淺析會計電算化的應用

【摘要】 隨著電子信息產業的不斷發展，會計電算化在社會經濟中的運用越來越廣泛，知識經濟對傳統會計產生了重大的影響。

【關鍵詞】 會計 電算化

1.我國會計電算化產生的背景

在知識經濟高速發展的今天，電子信息在經濟領域中得到了進一步的發展。這就對基層財會工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發展，會計電算化系統已經實現了從記賬憑證到會計報表編制過程的自動化。會計電算化取代傳統會計已經成為了不可逆轉的時代潮流。各單位要提供更為真實、可靠、及時的會計信息，以滿足投資者等各方的需要。

2.會計電算化過程中的問題

2.1從業人員知識結構不合理。一方面，雖然會計人員所掌握的知識、理論能夠滿足手工會計核算，但會計電算化工作對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員掌握一定會計專業知識，還要掌握相關的計算機、財務軟件的操作以及相關設備的保養和維護知識。

另一方面，缺乏對傳統手工模式的改造，對會計信息系統設置和調整不夠。手工模式下的突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復等問題，這樣就不便于減少中間環節和合并、調整簡單重復的業務流程，無法按照計算機管理的特點重新規劃業務流程。而在實際工作中只有兩方面結合起來，才能找到最佳的人機結合方式，即以最小的成本，重新確定業務的處理流程，哪些環節應完全由計算機代替，為適應計算機處理，又需增加哪些環節，基層會計尤為茫然。

2.2操作人員安全保密意識差?；鶎影踩詥栴}無法保證，一旦軟、硬件出現故障或病毒侵入，其他所數據的安全、可靠性都受到威脅；加之數據資料的存儲介質發生變化，如果資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時，一旦出現故障，則損失慘重，無法彌補。

2.3軟、硬件更新換代慢。軟件技術水平低由于數據庫系統功能不足，導致會計軟件無法滿足多用戶使用的需求。當時配備的會計軟件選用了小型桌面數據庫系統，如Access、Foxbase等。這些數據庫系統功能薄弱，主要面向單用戶，無法適應多用戶并發使用，功能單一，因此越來越無法滿足企業下屬基層所站多戶日常需求。另一方面，目前隨著企業規模的不斷擴大，更換或二次開發軟件達到某些特殊要求，往往成本太高，而且難以與已有的會計系統配套銜接，反而影響了企業的發展。其次，我們應用的會計軟件為初期產品，計算機技術不斷升級，而財務軟件更新滯后，導致會計功能徘徊不前的尷尬局面。

2.4重視賬務功能，忽視管理功能。一直以來，會計工作主要從事事后核算，事前的分析預測和事中的控制因計算復雜而很難進行。會計電算化的運用和發展可以極大地發揮電子計算機卓越的計算功能，將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，把主要的精力放在加強財務管理方面。然而，基層會計電算化卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。采用核算內容功能較強，而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊未被采納。限制了其管理功能，沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能。

2.5會計電算化檔案管理制度不完善。由于實行會計電算化時間短，對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理經驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，已經歸檔的內容不完整。沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責，從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞，乃至單位會計信息泄密。會計數據盤的備份和清理不規范。實行會計電算化后，應及時備份硬盤數據，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放；按時清理磁盤備份，每年至少進行一次清除過期數據。

3.針對會計電算化存在的問題提出以下對策

3.1做好系統實施工作。在確定系統目標與規模的基礎上，編制實施策略和方案，制定具體規劃、實施的步驟與進度安排、實施機構的設置、實施各階段的任務、實施經費預算等。對各個處理環節的功能、數據處理特點、權限和職責作出規劃。從而提高實施的成功率，充分體現會計電算化的現代信息技術的力量。

3.2培養復合型的會計人才，適應會計電算化工作的要求。會計電算化給會計工作增添了新內容，因此從各方面要求會計人員提高自身素質，更新知識結構。一方面，加強對會計電算化專業知識的培訓，使財會人員熟練掌握必要的計算機知識，不斷提高操作技能。另一方面挑選和培訓專業會計電算化和計算機復合型人才用于軟件應用和維護。并充實到財會人員隊伍中。會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能，還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識，才能根據本單位的自身特點，利用電算化會計的特點，為單位預測、決策和控制等管理工作服務。

3.3完善制度，規范管理。加強安全保密制度的建設和執行。實現會計電算化，必然解決信息安全問題。由于電子數據高度集中，高度依賴電腦，且受電腦病毒入侵、人為操作失誤、機器故障、非法毀損等因素影響，數據很容易被破壞，因此，會計電算化必然加強信息安全管理，一方面制定各種嚴格的管理制度，加強風險控制，加強管理；另一方面加強對員工的信息安全教育，嚴禁未經受權人員上機操作；不能連接與業務無關的終端，禁止與互連網連接；采用先進的加密技術，安裝“防火墻”，嚴防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數據。實踐證明，嚴格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。建立嚴格的會計電算化檔案管理制度，及時備份數據。電算化會計檔案的管理與保存容易忽視，由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。按時清理磁盤備份，每年至少進行一次過期數據清除。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等計算機操作系統信息。

3.4改善和提高會計軟件功能，向財務管理方面過渡。現行的會計軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡，但總體上講，模塊不能適應管理需要，要真正充分發揮會計電算化的優勢，為單位管理服務，必須將其納入管理信息系統，提高會計軟件功能，增加具有管理型功能的模塊。 完善軟件功能，更新必要的硬件設備應采用大型數據庫作為數據存儲工具，如大型數據庫等。電算化軟件所要處理的是大量重要的數據和信息，對軟件所要支持的數據庫的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求，而大型數據庫具有安全、數據存儲量大、查詢方便等特點，能適應各種管理的要求。在軟件開發中還應充分考慮應用互聯網技術?；ヂ摼W技術是這幾年電子通訊技術中發展最快的技術，能夠實現網絡化管理、移動辦公、并保證體系開放、支持電子商務；實現財務集中式管理、動態查詢、實時監控、遠程通訊、遠程上網服務、遠程查詢等。制定辦公設備更新計劃，淘汰老舊硬件，以適應軟件和業務發展的需要。

（作者單位：哈爾濱量具刃具集團有限責任公司）