高校人事檔案利用現狀分析及其發展策略

趙金波

（廣西師范學院人事檔案室 廣西 南寧 530001）

人事檔案利用服務是人事檔案工作的一個重要環節，是人事檔案工作全部活動的價值體現。本文以我院人事檔案室為例，通過對人事檔案利用情況及存在問題的總結分析，針對性的提出發展高校人事檔案利用工作的思路和策略，使高校人事檔案發揮更大的作用。

一、我院人事檔案利用現狀分析

（一）檔案資源管理情況

廣西師范學院是一所地方性普通本科院校，人事檔案室隸屬于學院人事處，負責全院管理人員、專業技術人員及工人等檔案的管理。我院于2006年采用相關軟件建立起人事檔案信息管理系統，對庫管的兩千余卷人事檔案全部采用計算機管理 （包括檔案檢索、統計及轉遞；信息查詢及更新；卷內目錄編輯及各類名冊制作等業務），同時，結合高校人事工作的實際需要，對全院教職工的主要信息，如學歷、職稱、職務、年度考核結果及工資晉升等變動過程實施全程紀實性錄入，并堅持對后續信息的及時更新完善，有效實現了我院人事檔案信息的動態化管理，大大提高了人事檔案的利用效率和服務水平。

（二）檔案資源利用情況

近年來，隨著我國人力資源管理及社會保障體系的逐步完善，人事檔案的社會服務功能日益增強，民眾的個人檔案意識也在普遍提高，僅以我院人事檔案五年間的利用情況分析來看：

1.接待利用者人次情況。經統計，在2007-2011年的五年間，我院人事檔案室共接待利用者2247人次，年均約449人次；共提供檔案1066卷，占館藏總量的50.2%，年均約213卷次，共提供系統信息2242項，年均約448項次。詳見表1。

表1 2007-2011人事檔案室接待利用者總量統計表

從表1可以看出，自2005年人事檔案信息管理系統建立起來，隨著信息系統的逐步完善，人事檔案室接待利用者的數量在逐年遞增，但提供檔案卷次的數量增幅并不明顯，相對接待人次比率反而略有下降，而提供系統信息項次則呈現出明顯的上升趨勢。因此，可以從提供檔案的卷次與提供系統信息項次的反比增長關系上反映出我院人事檔案利用信息化的發展進程及其意義所在。

2.檔案利用方式情況。目前，高校人事檔案仍主要以檔案查閱、借閱、出具證據材料、提供綜合整理材料及信息咨詢服務等利用方式為主。從我院2007—2011年的檔案利用方式統計結果顯示，五年間，檔案查閱、借閱及提供綜合整理材料人次變化不大，而信息咨詢服務人次連年攀升，分別占當年接待利用總人次的27.6%、31.3%、37.5%、61.7%、69.2%。其次出具證據材料人次近幾年也有明顯的增幅。詳見表2。由此表明，我國人事檔案的信息記錄功能和信用憑證功能正日趨加強，而傳統人事檔案所強調的政治身份功能和評價考核功能已日益淡化，信息咨詢服務已成為人事檔案提供利用的重要方式之一。

表2 2006-2010人事檔案利用方式統計表

3.檔案利用目的及利用范圍情況。高校人事檔案利用工作，主要以室藏人事檔案資源為服務內容，其主要服務對象目前僅限于本校各級黨團組織、組織人事部門、紀檢（監察）、審計、保衛等職能部門和在特定范圍內有需求的教職工，同時也兼顧外單位的特殊需要。概括起來如表3所示。

從上述利用情況可以看出，組織、人事及二級學院黨組織等部門利用人事檔案頻率是最高的，約占利用總量的76.2%；其次是教職工本人及家屬利用，約占利用總量的23.2%；外單位利用率最低，約占0.66%。數據表明，由于我國目前仍沿用著計劃經濟時期的傳統人事檔案管理模式，強調人事檔案為上級組織、人事部門服務，特別是中組部在《干部檔案管理條例》上明確規定了查閱人事檔案條件：“查閱檔案者必須是黨員干部；下級人員不得查閱上級人員的檔案；任何人不得查閱本人及其親屬的檔案等。”此規定的最大優點是強化了人事檔案的機密性，方便本機構使用；而最大的缺點是過于封閉，利用面狹窄，不利于人事檔案的信息化、網絡化管理，且完全忽視了人事檔案相對人的權利。

表3 高校人事檔案利用目的及利用范圍情況表

（三）存在問題

從以上利用情況來看，近五年來，隨著我院人事檔案信息管理系統的建立和逐步完善，人事檔案總利用率在逐年攀升，人事檔案利用工作正穩步朝向及時、準確、高效的服務目標邁進，特別是檔案信息咨詢服務率的上升更標志著我院人事檔案利用工作的信息化發展趨勢。然而，目前在我院人事檔案利用工作中仍暴露出許多問題：第一，人事檔案信息質量不高。主要表現在：1.檔案材料的缺失或收集不及時，導致人事檔案信息缺乏完整性、及時性。2.現行人事檔案制度下的材料收集范圍狹窄，檔案內容貧乏，未能突出教師的職業特點，檔案可利用價值不高。3.種種原因導致的人事檔案“注水”現象給人事檔案鑒別工作帶來了難度，在很大程度上影響到檔案的可信度，進而影響組織決策的科學性和公正性。第二，人事檔案信息化管理程度不高。如，軟硬件基礎設施配套尚不齊備；缺乏適應高校組織人事工作的通用人事檔案管理軟件；各部門之間信息共享機制尚待完善；管理人員編制少且日常材料整理裝訂耗時較多，致使檔案信息數據更新不及時等；綜上因素嚴重影響了人事信息的查全率和查準率，降低了人事檔案信息管理系統的利用率。第三，人事檔案信息利用缺乏透明度。受傳統人事檔案封閉式管理模式的制約，人事檔案管理重保存保密、輕服務利用的自我封閉狀況仍較為嚴重，同時，由于缺乏對人事檔案有關管理制度、規定及政策的廣泛宣傳，致使人事檔案個人利用率偏低，這點從服務對象主要以組織人事部門為主便可以看出。

二、發展高校人事檔案利用工作的策略

針對上述情況分析，根據高校人事檔案利用工作的需要，特提出如下發展建議：

（一）嚴把材料關，提高檔案信息質量，提升人事檔案的利用價值

一是要加強人事檔案材料的收集工作。高校人事檔案部門應聯系實際，建立和健全適應本單位的收集管理制度，有效利用現代化網絡辦公系統（OA），層層建立以人事檔案管理人員為主體,各材料形成單位有專人負責的材料收集網絡，確保人事檔案信息資源收集渠道的暢通。二是要豐富人事檔案內容，突出教師特點。高校應根據其人事管理工作的特點，有選擇的把反映個人在教學、科研及各項工作中的業務能力、技術專長、發明創造、科研成果及誠信情況等內容，增加到人事檔案中，不斷調整檔案材料的收集歸檔范圍，達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。三要加強對檔案材料的審核鑒定，保證檔案內容的真實性。針對目前存在著人事檔案“注水”的虛假現象，組織人事部門應根據有關政策，共同對檔案中的信息進行審核確認；同時對新收集歸檔的材料，檔案管理人員要按照一定的原則與規定進行鑒定和甄別，做到不合格不接收，不符合要求不歸檔，從根本上消除檔案信息虛假不實的隱患。

（二）加強人事檔案信息的動態化管理，提高人事檔案利用效率

建立人事檔案信息管理系統，是人事檔案信息實現動態化管理的基礎和前提，是提高人事檔案利用率，實現優質服務、主動服務的重要保障。據了解，目前在我國已有多數高校采用不同的管理軟件建立起本單位的人事檔案信息管理系統，但由于受多方面因素的影響，利用效果并不如預期。許多高校在人事檔案利用中，仍然以提供實體檔案查詢為主，大大影響了人事檔案的利用效率，也不利于對檔案原件的保護和保管，阻礙了人事檔案利用工作的信息化發展進程。因此，高校應加大力度，改變傳統利用模式，積極構建以人事檔案信息管理系統為主、實體檔案為輔的利用管理模式。具體應從以下幾方面入手：一要強化領導及檔案管理人員的信息化管理意識，加大人力、物力及財力的投入，以確保檔案信息化管理建設的順利進行；二要加強通用人事檔案管理軟件的研發、推廣，避免造成部門間各自為政，使用軟件互不兼容，不僅影響檔案信息資源的共享，且導致不必要的重復性勞動及資源浪費。三是建立人事檔案網絡化管理體系，實施分級管理，對各種信息資料的密級和利用者的使用權限進行嚴格界定，以確保人事檔案信息利用的安全性和保密性。

（三）做好宣傳工作，提高人事檔案利用的透明度

隨著新時期高校人事制度改革及用工方式的多樣化，人事檔案利用已不僅限于組織需要，個人的服務需求也在與日俱增。人事檔案利用需求正朝著多元化、多樣性的方向發展。為此，第一，要加強對人事檔案政策法規的廣泛宣傳及工作督導。如，通過校園網上人事檔案管理頁面，對相關的人事檔案管理制度、規定及工作流程予以介紹；通過網絡辦公系統（OA）及時與材料形成部門及教職工個人建立溝通聯系，隨時依據各職能部門提供的職工信息變化追蹤索要相關檔案材料，強化各級組織及個人的人事檔案工作意識。第二，要正確處理好人事檔案“保密與利用”的關系。基于人事檔案區別于其他檔案的特質，檔案管理人員必須嚴格遵循《保密法》、《檔案法》等有關規定，正確把握保密的分寸和尺度，不要因為利用檔案而泄密；同時，也不能因為過分保密而影響檔案的利用。第三，要正確處理好公民“知情權與隱私權”的關系。如，運用網絡化管理和服務方式適度向職工個人公開其檔案目錄內容，使其了解自己檔案的基本情況，確保自己的合法權益不受侵犯；向個人開放人事檔案基本信息內容，以便個人隨時了解組織所掌握本人基本信息的準確性并方便提供個人使用；嚴格規范人事檔案網絡查詢的政策、法規、方式等安全措施，既要原則性滿足個人開放式的信息需求，又要確保這些信息交流的合法性，有效防止人事檔案信息無遮攔流通。

[1]趙金波.普通本科院校人事檔案信息資源開發利用之我見[J].廣西師范學院學報（哲社版），2009，（2）：146-149.

[2]吳青霞.強化地方高校人事檔案利用與服務的思考——以湖南科技學院為例 [J].科技情報開發與經濟，2010，（26）：115-117.