對(duì)如何做好新時(shí)期報(bào)社檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

黃鳳茹

（綏化日?qǐng)?bào)社 黑龍江 綏化 152000）

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)力的迅猛提高，信息化的容量越來(lái)越大，資料作為一種信息資源也顯得愈來(lái)愈為重要。檔案管理工作，不僅僅是資料的簡(jiǎn)單保管，而且是提高工作效率和工作質(zhì)量的不可或缺的組成部分。1988年創(chuàng)辦的《綏化日?qǐng)?bào)》，是中共綏化市委的機(jī)關(guān)報(bào)。近些年來(lái)，該報(bào)堅(jiān)持“品牌立報(bào)、開(kāi)放辦報(bào)、經(jīng)營(yíng)強(qiáng)報(bào)”的辦報(bào)理念，突出政治性、服務(wù)性、群眾性，力爭(zhēng)辦成一份讓黨委放心讓群眾滿(mǎn)意的市級(jí)黨報(bào)。報(bào)紙?jiān)诔霭孢^(guò)程中，產(chǎn)生了大量信息和工作檔案、資料，如何利用好這些信息檔案、資料，是報(bào)社檔案工作的一個(gè)新的重要課題。

那么，如何做好新時(shí)期報(bào)社的檔案管理工作呢？

一、充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

檔案管理的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時(shí)，注重門(mén)類(lèi)的劃分，確保信息的準(zhǔn)確。報(bào)社的工作檔案大致可分為：文學(xué)檔案、照片資料、信息匯集等。我市歷年來(lái)用做形象宣傳、招商引資的大型畫(huà)冊(cè)，里面的照片、文字很大一部分是從報(bào)社的照片資料中選取的。如我市慶祝新中國(guó)成立六十周年、紀(jì)念改革開(kāi)放三十周年，紀(jì)念撤地設(shè)市十周年，絕大部分圖片資料也是報(bào)社提供的。由此可見(jiàn)，做好報(bào)社的檔案工作，也是新聞媒體服務(wù)市委中心工作大局的需要。檔案管理人員還具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。檔案管理人員必須要有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，必須做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。防止泄密，要有規(guī)章制度作為保證。如檔案資料的使用，借用程序、批準(zhǔn)手續(xù)、保密責(zé)任等。

二、不斷提高檔案管理工作的意識(shí)

檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要具有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、細(xì)致的工作態(tài)度、一絲不茍的工作作風(fēng)，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)、尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法提高自己的檔案管理技能，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，是做好新期報(bào)社檔案管理的有效途徑。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工作的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件為檔工作中影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。

三、進(jìn)一步鞏固檔案管理工作的熱情

如何快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量，既是檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急，也是對(duì)檔案管理者工作熱情的檢驗(yàn)。這些需要仔細(xì)核對(duì)，嚴(yán)格審查，以確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。檔案記錄的數(shù)據(jù)一經(jīng)索引到計(jì)策機(jī)管理系統(tǒng)就很難再進(jìn)行核正。現(xiàn)在，信息條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案工作需要更多的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息收集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)類(lèi)型。主要包括電子文件為檔和電子檔案管理，不僅能在很大程度上減少操作的隨意性，而且還提高了管理效率。

四、切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

毛主席說(shuō)：“一個(gè)沒(méi)有文化的軍隊(duì)，是一個(gè)愚蠢的軍隊(duì)。”同樣，檔案管理人員的素質(zhì)，也是否能提高檔案管理水平的關(guān)健所在。

提高檔案管理人員的思想觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)新的方針、政策，學(xué)習(xí)新的文件精神，學(xué)習(xí)《檔案法》，樹(shù)立新的觀念。只有學(xué)習(xí)新的知識(shí)，打破舊的思維，充分認(rèn)識(shí)到檔案在社會(huì)發(fā)展中的重要性，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。在工作方式上，由封閉式向開(kāi)放式轉(zhuǎn)變。報(bào)社的檔案管理，要跳出自己的小天地，向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，同市檔案局系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，走開(kāi)放式檔案管理之路。在工作方法上，由看攤守業(yè)向主動(dòng)挖掘轉(zhuǎn)變。報(bào)社的檔案管理，不能被動(dòng)式工作，有什么管理什么。而應(yīng)創(chuàng)造性思維，主動(dòng)挖掘潛力，創(chuàng)新工作。如報(bào)社檔案可開(kāi)辟信息專(zhuān)題，如經(jīng)濟(jì)信息、供求信息、政策信息等。在服務(wù)內(nèi)容上，由單獨(dú)提供信息向決策機(jī)構(gòu)的出謀劃策轉(zhuǎn)變。只有在思想上轉(zhuǎn)變，才能使自己的潛在能力得到更加充分的發(fā)揮。可根據(jù)報(bào)社的檔案，進(jìn)行資料的梳理，從中找出規(guī)律性的東西，進(jìn)行調(diào)研論證，通過(guò)內(nèi)參，簡(jiǎn)報(bào)等形式，提供給黨委、政府及有關(guān)部門(mén)，供決策參考，以此把檔案工作提升到新的層次和水平。在思維方式上，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。報(bào)社的檔案工作，不能由管理到管理，而應(yīng)突出服務(wù)這個(gè)主題這個(gè)重點(diǎn)。讓檔案資料走出庫(kù)房，走出報(bào)社，服務(wù)于市委、市政府的中心工作，服務(wù)于全市的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，服務(wù)于人民群眾的生活水平的提高。

提高檔案管理人員的開(kāi)拓創(chuàng)新能。開(kāi)拓創(chuàng)新能力是提檔案人員在掌握一定數(shù)量的檔案資源情況下，盡量把有利用價(jià)值的信息挖掘出來(lái)的能力，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)轉(zhuǎn)變，就必須加大創(chuàng)新力度，這樣才能改善提高檔案員的管理水平，及時(shí)準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面的提供檔案信息，使現(xiàn)有的信息資源與挖掘的信息統(tǒng)一為共同服務(wù)體系。檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)健在于人才。這就要求檔案管理人員除把握淵博的知識(shí)外，還必須學(xué)會(huì)創(chuàng)新的方法，還要精通本職業(yè)務(wù)，同時(shí)還要掌握信息反饋的技術(shù)性問(wèn)題，使信息做到在創(chuàng)新中利用，在利用中創(chuàng)新，通過(guò)這樣的良性循環(huán)，使檔案管理人員在社會(huì)生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用。

提高檔案管理人員的預(yù)測(cè)能力，目的就是為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策，提供強(qiáng)有力的依據(jù)。通過(guò)對(duì)信息的創(chuàng)新、綜合、預(yù)測(cè)客觀事物的發(fā)展，向決策機(jī)構(gòu)提出建議，起到高參作用。搞好預(yù)測(cè)，首先要對(duì)全市政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各方面情況的了解、掌握，做到情況明，思路清。如新的一屆市委、市政府組成后，提出的發(fā)展產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)、異地經(jīng)濟(jì)、城市經(jīng)濟(jì)、鄉(xiāng)村經(jīng)濟(jì)、都市圈經(jīng)濟(jì)，提出的大發(fā)展、快發(fā)展、大跨越等，都要做到心中有數(shù)，并把握好發(fā)展趨勢(shì)，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)發(fā)展前景。同時(shí)，根據(jù)掌握的檔案資料，寫(xiě)成調(diào)研報(bào)告，為市委、市政府決策當(dāng)好參謀。這既是檔案的價(jià)值屬性所決定的，也是檔案管理人員所必須提高的素質(zhì)。

提高檔案管理人員的綜合能力，一個(gè)人掌握知識(shí)的多少充分表現(xiàn)了他的綜合力。檔案管理人員在綜合能力方面不僅要掌握檔案工作的知識(shí)，還必須掌握其它知識(shí)，這樣才能做好檔案工作，使其更加條理化、規(guī)范化，否則，就很難做好檔案管理工作。所以，檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高自身的綜合能力，掌握檔案所涉及的關(guān)系，才能向有關(guān)人員和部門(mén)提供綜合性信息。同時(shí)，檔案管理人員還要提高對(duì)檔案事業(yè)的熱愛(ài)。只有提高對(duì)檔案事業(yè)的熱愛(ài)，才能有所追求。有追求才能勤奮，有勤奮才會(huì)出成果。提高對(duì)工作勤勤懇懇、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。檔案工作是非常平凡的，對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)既無(wú)名又無(wú)利，很多細(xì)致的工作要重復(fù)去做，既枯燥又索然，這就需要檔案管理人員要有一種耐得住寂寞的默默奉獻(xiàn)的精神。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性和關(guān)連性，如果不在文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無(wú)法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。但是檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，可能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。

總之，有效的提供信息，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作，努力采用現(xiàn)代科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，這樣，既節(jié)約了資源，也提升了檔案管理水平和效率。