淺議化工行業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)物料管理應(yīng)注意的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作

【摘要】 ERP系統(tǒng)的在企業(yè)的上線前籌備階段，財(cái)務(wù)部在這個過程中如何做到對物料的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析呢？首先要明確ERP編碼的作用和方法，其次建立企業(yè)的預(yù)算體系并同ERP系統(tǒng)結(jié)合起來對物料進(jìn)行事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。使企業(yè)的物流過程清晰、耗用定額化。有效的實(shí)現(xiàn)ERP建設(shè) --“市場-生產(chǎn)-供應(yīng)”整個供應(yīng)鏈管理。

【關(guān)鍵詞】 ERP 物料管理 財(cái)務(wù)基礎(chǔ) 注意事項(xiàng)

前言

近年來，ERP系統(tǒng)在國內(nèi)廣泛使用，把企業(yè)的物資流、資金流、人力資源、信息流統(tǒng)一起來進(jìn)行管理，最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。體現(xiàn)了其在管理上的先進(jìn)性。同時由于行業(yè)業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜性和企業(yè)從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)給ERP實(shí)施前準(zhǔn)備工作帶來一些困難。那么企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)前應(yīng)做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作，以推動實(shí)施的順利進(jìn)行。現(xiàn)就化工行業(yè)在實(shí)施ERP過程物料管理上的一點(diǎn)心得與大家共享。

由于化工行業(yè)的生產(chǎn)反應(yīng)條件大多在高溫、高壓、易燃、易爆的過程中，原材料及反應(yīng)過程會出現(xiàn)有毒有害、高腐蝕的液體和氣體。生產(chǎn)要求連續(xù)性，運(yùn)轉(zhuǎn)周期長等特點(diǎn)。財(cái)務(wù)部在這個過程中如何做到對物料的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析呢？根據(jù)化工行業(yè)的特點(diǎn)和實(shí)際工作中的問題個人認(rèn)為，要把物料管理好，首先要重點(diǎn)作好：供應(yīng)鏈管理上對物料的編碼和儲存計(jì)量；全面預(yù)算在ERP系統(tǒng)中控制和監(jiān)督物料。

1.物料的編碼和儲存計(jì)量

1.1 ERP編碼的原則和作用：

1.1.1 ERP編碼的原則。為科學(xué)管理物料，使倉庫資料統(tǒng)一管理，全面、動態(tài)掌握產(chǎn)品資料，便于供應(yīng)部、市場部和財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)車間等部門共享。物料檔案是ERP系統(tǒng)中最重要的基礎(chǔ)資料之一，是產(chǎn)生BOM的基礎(chǔ)和前提。它是連接銷售、生產(chǎn)、采購、庫存以及成本核算等系統(tǒng)的紐帶，由于數(shù)量大，品種多，分類復(fù)雜，出入庫頻率高。且化工企業(yè)的物料檔案，類別分得細(xì)，每類物資都有不同的屬性和用途。因此物料的管理和儲存離不開科學(xué)的編碼，應(yīng)對庫房物資、生產(chǎn)物資、采購物資統(tǒng)一編碼，物料編碼應(yīng)遵循以下幾個基本原則 ：

（1）統(tǒng)一性原則：一個組織內(nèi)只能使用一套物料編碼，以方便組織內(nèi)不同企業(yè)間的數(shù)據(jù)交換；

（2）唯一性原則：即一種物料只能有一個編碼，同樣一個編碼只能對應(yīng)一種物料；

（3）嚴(yán)謹(jǐn)性原則：所有物料編碼的建立需要授權(quán)專人負(fù)責(zé)，以便保證其正確性；

（4）終身制原則：即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用；

（5）簡單性原則：編碼必須簡單，一套復(fù)雜的編碼體系需要昂貴的學(xué)習(xí)成本，也不利于推廣；

（6）清晰性原則：編碼中使用的字符必須能夠清晰辯識，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和數(shù)字“0”，字母“Z”和數(shù)字“2”，字母“Q”和數(shù)字“0”等，

每一種物料有一份文檔，稱為物料主文件，說明物料的各種參數(shù)、屬性及有關(guān)信息，反映物料同各個管理功能之間的聯(lián)系，體現(xiàn)信息集成，物料主文件中包羅的數(shù)據(jù)項(xiàng)很多，一般都要用多個屏幕分類分頁顯示，每一頁對應(yīng)一項(xiàng)業(yè)務(wù)，便于查詢和明確維護(hù)信息的責(zé)任人。

1.1.2 ERP編碼的作用：

使系統(tǒng)識別產(chǎn)品工藝流程。用計(jì)算機(jī)輔助管理，首先要使系統(tǒng)能夠“讀出”企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品工藝流程和所有涉及的物料，為了便于計(jì)算機(jī)識別，必須把用圖表達(dá)的產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)報(bào)表格式，也就是物料清單。ERP編碼是數(shù)據(jù)清單產(chǎn)生的前期和基礎(chǔ)。

聯(lián)系與溝通企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的紐帶。物料清單是運(yùn)行ERP內(nèi)部集成的主導(dǎo)文件，企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門都要依據(jù)統(tǒng)一的物料清單進(jìn)行工作。

（1）銷售部門：確定配置產(chǎn)品需要的可選件、計(jì)算累計(jì)提前期、是銷售部門洽談客戶訂單的依據(jù)；是銷售部門投標(biāo)報(bào)價(jià)的依據(jù)；

（2）計(jì)劃部門：物料清單是按照實(shí)際的生產(chǎn)工藝流程順序編制的，是計(jì)劃部門編制生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃的依據(jù)；

（3）倉儲部門：是倉庫部門向生產(chǎn)工位配套發(fā)料的依據(jù)；

（4） 生產(chǎn)部門：是跟蹤物流、工序及生產(chǎn)過程、追溯任務(wù)來源的依據(jù)；

（5）技術(shù)部門：是改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的3化工作（標(biāo)準(zhǔn)化、系列化、通用化）需要參照的重要文件；

（6）供應(yīng)部門：是采購和選擇外協(xié)的依據(jù)；

（7）財(cái)務(wù)部門：是核算成本的依據(jù)；如果把工藝設(shè)備也包括在物料清單中，就可以同步生成生產(chǎn)資金積累計(jì)劃，并合理分?jǐn)傁墓に囇b備的“間接”成本。

不難看出，上述各項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及銷售、計(jì)劃、生產(chǎn)、供應(yīng)、物料、成本、設(shè)計(jì)、工藝等部門。物料清單體現(xiàn)了信息集成和共享。對一個生產(chǎn)企業(yè)來講，實(shí)現(xiàn)信息化管理離不了物料清單，而物料清單的產(chǎn)生是物料標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的編碼。所以ERP編碼是企業(yè)信息化、集成化得基礎(chǔ)。

1.2儲存和計(jì)量：

有些化工原料為液體，且具有強(qiáng)腐蝕行，揮發(fā)性等特性。一般采取封閉式儲物罐來儲存。并通過儀表來反映物料的量和狀態(tài)。將每個儲罐作為一個貨區(qū)來對待。為每個儲罐編碼，設(shè)定其最大庫容積，所屬生產(chǎn)廠、位置，物理屬性等，并設(shè)定儲罐的初始狀態(tài)。這是化工行業(yè)庫房管理與其他行業(yè)不同的地方。比如：產(chǎn)品申請入庫時，ERP系統(tǒng)自動提供可接收產(chǎn)品儲罐列表參考，選中某儲罐后，ERP自動進(jìn)行儲罐容量預(yù)占用，儲罐將自動鎖定。待產(chǎn)品實(shí)際入庫并檢驗(yàn)后，按實(shí)際入庫量更新庫容信息和質(zhì)檢結(jié)果，自動解鎖到可用狀態(tài)。對于倒罐的業(yè)務(wù)，管理人員填寫“倒罐申請單”，該單據(jù)需要多級審批。因?yàn)榈构迺r的產(chǎn)品需要重新組合，成分不確定，因此申請經(jīng)過多級審批通過后，ERP將自動鎖定將要對倒的儲罐，當(dāng)?shù)构尥瓿珊螅_定質(zhì)量檢驗(yàn)指標(biāo)后，自動更新儲罐庫存，自動解鎖。各級管理人員不但能隨時了解儲罐狀態(tài)，還同時能隨時了解各儲罐的產(chǎn)品名稱、液位、總?cè)莘e、剩余容積、已裝載體積和重量以及最新的質(zhì)量指標(biāo)。

2.全面預(yù)算如何在ERP系統(tǒng)中控制和監(jiān)督物料

全面預(yù)算管理是一套綜合性的管理體系。為指導(dǎo)決策，公司要設(shè)定目標(biāo)；而為了確定目標(biāo)是否達(dá)到，就需要有度量手段。度量目標(biāo)完成情況的一種辦法就是靠預(yù)算。預(yù)算以數(shù)量和金額的形式描述管理層對公司未來的期望，它包含有關(guān)管理層的財(cái)務(wù)目標(biāo)和其對未來資源需要量期望的具體細(xì)節(jié)。它給各職能部門提供了對公司朝具體財(cái)務(wù)目標(biāo)的進(jìn)展情況進(jìn)行度量的手段。因此，企業(yè)可以利用預(yù)算對經(jīng)營進(jìn)行監(jiān)督和控制。在實(shí)際工作中大部分企業(yè)預(yù)算管理所借助的工具以EXCEL居多，EXCEL雖然能夠靈活的設(shè)計(jì)預(yù)算表樣、設(shè)置預(yù)算表內(nèi)表間關(guān)系，但是它具有一個致命的弱點(diǎn)，無法和企業(yè)的ERP系統(tǒng)相融合，以實(shí)現(xiàn)預(yù)算事中控制和事后分析。為此企業(yè)應(yīng)盡可能利用ERP系統(tǒng)建立企業(yè)的預(yù)算體系。企業(yè)在設(shè)置ERP預(yù)算系統(tǒng)時應(yīng)關(guān)注的以下工作：

2.1建立企業(yè)預(yù)算目標(biāo)體系，明確預(yù)算目標(biāo)；對預(yù)算目標(biāo)分解到月度、并進(jìn)行預(yù)算目標(biāo)執(zhí)行情況分析。比如：企業(yè)各部門在年初訂立了年度預(yù)算，計(jì)劃部根據(jù)總預(yù)算對目標(biāo)分解，產(chǎn)生月度計(jì)劃、并分解到各職能部門產(chǎn)生月度生產(chǎn)計(jì)劃，采購計(jì)劃、銷售計(jì)劃等。根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)量合理匹配月度物料耗用計(jì)劃——物料清單（BOM單）以及人力資源安排，物料BOM單的數(shù)據(jù)來源于生產(chǎn)工藝和物料之間的配料關(guān)系。BOM單使企業(yè)對物料的定額管理或計(jì)劃成本法成為現(xiàn)實(shí)。也是對物料耗用有力的管理措施之一。

2.2設(shè)置一個ERP預(yù)算體系，根據(jù)企業(yè)預(yù)算在年度初期在系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.3預(yù)算調(diào)整。在預(yù)算發(fā)布開始執(zhí)行后，企業(yè)可以根據(jù)財(cái)政部最新關(guān)于預(yù)算調(diào)整的內(nèi)部控制程序，申請調(diào)整預(yù)算，并由不相容職務(wù)的人員分別錄入和授權(quán)，并由最高管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批；

2.4預(yù)算控制。企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，可以借助ERP業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)編制的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行事中控制。主要控制對象：網(wǎng)上報(bào)銷、總賬、原材料的領(lǐng)用等。

同時，預(yù)算管理系統(tǒng)的建立將完善化工的資金預(yù)算體系，使得各種資金的支付、費(fèi)用的報(bào)銷在預(yù)算的額度內(nèi)進(jìn)行運(yùn)營，做到重點(diǎn)資金重點(diǎn)使用，更大限度的使財(cái)務(wù)的資金做到合理應(yīng)用，發(fā)揮財(cái)務(wù)資本運(yùn)營的作用。

結(jié)束語

ERP系統(tǒng)合理的設(shè)置有助于企業(yè)對物料的控制、分析。通過設(shè)置ERP編碼、預(yù)算系統(tǒng)的建立、BOM清單等手段使企業(yè)的物流過程清晰、耗用定額化。有效的實(shí)現(xiàn)ERP建設(shè) ——“市場—生產(chǎn)—供應(yīng)”整個供應(yīng)鏈管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、運(yùn)營業(yè)務(wù)功能的緊密結(jié)合。

（作者單位：成都龍祥投資實(shí)業(yè)有限公司）