電算化額度控制在高校科研經費預算管理中的作用探討

丁愛珍　李佳　楊恒雷

摘要：隨著高校科研經費的增長，科研項目經費的規范管理日益受到重視。在科研經費管理中引入預算控制理念的基礎上，闡述了由傳統的手工控制額度向電算化額度控制升級的必要性，提出了電算化額度控制系統的設計原則，結合工作實踐，全面總結和分析了電算化額度控制在科研經費預算管理中的作用。

關鍵詞：高校；科研經費；電算化；額度控制

中圖分類號：F812.3文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）30-0125-02

高校是中國科技創新體系的重要組成部分和從事科學研究的主陣地之一。近年來，隨著中國高等教育事業的蓬勃發展，各高等院校所承擔的科研項目經費大幅增長，科研項目經費已經成為研究型大學資金的重要來源，其資金來源也呈現多元化的趨勢。科研項目經費的科學管理，直接關系到科研項目的完成質量和科研創新能力的提升，關系到科研人員積極性的提高以及高等院校的學術風氣、人才培養和學科建設工作。因此，在科研經費管理中引入預算控制的理念，由傳統的手工控制額度向電算化額度控制升級，對于規范科研經費使用、預防腐敗滋生、提高科研經費使用效益，無疑具有十分重要的意義。

一、電算化額度控制的必要性

在手工環境下，雖然花費大量的時間和人力，編制了預算，但由于無法得到實時動態的實際數據，導致預算控制的事前、事中和事后環節的脫節，事后層層匯總的實際數據已經失去了與預算數對比的意義，所以預算管理在許多高校并未充分發揮應有的作用，沒有真正起到額度控制的效果。而額度控制是預算管理過程中的最核心環節，它的實施效果最終決定著預算管理成功與否，所以建立有效的電算化額度控制系統對于提高高校科研經費預算管理水平至關重要。

與傳統手工控制額度相比，電算化額度控制利用計算機快速、準確和智能化的數據處理功能，不僅能通過總賬子系統及時、準確地獲取實際發生額、自動計算出實際發生額與預算之間的差異，而且通過局域網的內部數據共享功能，為科研項目管理部門、經費管理部門和課題組負責人提供經費支出的實時信息。與手工環境下額度控制相比，電算化額度控制系統具有事前控制、事中控制和事后總結評估的三大優點：（1）能保證項目實施過程中經費支出最大程度地按照預算執行；（2）通過預算額度與實際支出的比較，能使項目負責人隨時了解項目總經費中各科目額度使用情況，從而最大程度地提高項目經費的使用效率；（3）評估原始預算的科學性與合理性，為今后科學合理規范編制預算積累經驗。

二、電算化額度控制系統的設計原則

電算化額度控制是指財務人員利用現有高校財務管理軟件并與信息技術人員合作，共同開發針對不同類型科研項目特點的經費預算額度控制管理信息系統，包括項目總經費額度控制、總經費中各科目的額度控制以及部分科目可調整彈性額度控制等三個層次。通過經費預算額度控制管理信息系統實行電算化額度控制，財務人員可以方便地對科研項目經費財務信息進行實時動態查詢、統計、分析和管理。在對科研項目經費進行總體指標控制的同時還可對其具體使用費用指標進行控制，在使用中如出現個別費用超支，系統會做出相應的提示。保證科研項目經費按照控制額度使用，做到對科研項目經費的事前控制、事中控制和事后總結評估的有機統一，確保資金使用計劃按預算嚴格執行的同時還可以進行成本分析核算。在項目完成時，通過電腦可以迅速的作出財務報表，并作出相關財務指標分析，為以后的經費使用提供基礎，從而做到了事后績效評估。

電算化額度控制系統的設計要遵循“以項目經費管理部門要求為宗旨，以項目類別為基礎，以項目經費預算為依據，實現科學合理性和規范性相結合”的原則。首先，項目經費預算要遵循項目經費管理部門的要求和文件規定，在項目經費預算要求的總原則下合理編制各科目額度；其次，科研經費預算中額度控制依項目類別不同而異，高校科研經費按來源渠道可分為縱向經費和橫向經費。縱向科研經費是指中國各級政府對高校的財政性科研資金的投入，橫向科研經費是指高校受各類企事業單位以及國際組織委托開展科研項目所取得的經費。橫向經費與縱向科研經費對額度控制的要求不同，各支出科目應根據科研需要合理設置；另一方面，縱向項目的項目性質也多種多樣，如科技部973項目、863項目和科技支撐項目，分別側重于基礎研究、集成開發研究和示范推廣應用研究，不同性質的項目總經費中各科目支出所占比例存在差異，如差旅費比例可從10%～30%，勞務費比例可從5%～15%，根據項目任務需求和預算比例，各科目的額度也應作相應調整，真正體現科學合理性與規范性相結合的原則。

三、電算化額度控制在科研經費預算管理中的作用

（一）電算化額度控制是實現科研項目管理部門與經費管理部門信息暢通的重要渠道

高校科研活動的管理包括兩方面：科研項目管理和科研經費管理，科研部門負責科研項目管理和合同管理，財務部門負責科研經費的財務管理和會計核算。但長期以來，科研管理部門和財務部門缺少溝通和協作，科研管理部門只注重項目、經費總額、成果管理，對各課題項目經費的使用情況不清楚。很多高校的科研部門不向財務部門提供完整的項目資料與信息，不跟蹤、評價經費的使用情況，把經費管理的責任全部推給財務部門。而財務部門只對費用進行核算，不了解科研進展情況，財務部門也沒有及時向科研部門反饋經費開支中存在的問題，從而導致科研項目管理和科研項目經費管理兩者各成一體，相互脫節，缺乏部門之間信息的溝通與配合，甚至出現賬務不符或資產流失問題。

科研經費管理作為科研項目管理工作的重要支撐，離不開科研部門與財務部門的緊密協作。電算化額度控制是科研經費預算管理的核心環節，通過電算化額度控制，科研項目管理部門與經費管理部門都能及時了解項目經費使用情況，相互協調，共同管理，使有限的科研經費發揮最大的經濟效益。科研項目的可行性研究、財務數據估測、預算編制、中期項目評估、項目完工決算都離不開財會人員的專業指導。從科研項目申請、立項到經費入賬、中期評估以及項目結題結賬的整個過程內，科研部門應與財務部門協調工作，提高科研經費管理質量，為財務部門在科學合理性和規范性相結合的原則下控制額度提供依據。同時，財務部門還可根據科研部門提供的信息資料，收集項目開展進程中經費支出等財務信息，并及時反饋給科研管理部門，共同督促項目組根據項目進程結合結余額度合理使用經費，實現項目時間管理、成本管理和效益管理的三者統一。

（二）電算化額度控制是規范科研經費支出的重要環節

在目前的高校科研經費管理體制下，項目負責人對科研經費的支出擁有較大的自主權。但是項目負責人多為學術型人才，往往缺乏科研經費管理經驗和財務專業知識，從而在經費管理和使用中容易出現不合理或混亂現象。例如，由于項目負責人同時主持多個在研項目，平常的科學研究又具有相關性和交叉性，一次采集數據的差旅費可能幾個項目都能支付，因此，項目負責人報銷差旅費時在經費本的選擇上往往具有很大隨意性。假設在研甲、乙兩個項目中差旅費預算各為10萬元，此時在甲項目中已支差旅費12萬，乙項目中列支3萬，由于采用傳統手工環境下控制額度，項目負責人看不到各科目的使用情況（又沒時間去匯總），繼續在甲項目中報支差旅費，這樣的事屢屢發生，甲項目結題時會發現差旅費嚴重超支，其他支出科目如材料費明顯偏低，等乙項目結題時相反差旅費明顯不足，材料費又超支，這時為了結題就只有調賬，將甲經費中的差旅費調到乙經費中列支。然而，使用電算化額度控制下，在憑證錄入時輸入科目明細后，系統會自動提示相應科目的控制額度和結余額度，從而進行有效的超支控制。因此，規范科研經費支出必須實現傳統手工控制額度向電腦自動化控制額度轉變。

（三）電算化額度控制是健全科研經費預算管理監管機制的重要內容

長期以來，關于科研經費的使用問題，往往由一些行業規定來規范，或各單位根據自身實際情況以及財務人員對科研經費管理的理解制定一些管理規定，國家出臺的正式規范文件還很不完善。這使得學校與學校之間在科研經費的管理要求、資金使用、開支范圍等項目上標準不一、各行其是。科研經費管理監管機制的不健全，使得部分科研經費實際支出用途與申報時的用款計劃不一致，為了保證結題報告的報出，項目負責人常常不按實際支出情況填報結題報告，或者通過調賬等方式將不符合要求的支出更改為符合要求的支出，科研項目所取得的社會效益與經濟效益無從考核。財務審計人員在對科研項目的結題審計時也只是核對決算報表與財務系統中的余額是否一致，而傳統手工控制額度下的各科目支出情況無從知曉，由于面廣量大而無法核對。因為缺少對科研經費使用全過程的監控及對項目結果的考核評價，很多學校還存在根本不對已結題項目的科研經費使用情況進行結題審計或在結題審計時馬虎對付的現象。使用電算化額度控制就有效地改變這種局面，財務審計部門通過登錄權限密碼進入項目查詢系統，可一目了然地了解項目支出中各科目實際使用的明細和匯總的額度使用和結余情況，從而健全了科研經費預算管理的監管機制。

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