淺談如何降低企業采購成本

【摘要】 采購管理作為企業管理中的重要環節，在企業運營中，采購已顯得越來越重要，成本比重高、資金投入大、管理環節多。采購環節每降低1%。企業利潤將增加5-10%。采購與采購管理已成為企業競爭優勢的來源之一，激烈競爭的環境迫使企業必須已“買”的途徑--降低采購成本，來代替“賣”的方法--提高售價，達到提升利潤的目的。

【關鍵詞】 降低 采購成本 管理思路

1.建立合理的管理組織結構

組織結構對于工作任務如何進行分工、分組和協調合作非常重要，合理的管理組織結構必須要考慮以下幾個關鍵因素：工作專業化、部門化、命令鏈、控制跨度、集權與分權與標準化。合理的組織結構可以解決職能交叉、責權不清問題，理順業務流程，提高工作效率。

2.完善制度和流程

建立嚴格、完善的各項工作制度，不僅能規范企業的采購活動，提高工作效率，杜絕各部門的推諉扯皮，還能預防采購過程中的暗箱操作。實施統一的標準化業務流程，增加業務操作的透明度和可視性，強化采購風險管理，提高管理水平和工作效率。

3.及時準確的采購計劃

采購成本最大的浪費在于缺乏及時準確的采購計劃。因為計劃不及時準確導致原材料的大量積壓或者停工待料的現象比比皆是。科學合理的計劃管理能夠幫助企業制定合理的采購計劃，以便在合適的時間、合適的地點、用合適的資金采購合適的物料。影響采購計劃的因素主要有：采購環境、企業年度銷售計劃、生產計劃、生產效率、用料清單等。因此在制定采購計劃時，要充分考慮企業自身情況、進行充分的市場調查和吸取相關單位的意見。

4.建立供應商管理體系

對于企業供應商實行動態管理，確定供應商選擇標準和建立供應商績效考核體系。對供應商按資信度、滿足供應的能力、墊資能力及承擔風險能力進行ABC分類法管理。供應商的選擇直接影響了企業采購的質量，從而間接企業產品的質量和聲譽，選擇合適的供應商是采購管理的重要工作，供應商的好壞直接決定企業的采購工作是否有效、采購成本能否得到控制。因此，在選擇供應商要考慮的主要因素有：產品價格、產品質量，服務質量、所在位置、供應商存貨政策、柔性。 為保證供應商管理的透明性，須由企業監察、審計部門每年對供應商進行檢查，由使用部門對供應商做出評審。

5.建立采購價格管理體系

價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動、企業應充分主意對采購市場的調查和信息的收集、整理，利用現代網絡化信息技術建立市場收集渠道，密切跟蹤市場行情變化，定期對主要物資的成本構成和價格走勢進行分析、預測，為降低物資采購成本做好前期準備。為加強對采購價格的管理，在物資管理崗位上設置價格審核員，負責采購價格的審核，打破采購價格由采購員說了算，價格談判不透明的格局。專業價格審核崗位的設置，使得對采購價格的研究更為透徹和專業，可以為企業降本增效發揮很大的作用。

6.建立質量管理體系

產品質量是影響企業經營成敗的關鍵因素，只有采購物資符合企業生產的要求，才能生產出合格的產品供應市場。因此企業要建立嚴格完善的質量管理體系。首先要確定質量管理理念與標準，在滿足生產的基礎上盡量選擇最便宜的產品，并不是最貴的就是最好的，只有最合適的才是最好的。其次，對質量信息統計分析和質量指標的設定與監督。最后為質量指標全過程執行。

7.建立完善的監督體系

物資采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著大量的資金使用權，目前很多企業的物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監督和制約機制。因此，必須具有完善的監督機制，使整個采購過程在眾多的監督之下，成為公開、公平、公正的交易，從而保護企業利益不受損害。在采購過程中實施：（1）三分一統：市場采購權、價格控制權、質量驗收權要做到三權分離，各自負責，互不越位。“一統”，即合同的簽約特別是結算付款一律統一管理。（2）三統一分：所有外購材料要統一采購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款；“一分”則是指費用要分開控制。（3）三公開兩必須：采購品種、數量和質量指標公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，采購完成后的結果公開；“兩必須”是指必須在貨比三家后采購，必須按程序、按法規要求簽訂采購合同。（4）五到位、一到底：采購的每一筆物資都必須由五方的簽字，即只有采購人、驗收人、證明人、批準人、財務審查人都在憑證上簽字，才能視為手續齊全，才能報銷入賬。“一到底”就是負責并且要一包到底，包括價格、質量、使用效果等都要記錄在案，什么時候發現問題什么時候處罰。（5）制定全過程、全方位的監督制度。嚴格完備的采購控制不僅可以降低企業的物資采購價格、提高物資采購質量，還可以保護采購人員不受外部利益的誘惑。

8.建立多種采購模式

采購的原則是：在合適的時間適當的價格從適當的供應商買回合適數量的的商品。在對各個類別所涉及企業的內外部信息分析和論證的基礎上，結合調研取得的采購物資的需求、供應商分析、市場供應數據，對各個類別內每種關鍵物資進行戰略分析，制定多種采購模式對每個類別的物資進行采購。如：可以根據不同情況同步實施實施集中采購、供應商寄售制零庫存采購、第三方物資采購和利用電子商務平臺等現代采購方式。采購模式指導各個類別的采購行動，并且要根據企業整體發展，結合市場的變化情況，進行必要的總結、完善和更新。

在采購占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下，降低采購成本既是企業“第三利潤源泉”，也是實現第一利潤的堅實基礎。采購工作是企業經營活動的起點，也是企業產品成本的關鍵所在，因此降低采購成本，有效地避免無效成本支出，盡可能獲得最大收益。同時對企業采購中存在的問題進行分析，綜合各種因素提出降低企業采購成本的對策，最后確立降低企業采購成本的策略，可為公司創造更大的價值。

（作者單位：馬海民；常喜斌，青海鹽湖工業股份有限公司化工分公司）