稿件采編系統(tǒng)的應(yīng)用體會(huì)

魏杰,王琳

摘要：隨著科技飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用相當(dāng)普及。基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的稿件采編系統(tǒng)是近些年軟件開發(fā)的新成果。他鑲嵌于期刊的網(wǎng)站內(nèi)，使得作者、讀者、審稿專家和編者能夠隨時(shí)查看相關(guān)稿件的進(jìn)展情況，并可以及時(shí)溝通，節(jié)省了大量的人力、物力和時(shí)間。從采用了網(wǎng)絡(luò)版的稿件采編系統(tǒng)以來，《天津醫(yī)藥》2010年的出版時(shí)滯較未用網(wǎng)絡(luò)版的2007年大幅縮短。由于出版時(shí)滯縮短，使得自由來稿的稿件整體質(zhì)量得到很大提升，尤其是基金論文比例逐年增長(zhǎng)。在稿件內(nèi)容上也得到大幅提升，這給編輯修稿帶來了便利。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；稿件采編系統(tǒng)；科技期刊

中圖分類號(hào)：G237.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-8122（2012）06-0104-02

隨著科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)普及。科技期刊是傳播行業(yè)內(nèi)最新研究現(xiàn)狀的媒介，他需要及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)信息進(jìn)行登載?；ヂ?lián)網(wǎng)就成為期刊編輯部的必備工具?；诨ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)的稿件采編系統(tǒng)是近些年軟件開發(fā)的新成果。他鑲嵌于期刊的網(wǎng)站內(nèi)，使得作者、讀者、審稿專家和編者能夠隨時(shí)查看相關(guān)稿件的進(jìn)展情況，并可以及時(shí)溝通，節(jié)省了大量的人力、物力和時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)版稿件采編系統(tǒng)已經(jīng)成為期刊發(fā)展過程中必備的軟件應(yīng)用系統(tǒng)?，F(xiàn)以《天津醫(yī)藥》為例，說明使用稿件采編系統(tǒng)前后以及網(wǎng)絡(luò)版與單機(jī)版稿件采編系統(tǒng)使用過程中期刊重要因素的變化。

一、審稿速度加快

在互聯(lián)網(wǎng)，甚至計(jì)算機(jī)還未普及的時(shí)代，編輯部收稿、審稿、編輯加工等一系列編輯活動(dòng)都需要用筆記錄在紙張上面。外審和退作者修改的稿件都需要通過郵局寄送到外審專家或是作者手上，他們經(jīng)過認(rèn)真閱讀與修改，再將稿件寄送回來。周期過長(zhǎng)、丟失稿件是經(jīng)常發(fā)生的事情。尤其是丟失稿件，審稿專家、編輯或者作者的勞動(dòng)就會(huì)白白付出，重新來過，不僅重復(fù)勞動(dòng)，而且大大延長(zhǎng)了稿件的審改周期。

2003年，《天津醫(yī)藥》編輯部購買了單機(jī)版稿件采編系統(tǒng)，可以方便作者電話查稿。省去了大量翻看審稿登記簿的時(shí)間，只要作者說出姓名或是稿號(hào)就可以輕松查到那篇稿件的處理進(jìn)度，目前在哪位編輯手里。單機(jī)版稿件采編系統(tǒng)可以將審稿專家的基本信息錄入到系統(tǒng)里，方便查詢專家信息。單機(jī)版還具備簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)功能，經(jīng)常用到的是統(tǒng)計(jì)審稿專家一定時(shí)期內(nèi)審稿數(shù)量、審稿速度。

但是，這些功能都需要在編輯人員手動(dòng)錄入稿件全部信息的前提下才能完成。而且，由于一般的編輯部經(jīng)費(fèi)都比較緊張，單機(jī)版只能買一套，只能有一位編輯進(jìn)行所有信息的錄入工作。雖然沒有全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化編輯工作，但是我們超前的意識(shí)和熟悉單機(jī)版的基礎(chǔ)為將來的網(wǎng)絡(luò)版稿件采編系統(tǒng)的使用奠定了基礎(chǔ)。

2009年，由于硬件設(shè)備計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)，互聯(lián)網(wǎng)越發(fā)穩(wěn)定和高速，《天津醫(yī)藥》編輯部正式啟用網(wǎng)絡(luò)版稿件采編系統(tǒng)。采用該系統(tǒng)，作者可以在線投稿，編輯可以將稿件在線提交給外審專家來審稿，外審專家可以及時(shí)收到稿件，大大節(jié)省了郵寄稿件的時(shí)間。由于全部通過網(wǎng)絡(luò)傳遞稿件，也不存在稿件丟失，無效勞動(dòng)的情況了。需要退作者修改的稿件也可以在線將審稿意見告知作者，整個(gè)稿件處理流程都是網(wǎng)絡(luò)上完成，稿件處理周期大大縮短[1]。

編輯的工作從單純的文字處理變成科技信息的采集、篩選、加工和發(fā)布的中心，而稿件采編系統(tǒng)正是適應(yīng)這種變化的理想平臺(tái)[2]。由于完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，所有的投稿均由作者自行注冊(cè)信息，編輯只需將適合本刊發(fā)表的稿件收錄入庫即可，比單機(jī)版省去了大量的錄入時(shí)間。在送給外審專家審稿的環(huán)節(jié)，編輯可以將通過各個(gè)數(shù)據(jù)庫檢索到的有用信息粘貼到專家可見的窗口，專家也可以用同樣的方法將審稿意見傳遞到采編系統(tǒng)，供編輯閱讀。編輯再依據(jù)內(nèi)容將專家的意見放到作者可見的窗口。輕點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，就能實(shí)現(xiàn)與作者和專家的交流與互動(dòng)。節(jié)省了大量的時(shí)間，大幅提高了審稿速度。單機(jī)版時(shí)期，《天津醫(yī)藥》大多數(shù)稿件至少要2個(gè)月才能得知外審專家的意見。但是，網(wǎng)絡(luò)版時(shí)代，大多數(shù)稿件作者在1個(gè)月內(nèi)就可以知道他的稿件是否已經(jīng)通過來外審。編輯修改稿件也會(huì)因?yàn)椴淮嬖趤G失現(xiàn)象而大大提高了工作效率。

二、出版時(shí)滯縮短

稿件自來稿到看出的時(shí)間差就是出版時(shí)滯，也可稱為出版周期。所有期間的環(huán)節(jié)都會(huì)影響這個(gè)周期的。出版時(shí)滯過長(zhǎng)，是很多科技期刊的弊病。它不僅影響作者文章的時(shí)效性，也給期刊本身造成不良的影響。一篇文獻(xiàn)在其定稿時(shí)刻就已經(jīng)開始了它的壽命，如果時(shí)滯很短，則相對(duì)延長(zhǎng)了它的壽命，而且是利用價(jià)值較高的壽命，反之，則縮短了文獻(xiàn)的壽命[3]。因此，縮短出版時(shí)滯對(duì)科技期刊來說是至關(guān)重要的。

出版時(shí)滯的長(zhǎng)短，直接影響論文的信息價(jià)值，出版時(shí)滯短的期刊會(huì)吸引更多高質(zhì)量的投稿[4]。所以，出版時(shí)滯不僅是科技期刊時(shí)效性的重要測(cè)度，也是評(píng)價(jià)期刊質(zhì)量的重要指標(biāo)之一，與科技期刊的影響因子和被引頻次有密切關(guān)系[5]。影響出版時(shí)滯的因素除了審稿時(shí)間外，還包括編輯加工、排版、校對(duì)以及印刷等環(huán)節(jié)。

一篇文章在出版刊登之前，這些環(huán)節(jié)一個(gè)也不能少，但是盡量減少各環(huán)節(jié)中不必要的時(shí)間或是各環(huán)節(jié)有序交叉的進(jìn)行則可以縮短出版時(shí)滯。在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)的時(shí)候，編輯對(duì)決定錄用的稿件進(jìn)行編輯加工，完全需要用筆在紙稿上進(jìn)行逐一修訂，修訂完交到印刷廠，由印刷廠的工作人員將文字錄入到排版系統(tǒng)里。

或者是將word稿件轉(zhuǎn)化格式后進(jìn)行修改、排版。校對(duì)過程需要編輯和作者共同完成，這就又增加了通信的時(shí)間以及丟失信件的危險(xiǎn)性。網(wǎng)絡(luò)版稿件采編系統(tǒng)的應(yīng)用，為這些環(huán)節(jié)也節(jié)省了大量的時(shí)間。編輯完全可以在自己的電腦上將稿件進(jìn)行編輯加工，修改后將整潔的稿件電子版?zhèn)鬟f給排版人員，用專業(yè)軟件進(jìn)行排版。

本刊目前采用自行排版的方法，由編輯部的編輯完成。這樣既節(jié)省了稿件往返印刷廠的時(shí)間，也省去了由于溝通不暢或是印刷廠頻繁換人而導(dǎo)致的對(duì)編輯的意思不能完全領(lǐng)會(huì)的麻煩。排出的校樣經(jīng)過編輯校對(duì)后直接將PDF格式的電子版上傳到采編系統(tǒng)，作者便可以第一時(shí)間看到校樣。1～3天校樣便可以返回編輯部。自從采用了網(wǎng)絡(luò)版的稿件采編系統(tǒng)以來，《天津醫(yī)藥》2010年的出版時(shí)滯較未用網(wǎng)絡(luò)版的2007年大幅縮短，如表1所示。

表1《天津醫(yī)藥》2007年和2010年出版時(shí)滯的比較

三、稿源越來越好，內(nèi)容有所改善

期刊稿源來自于作者，稿源整體質(zhì)量的提高，就必定提升期刊的質(zhì)量。稿源的整體質(zhì)量直接影響到科技期刊的整體質(zhì)量，這是期刊工作者的共識(shí)，不少同仁為此也做出不少努力[6]。自行投稿的作者一般為科研到了一定階段，需要展示成果，等待畢業(yè)的學(xué)生以及需要晉升職稱的工作人員等等。他們選擇期刊的目的和方法不盡相同，但是期刊整體影響力高和出版時(shí)滯短是大多數(shù)作者選刊的基本原則?！短旖蜥t(yī)藥》在2009年以前出版時(shí)滯大約要1年左右，2009年采用了網(wǎng)絡(luò)版稿件采編系統(tǒng)，縮短了出版時(shí)滯，使得自由來稿的稿件整體質(zhì)量得到很大提升，尤其是基金論文比例逐年增長(zhǎng)。這跟我們期刊出周期縮短有很大關(guān)系。當(dāng)我們向不同專家約稿時(shí)，也會(huì)告知我們的出版周期得到大幅縮短，這樣會(huì)增加專家投稿的興趣。

另外，由于使用網(wǎng)絡(luò)版，修改稿件后規(guī)范的稿件內(nèi)容使投稿作者和他們身邊的潛在作者能夠充分了解我們期刊的編輯規(guī)范和大多數(shù)體例。在稿件內(nèi)容上得到大幅提升，這也給編輯修改稿件帶來了便利。

雖然網(wǎng)絡(luò)版稿件采編系統(tǒng)給我們帶來了諸多的好處，但他仍存在著一些不足。

比如所有網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用都會(huì)遇到的病毒，一旦中毒，系統(tǒng)癱瘓，編輯就無法工作。我們要及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，維護(hù)系統(tǒng)安全。有些地方需要我們與軟件開發(fā)商及時(shí)溝通。我們還要增加短信通知的模塊，這樣就可以及時(shí)將稿件的變化情況通過短信的形式發(fā)送給作者或是審稿專家。對(duì)于加速審稿速度、縮短出版時(shí)滯和提升稿件質(zhì)量又會(huì)有很大幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉剛.科技期刊縮短論文發(fā)表周期的幾點(diǎn)措施[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報(bào),2011(3).

[2] 趙珣,劉志.科技期刊在線審稿系統(tǒng)在學(xué)術(shù)期刊編輯部的應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志,2008(4).

[3] 趙樹慶,劉永勝.20 種科技期刊2010 年論文發(fā)表時(shí)滯調(diào)查[J].編輯學(xué)報(bào),2011(6).

[4] 趙麗瑩,張宏,王小唯.高校科技期刊出版時(shí)滯的調(diào)控方法[J].編輯學(xué)報(bào),2011(6).

[5] 劉曉燕,張成娥,徐曉芹等.國內(nèi)外土壤-植物營養(yǎng)學(xué)期刊論文發(fā)表時(shí)滯的統(tǒng)計(jì)分析[J].編輯學(xué)報(bào),2010(5).

[6] 曾小漢,王慰,趙衛(wèi)兵等.提高科技期刊稿源質(zhì)量方法探討[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報(bào),2011(3).