淺析檔案管理現代化進程中存在的問題及發展思路

摘要:根據形勢的發展和我國檔案管理的范式， 要做好檔案管理現代化工作， 需要做到: 更新檔案管理觀念;構建與現代化相適應的現代檔案管理體系; 提高檔案管理人員綜合素質; 積極引進和推廣國內外檔案界先進的管理經驗和成果。

關鍵詞: 檔案管理; 現代化; 管理范式

隨著知識經濟和信息產業的發展， 數字化檔案管理已經成為知識經濟時代基礎資源不可替代的組成部分， 它以翔實的檔案信息資源支持決策和管理，為科學研究、知識普及等提

供智能化服務。但是，在檔案管理現代化進程中還存在著一些問題需要引起我們的重視。

一、檔案管理現代化進程中存在的問題

1.檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理， 檔案工作標準化是必要條件之一， 是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從二十世紀80 年代開始的， 國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件， 使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性， 我國檔案管理體系亦比較復雜， 分散管理是其突出特點。由于歷史的原因， 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備， 機型五花八門， 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準， 功能單一、標準化水平低、數據不完整， 致使大多數檔案無主題標引， 共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準， 檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程， 造成大量低水平的重復建設， 令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

2.管理松懈、技術落后、監督不力、難以提高

有些單位對建立檔案沒有統一的要求， 檔案工作處于放任自流的狀態， 不能按照檔案立卷的原則規范地收集材料。即使上級來檢查，也是“走馬觀花”，流于形式，不能根本地解決檔案管理工作中的問題； 上級檢查過后， 往往出現檔案管理更加松懈的問題。

3.缺少目錄、內容難查、多頭保管、資料分散。有些單位的檔案內容龐雜、數量繁多、時間跨度長，因此檔案工作一直處于封閉式管理之中。很多檔案管理部門檔案基礎較差， 組卷混亂，管理不規范，導致檔案管理存在諸多問題，如在檔案的組卷方面，有按時間組卷的， 有按職能部門管轄權限組卷的， 還有按文種組卷的， 檔號不規范，沒有目錄號，檔案管理不統一，分散于各部門、各科室，很難發揮為全局工作服務的作用。

4.檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙，而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低， 導致資金投入嚴重不足， 無力購買現代化的設備， 尤其是基層單位， 存在著檔案室建設簡陋， 基礎條件差， 安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求， 投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

二、實現檔案管理現代化的發展思路

1.提高檔案管理人員綜合素質

檔案事業的發展關鍵取決于人才素質。隨著改革開放進一步深入， 檔案資源的開放利用與整合， 數字化檔案體系的啟動， 加快檔案工作復合型人才的培養顯得尤為重要。因此， 必須通過各種有效途徑， 加快現代化技術人才的引進和培養， 使之成為能擔當起新世紀檔案管理現代化建設的中堅力量， 同時加強現有檔案管理人員的學習、培訓， 加快提高業務工作水平， 堅持從點到面的方針， 注重總結工作經驗， 不斷提高.

2.完善制度、加強管理、明確責任、嚴格執行。實現檔案管理工作的現代化，必須有嚴格完善的制度做保證，必須克服職責不明、保管不善的問題，要做到及時收集、按時歸檔， 嚴格交接、手續完備。許多有保存價值的文字、圖表和聲像等材料，既是工作過程的真實反映和記錄， 又是經濟發展的重要基礎和依據， 也是單位維權的憑證，很多資料具有全面化、精確化、系統化的特點和成套性、現實性、專業性要求。

3.配備統一、專業的軟硬件設備各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統一，造成了很多數據不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統一的、專業的數字化設備和專業的統一的檔案管理系統，利用這些設備可實現字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。

4.進一步規范管理機制，統一管理標準在各大檔案管理機構中，各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的依據，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性，因此，規范的管理機制和統一的管理標準就成為必不可少的要求。這樣檔案信息化管理為利用服務提供了方便。

檔案信息是人類社會發展過程中一種重要的信息資源，檔案信息資源是一種最真實、最可靠、最具權威和憑證性的原生信息資源，它成為了推動社會發展的重要因素，在社會中扮演著越來越重要的角色，因而檔案管理工作也隨著社會實踐的需要產生和發展，根據科學的原則對檔案文件進行專門的管理，提高檔案管理水平，提高檔案意識，成為了現代社會必不可少的工作。

（作者單位：四川省冶金地質勘查局成都地質調查所）