物資管理信息化建設的實踐與應用

◎中國航天科工集團第二研究院科研部

隨著“十一五”期間多個型號并行研制及國家專項批生產任務的推動，中國航天科工集團第二研究院進入了武器型號研制及其批生產的快速發展時期，多邊并行的工程研制及大批量的批生產任務對研究院的物資管理提出了更高的要求。為應對新形勢，研究院開展了物資管理由分散向集中、統一模式的轉型，打破以往獨立在各單位內部運行的物資采購流程，轉為院屬單位共同參與的大體系循環管理流程。為確保研究院物資管理改革的成功，保障科研生產工作的順利進行，加強物資管理與信息化工作的融合，研究院著力加強了物資管理信息化的建設工作。

一、物資管理信息化建設的內容

為固化和統一物資采購的管理流程與要求，研究院結合中國航天科工集團公司推廣應用物資協同供應鏈系統，將該系統作為研究院物資管理信息化的基礎平臺加以應用，并隨著應用工作的深入，配套建立了價格庫、周期庫、供方庫（“三庫”），以“三庫”數據作為指導和規范采購業務的依據。

1.以供應鏈系統為平臺的管理模式

為了強化組織落實及頂層工作策劃，研究院組織成立了以主管副院長為組長的協同供應鏈系統推廣應用工作領導小組及相關的工作組、技術組，以做到領導落實、組織落實、資源落實、工作落實、責任落實。同時，在充分評估各單位物資管理業務水平、信息化水平以及當年研究院科研生產形勢后，遵循由易到難的原則制定了院屬12家單位分3批上線運行的工作計劃。事實證明，分批上線不但可以充分驗證供應鏈系統對研究院研發類和生產制造類單位的適用性，而且將系統的應用風險降到最低，保證了業務工作及信息系統應用的平穩過渡。

為保障供應鏈系統技術狀態的穩定固化以及推進的效果和進度，研究院采取了里程碑節點控制與軟件工程化管理相結合的管理方式。供應鏈系統推廣應用的用戶角色復雜，對計劃的匹配性要求很高，協調難度大。為此，研究院根據采購項目進展情況采取周例會、雙周例會、月例會等不同形式，以及下發專題計劃調度措施、重點問題召開領導小組會等多種模式的專題調度機制，實施專題計劃管理。

2.建立“三庫”基礎數據庫

物資采購模式的轉型也凸顯了研究院物資基礎管理的薄弱。物資管理信息化基礎平臺搭建后，研究院著力圍繞平臺開展了“三庫”建設，成為規范采購行為、積累分析數據的重要基礎。

價格庫——型號用物資涉及的門類復雜，種類繁多，物資價格庫按照先國內后國外、先標準物資后特殊物資的原則開展建設。由于以往分散采購模式下各單位訂貨量不同，造成了同一項物資可能會有不同的價格，所以研究院在價格庫的建設中適度平衡了全院的價格數據，并委托采購實施單位與部分供應商進行價格談判，初步體現了統一采購的規模效應。

周期庫——統一采購后，由于對物資的正常生產周期和試驗驗證周期的預估不足，一定時期出現了物資齊套緊張的局面。為向各型號和單位明確各類物資的采購準備周期，使其更優化地開展計劃管理，研究院開展了常規物資采購周期庫、復驗篩選周期庫的建設工作。物資采購周期庫涵蓋了研究院型號產品所需的元器件、機電產品、標準件、線纜、原材料等五大類。周期庫不但規范了常規的采購周期，同時對特殊供方、特殊產品存在的長周期問題給予了明確，為提前啟動物資儲備提供了數據基礎。

供方庫——為了深化供方精細化管理，配合供應鏈系統實現采購工作的管理控制，研究院開展了外購供方及代理商的數據庫建設工作。該數據庫作為研究院物資供方數據的基礎資源庫，能夠將研究院其它與供方相關的系統進行集成和數據交互，供方信息涵蓋設計選用、產品特性、質量狀況、財務狀況和售后服務等諸多方面。經過1年多的建設，目前供方庫已完成90%的供方信息收集和整理工作，并在不斷完善。

3.規范統一的編碼標準

統一采購模式下的信息化應用需要一套規范統一的物資編碼標準，并以此為基礎實現對每項物資的特定標識。在推進供應鏈系統應用中，研究院同步開展了物資編碼工作。此項工作專業性較強、數據量大，為最大限度地避免重碼、誤碼現象，研究院的物資編碼工作統一由一個單位承擔。經過近1年半的探索與實踐，目前已經建立起了一整套運行有效的編碼工作機制，累計處理數據已達到22萬余條。

編碼工作的開展不但開創性地為物資采購領域及后續設計、選用等工作提供了統一的物資標準，而且大大提高了研究院在物資專業技術領域的能力，培養了一批編碼專業人員。

二、物資管理信息化建設的應用效果

供應鏈平臺的搭建打破了以往院屬各單位分散的信息管理模式，實現了全院統一的物資采購管理。物資管理信息化建設為研究院管理工作帶來了新的理念和認識，提高了物資管理的精度和效率，促進了業務流程優化和效益顯現，提升了研究院的核心競爭力。

以供應鏈系統為基礎平臺的物資管理信息化建設在研究院快速增長的科研生產任務中起到了重要作用。2009～2011年，研究院物資需求從3萬余項增長至近9萬項，在物資從業人員沒有大幅增加的情況下，通過信息化建設不但圓滿完成了物資采購任務，同時還大幅縮短了采購周期。

研究院物資管理信息化平臺的建設推動了研究院物資基礎管理的精細化水平，通過建設“三庫”基礎數據庫彌補了研究院多年來在物資基礎管理方面的缺失。通過供應鏈系統的應用和統一物資編碼工作，提高了全院物資管理人員的信息化應用水平，大大提高了物資采購的準確性，降低了需求與采購部門的溝通頻率，同時帶動了一批專業人才和專家型人才隊伍的成長，為后續物資工作的深入開展奠定了人才基礎。

在深化應用以供應鏈系統為平臺、“三庫”數據為基礎、統一編碼為規范的研究院物資管理信息化基礎平臺建設過程中，針對如何完善及加強實現資金流、物流、信息流的融合為重點，研究院完成了“十二五”物資管理信息化總體架構，重點將財務系統納入平臺建設，打通物資采購的結算管理；在倉儲管理中，應用條碼管理等現代化手段加快了物流速度，提高了管理工作的精度和效率；打通了研究院內部單位和外協單位的信息流通渠道，實現了真正基于全系統的供應鏈模式。