發(fā)展中的高校檔案管理現(xiàn)狀問題研究

李志華

摘 要：近十年來(lái)，發(fā)展中高校隊(duì)伍迅速壯大，發(fā)展中高校這幾年優(yōu)先發(fā)展的是師資力量、學(xué)生數(shù)量、教學(xué)設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，而檔案工作的發(fā)展則落后于其他方面。文章從發(fā)展中高校檔案工作中存在的問題分析入手，研究發(fā)展中高校檔案工作中存在問題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：發(fā)展中高校 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914（2012）07-276-02

近十年來(lái)，發(fā)展中高校隊(duì)伍迅速壯大，發(fā)展中高校這幾年優(yōu)先發(fā)展的是師資力量、學(xué)生數(shù)量、教學(xué)設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，而檔案工作的發(fā)展則落后于其他方面。從檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備、從硬件設(shè)備和資金投入都制約著發(fā)展中高校檔案工作的發(fā)展，隨之出現(xiàn)的檔案管理上的問題也值得我們思考和研究。

一、發(fā)展中高校檔案工作中存在的問題

1.對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。發(fā)展中高校從教師隊(duì)伍到行政人員大部分檔案工作人員檔案意識(shí)淡薄,對(duì)檔案工作和檔案的重要性、意義缺乏認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用。近幾年來(lái)，發(fā)展中本科院校為提高競(jìng)爭(zhēng)力，將發(fā)展重點(diǎn)都放在了校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,而學(xué)校檔案工作的發(fā)展則嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種發(fā)展影響下，再加上檔案部門的宣傳力度不夠，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和指導(dǎo)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、院系、處室和管理部門往往都忽視了檔案管理工作的重要性。從而導(dǎo)致各部門為了自身利用方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致檔案材料采集困難、不齊全、不完整。

2.檔案管理制度亟待完善。發(fā)展中高校雖然也有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但整體來(lái)講檔案管理制度不健全、貫徹力度不夠。發(fā)展中高校檔案制度只有《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《國(guó)家檔案局第8號(hào)令》等國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī),沒有校本特色的相關(guān)檔案管理制度，有的雖然制定了一些檔案管理制度，但執(zhí)行起來(lái)不嚴(yán)格，缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，檔案管理基本處于失控狀態(tài)。在這種背景下，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)不明確、材料歸檔不及時(shí)、分類不規(guī)范、管理混亂，最終難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

3.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位。大多數(shù)發(fā)展中高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏甚至于沒有，大多數(shù)兼職檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強(qiáng),工作意識(shí)落后。檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)，對(duì)檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作只停留在常規(guī)管理上，對(duì)檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)變化而進(jìn)行改革缺乏思考，嚴(yán)重影響到檔案的利用和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。

4.檔案立卷質(zhì)量差。發(fā)展中高校在檔案的立卷上質(zhì)量差，使檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性。在檔案原始材料的收集過程中，有的部門兼職檔案員鑒別能力差、缺少經(jīng)驗(yàn)，造成一些檔案材料的原件缺失，在今后的檔案利用中出現(xiàn)不完整性、不連續(xù)性，使檔案的利用價(jià)值失去了意義。

5.硬件設(shè)備條件差。發(fā)展中高校的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較少，使得一些硬件設(shè)備達(dá)不到要求，在檔案工作中處處捉襟見肘，使得檔案工作不能更好地向前發(fā)展。例如檔案庫(kù)房的規(guī)劃不到位、保存檔案的環(huán)境條件不達(dá)標(biāo)、檔案安全性得不到保障；空調(diào)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、電腦、掃描儀等必備硬件短缺等等。

6.數(shù)字化檔案館建設(shè)步伐緩慢。隨著近幾年的科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案館建設(shè)迅速成為了高校檔案發(fā)展的新趨勢(shì)，而發(fā)展中高校的數(shù)字化檔案館建設(shè)卻顯得有心無(wú)力遙不可及。主要有三方面的原因：第一，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)難度大。目前發(fā)展中高校甚至于好多老牌高校只是簡(jiǎn)單的檔案數(shù)子化，并沒有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館。第二，檔案利用共享目的難以實(shí)現(xiàn)。目前大多數(shù)高校的數(shù)字化檔案館建成后數(shù)據(jù)庫(kù)只在本校局域網(wǎng)使用，不敢共享給外界，影響了數(shù)子化檔案的利用率。第三，數(shù)字化檔案館建設(shè)所需的資金不到位，阻礙著數(shù)字化檔案館的發(fā)展進(jìn)程。數(shù)子化檔案館的建設(shè)需要大量資金，而發(fā)展中高校的主要資金流向還不能兼顧到檔案部門。

二、發(fā)展中高校檔案工作中存在問題的對(duì)策研究

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，擴(kuò)大宣傳。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案的建設(shè)，把檔案工作納入學(xué)校日常工作計(jì)劃，增加資金投入，改善檔案保管條件，及時(shí)研究和解決檔案工作中存在的問題。及時(shí)調(diào)整檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置，各管理部門實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)責(zé)任制。增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)，增強(qiáng)兼職檔案員的檔案責(zé)任意識(shí)，建立檔案分室，兼職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門檔案材料，按期向?qū)W校檔案科移交檔案，組織定期或不定期檢查或抽查，并在年終實(shí)行考核機(jī)制和績(jī)效掛鉤。學(xué)校檔案部門要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識(shí)，讓檔案貼近教職工，提高大家的檔案法制觀念，使大家逐步認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從根本上理解、支持、參與檔案工作。

2.完善檔案管理制度，提高執(zhí)行力。科學(xué)化、正規(guī)化管理檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循發(fā)展中高校檔案形成的規(guī)律，制定、完善檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)，制定有校本特色的歸檔范圍和保管期限，使檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依。在建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度同時(shí)要明確責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)和落實(shí)，加大管理力度，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。發(fā)展中高校應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門、各院系處室、兼職檔案員之間的工作關(guān)系，明確各級(jí)各類人員在檔案工作中的職責(zé)，把檔案工作的考核要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，各院系主任、處長(zhǎng)負(fù)責(zé)，各方齊抓共管，共同建立行之有效的檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實(shí)，使得檔案管理制度真正落到實(shí)處。

3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建（下轉(zhuǎn)第289頁(yè)）（上接第276頁(yè)）設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。提升檔案管理者綜合素質(zhì),強(qiáng)化為檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好檔案管理工作的根本保證。一方面,檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí)，還要不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)，具備各個(gè)領(lǐng)域管理知識(shí)能力，熟悉檔案的來(lái)源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識(shí)，樹立服務(wù)意識(shí)，積極開展對(duì)各管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟悉檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能；主動(dòng)加強(qiáng)與各管理部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)兼職檔案員做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的檔案管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

4.提高立卷質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。立卷質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的立卷就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在各部門規(guī)范處理立卷的基礎(chǔ)之上的。立卷人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，非常精湛的業(yè)務(wù)技能，才能做好檔案材料的立卷歸檔。這就要求檔案工作人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。立卷不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。發(fā)展中高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。檔案工作人員要熱愛檔案事業(yè)，明確自己的責(zé)任，以主人翁的工作態(tài)度，嚴(yán)肅認(rèn)真地做好檔案工作，把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

5.增加檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)，確保設(shè)備齊全。發(fā)展中高校要積極爭(zhēng)取學(xué)校經(jīng)費(fèi)的支持，以多種形式申請(qǐng)，劃撥檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。在每年學(xué)校的檔案專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入到基本設(shè)備的建設(shè)中，保障相應(yīng)的硬件，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、空調(diào)等硬件設(shè)施。檔案經(jīng)費(fèi)不足已經(jīng)是目前制約高校檔案工作發(fā)展的一個(gè)重要突出問題，好多高校都因檔案經(jīng)費(fèi)不足而不能向現(xiàn)代化數(shù)字檔案館跟進(jìn)。發(fā)展中高校應(yīng)當(dāng)加大在檔案工作的經(jīng)費(fèi)劃撥力度，在檔案館設(shè)備配備上要有超前意識(shí)和預(yù)見性，配備合適的硬件才能擴(kuò)充檔案發(fā)展空間，保障檔案事業(yè)向前發(fā)展。

6.加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)。數(shù)字化檔案館是今后社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，最近幾年，所有高校都在努力建設(shè)，縱觀之下大致有以下幾個(gè)步驟：第一，信息化采集歸檔。將所有的檔案材料數(shù)字化應(yīng)該難度不大，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展很快，各種數(shù)子化設(shè)備的應(yīng)用大大縮短了所需時(shí)間。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。第三，檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用。有的高校有條件的話可以根據(jù)自身特點(diǎn)開發(fā)檔案管理軟件進(jìn)行應(yīng)用，快捷方法是安裝專門的適合高校檔案管理特點(diǎn)的軟件，比如說(shuō)“南大之星”檔案管理軟件等。第四，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化達(dá)到資源共享。做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，保證用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。

[項(xiàng)目：山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院院級(jí)課題項(xiàng)目：（YB2010053）]

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3.周暉蓉.高校文書檔案管理中存在的問題及其對(duì)策.邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2010（5）

（作者單位：山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院檔案科 山西太原 030031）

（責(zé)編:賈偉）