對如何做好新時期報社檔案管理工作的幾點思考

黃鳳茹

（綏化日報社 黑龍江 綏化 152000）

科學技術的飛速發(fā)展，社會生產力的迅猛提高，信息化的容量越來越大，資料作為一種信息資源也顯得愈來愈為重要。檔案管理工作，不僅僅是資料的簡單保管，而且是提高工作效率和工作質量的不可或缺的組成部分。1988年創(chuàng)辦的《綏化日報》，是中共綏化市委的機關報。近些年來，該報堅持“品牌立報、開放辦報、經營強報”的辦報理念，突出政治性、服務性、群眾性，力爭辦成一份讓黨委放心讓群眾滿意的市級黨報。報紙在出版過程中，產生了大量信息和工作檔案、資料，如何利用好這些信息檔案、資料，是報社檔案工作的一個新的重要課題。

那么，如何做好新時期報社的檔案管理工作呢？

一、充分認識檔案管理工作的重要性

檔案管理的職責，就是要維護檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準確。報社的工作檔案大致可分為：文學檔案、照片資料、信息匯集等。我市歷年來用做形象宣傳、招商引資的大型畫冊，里面的照片、文字很大一部分是從報社的照片資料中選取的。如我市慶祝新中國成立六十周年、紀念改革開放三十周年，紀念撤地設市十周年，絕大部分圖片資料也是報社提供的。由此可見，做好報社的檔案工作，也是新聞媒體服務市委中心工作大局的需要。檔案管理人員還具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是至關重要的。檔案管理人員必須要有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，必須做到經手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。防止泄密，要有規(guī)章制度作為保證。如檔案資料的使用，借用程序、批準手續(xù)、保密責任等。

二、不斷提高檔案管理工作的意識

檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要具有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、細致的工作態(tài)度、一絲不茍的工作作風，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識、尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法提高自己的檔案管理技能，加強專業(yè)知識的學習，拓寬知識層面，提高綜合素質，是做好新期報社檔案管理的有效途徑。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工作的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件為檔工作中影響，又發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

三、進一步鞏固檔案管理工作的熱情

如何快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數字化，大幅度提高檔案數據庫的信息量，既是檔案建設的當務之急，也是對檔案管理者工作熱情的檢驗。這些需要仔細核對，嚴格審查，以確保檔案數據庫的質量。檔案記錄的數據一經索引到計策機管理系統(tǒng)就很難再進行核正。現在，信息條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案工作需要更多的標準化和規(guī)范化，它需要有一個統(tǒng)一的檔案信息收集標準，統(tǒng)一和標準化的數據類型。主要包括電子文件為檔和電子檔案管理，不僅能在很大程度上減少操作的隨意性，而且還提高了管理效率。

四、切實加強檔案管理人員的素質

毛主席說：“一個沒有文化的軍隊，是一個愚蠢的軍隊。”同樣，檔案管理人員的素質，也是否能提高檔案管理水平的關健所在。

提高檔案管理人員的思想觀念，認真學習新的方針、政策，學習新的文件精神，學習《檔案法》，樹立新的觀念。只有學習新的知識，打破舊的思維，充分認識到檔案在社會發(fā)展中的重要性，才能發(fā)揮應有的作用。在工作方式上，由封閉式向開放式轉變。報社的檔案管理，要跳出自己的小天地，向先進單位學習，同市檔案局系統(tǒng)聯(lián)網，走開放式檔案管理之路。在工作方法上，由看攤守業(yè)向主動挖掘轉變。報社的檔案管理，不能被動式工作，有什么管理什么。而應創(chuàng)造性思維，主動挖掘潛力，創(chuàng)新工作。如報社檔案可開辟信息專題，如經濟信息、供求信息、政策信息等。在服務內容上，由單獨提供信息向決策機構的出謀劃策轉變。只有在思想上轉變，才能使自己的潛在能力得到更加充分的發(fā)揮。可根據報社的檔案，進行資料的梳理，從中找出規(guī)律性的東西，進行調研論證，通過內參，簡報等形式，提供給黨委、政府及有關部門，供決策參考，以此把檔案工作提升到新的層次和水平。在思維方式上，由管理型向服務型轉變。報社的檔案工作，不能由管理到管理，而應突出服務這個主題這個重點。讓檔案資料走出庫房，走出報社，服務于市委、市政府的中心工作，服務于全市的經濟和社會發(fā)展，服務于人民群眾的生活水平的提高。

提高檔案管理人員的開拓創(chuàng)新能。開拓創(chuàng)新能力是提檔案人員在掌握一定數量的檔案資源情況下，盡量把有利用價值的信息挖掘出來的能力，要實現這個轉變，就必須加大創(chuàng)新力度，這樣才能改善提高檔案員的管理水平，及時準確、系統(tǒng)、全面的提供檔案信息，使現有的信息資源與挖掘的信息統(tǒng)一為共同服務體系。檔案信息資源的創(chuàng)新，關健在于人才。這就要求檔案管理人員除把握淵博的知識外，還必須學會創(chuàng)新的方法，還要精通本職業(yè)務，同時還要掌握信息反饋的技術性問題，使信息做到在創(chuàng)新中利用，在利用中創(chuàng)新，通過這樣的良性循環(huán)，使檔案管理人員在社會生產中發(fā)揮更大的作用。

提高檔案管理人員的預測能力，目的就是為領導實行科學決策，提供強有力的依據。通過對信息的創(chuàng)新、綜合、預測客觀事物的發(fā)展，向決策機構提出建議，起到高參作用。搞好預測，首先要對全市政治、經濟、社會等各方面情況的了解、掌握，做到情況明，思路清。如新的一屆市委、市政府組成后，提出的發(fā)展產業(yè)經濟、異地經濟、城市經濟、鄉(xiāng)村經濟、都市圈經濟，提出的大發(fā)展、快發(fā)展、大跨越等，都要做到心中有數，并把握好發(fā)展趨勢，準確預測發(fā)展前景。同時，根據掌握的檔案資料，寫成調研報告，為市委、市政府決策當好參謀。這既是檔案的價值屬性所決定的，也是檔案管理人員所必須提高的素質。

提高檔案管理人員的綜合能力，一個人掌握知識的多少充分表現了他的綜合力。檔案管理人員在綜合能力方面不僅要掌握檔案工作的知識，還必須掌握其它知識，這樣才能做好檔案工作，使其更加條理化、規(guī)范化，否則，就很難做好檔案管理工作。所以，檔案管理人員加強學習，努力提高自身的綜合能力，掌握檔案所涉及的關系，才能向有關人員和部門提供綜合性信息。同時，檔案管理人員還要提高對檔案事業(yè)的熱愛。只有提高對檔案事業(yè)的熱愛，才能有所追求。有追求才能勤奮，有勤奮才會出成果。提高對工作勤勤懇懇、認真負責的態(tài)度。檔案工作是非常平凡的，對個人來說既無名又無利，很多細致的工作要重復去做，既枯燥又索然，這就需要檔案管理人員要有一種耐得住寂寞的默默奉獻的精神。

網絡技術的發(fā)展極大地促進了檔案業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性和關連性，如果不在文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。但是檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，可能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。

總之，有效的提供信息，進一步加強和改進現代化檔案管理工作，努力采用現代科技手段，不斷提高服務質量，這樣，既節(jié)約了資源，也提升了檔案管理水平和效率。