排學院資金，提高資金使用效率。

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