材料采購內部控制缺失風險及應對

喻素萍

供水企業生產經營的連續性和周期性，決定了供水企業要不斷地進行采購和銷售活動。對采購的過程實施科學、有效的管理對降低供水企業的生產成本以及提高產品的競爭力有著重要的作用。但是供水企業的材料采購活動牽涉到供水企業自身的經營條件以及外部市場環境中的眾多因素，想要對它實施很好的控制是一件工作量大、困難多的艱巨任務；這就需要我們進行整體的策劃與細致的安排。研究材料采購內部控制缺失所帶來的風險以及制定相應的策略對于指導我們科學的開展采購工作有著重要的作用和意義。

一、材料采購內部控制缺失所引起的風險

（一）由采購合同所引起的風險

材料采購合同是供水企業在材料采購之初就采購材料的數量、質量以及運輸方式、結算方式、理賠條款等等與材料供應商進行共同的磋商而達成的協議。材料采購合同關系著雙方的切實利益和責任，具有較強的法律效率。所以說如果對合同的簽訂過程不進行控制，將會給供水企業帶來嚴重的經濟損失和經營風險。主要的風險表現在以下幾個方面：

1.對采購人員的監督管理不力，造成采購人員與供應商相互串通在合同中虛報材料價格，給供水企業造成的不必要損失。在一些中小供水企業以及非大宗量的材料采購過程中，往往由采購部門的工作人員進行自主的采購。供水企業如果對采購工作人員監管力度不夠或者是缺少所采購資料的價格信息以及相應的質量信息，往往會出現采購人員與材料供應商簽訂虛假價格的采購合同，套取供水企業的資金。

2.合同條款不夠明確，造成采購成本的上升。在采購合同簽訂的過程中，如果供水企業對材料的市場價格以及制作原料、質量標準等信息準備不足，往往會造成供應商抬高材料供應價格的事件發生，從而給供水企業帶來了經濟損失。從另一方面來講，關于材料采購中的運輸條款以及結算條款簽署的不夠明確，往往會造成運費增加以及結算不利的情況發生，從而給供水企業帶來了有形的、無形的損失。

3.對于合同的執行力不夠造成的損失。目前在我國的采購合同中，由于前期的準備不夠充分，在合同執行環節不能很好的進行材料的檢驗以及損耗的確定。致使在出現質量問題之后，缺少理賠的證據從而無法理賠。

4.不正當合同給供水企業造成的損失。在采購合同的簽訂過程中或者是供應商的選擇中，往往存在著暗箱操作或者是透漏標底的現象發生，嚴重的還會出現關系戶供應以及收受賄賂的現象。在擾亂正常市場秩序的同時，也給供水企業造成了很大的損失。

（二）采購行為內部控制不當所帶來的風險

1.材料采購前期準備工作不充分所造成的風險。等采購計劃制定以后，供水企業就會展開市場調查、質量檢驗、信用評測以及供應商的實地調查等活動。如果對這些環節的控制力度不夠就會出現信息失真造成所采購材料的質量低下、價格偏高、供應商服務水平低等等隱患。

2.采購計劃制定的不合理，造成整體采購費用的增加。在供水企業的采購行為中，往往存在著這樣一種矛盾。即采購的次數太多期間出現的檢測費用、差率費用以及人工成本就越多，從而增加了生產的成本。但是如果一次性大批量的采購又會出現材料的積壓，給供水企業的資金周轉帶來了很大的壓力。

3.供應商選擇不妥當所帶來的風險。在供應商的選擇過程中，通常通過招標的形式進行性價比以及信譽比，最終選定供應商。但是如果選擇的供應商太多，往往使材料的供應能力過于分散，嚴重的可能影響到供水企業的生產進度。如果選擇的供應商過于單一，往往無法及時的獲知材料價格波動的消息，從而對供水企業控制材料采購以及調整采購計劃產生不利的影響。

二、關于應對材料采購風險的措施與建議

（一）加強供水企業對市場信息的收集和分析能力

市場信息對于材料采購的定價以及質量與價格之間的性價比有著重要的作用和意義。供水企業想要準確的控制材料采購的全過程，必須對市場信息了如指掌。主要的市場信息內容包括，材料的價格、材料制作原料的價格、材料的產地以及材料的市場價格變動規律、材料的質量標準體系等等。加強供水企業對市場信息的收集與分析能力主要從兩個方面入手。一方面建立供水企業的信息網絡，高度關注供水企業生產所用材料的市場信息，并進行記錄、儲存。另一方面，提高采購工作人員的專業素質水平以及分析能力，以便于制定最為有利的采購計劃。

（二）建立供應商檔案，對供應商的各項考察指標進行評定

對于依靠招標來進行供應商選擇的供水企業采購行為，應當建立供應商檔案，并安排專門的人手進行管理和記錄。除了對供應商的基本信息進行記錄以外。還應對供應商的一些其他指標進行考察，主要有：供應商的資金周轉能力、供應商的供水企業形象、信譽以及供應商的生產能力等等。根據這些指標來綜合性的評定供應商，對于不符合供水企業采購要求的供應商應當及時的取締，并開發新的材料供應商。

（三）建立嚴格的采購制度以及合同簽訂的控制制度

嚴格的采購制度主要是指對采購的過程進行細分，并對其過程進行嚴格的控制。主要包括前期的市場信息收集以及供應商資料收集、制定科學合理的采購計劃、嚴格審查采購合同的條款以及加強材料入庫前的檢查、檢驗。

對采購合同實施控制主要是對合同的真實性、準確性、周密性及有效性進行綜合的控制與管理，以確保采購材料的高質量、低價格以及采購合同條款的有利性和理賠的順利性。

（四）實行材料采購的多部門聯合作業

在以往的材料采購活動中，往往是由采購部門或者是管理部門獨立完成材料采購。基于材料采購的重要性，我們有必要施行材料采購中的聯合作業。由財務部門進行采購的預算以及結算、由質量檢查部門控制和檢驗材料的質量、由生產部門評價材料的使用性能等。多部門聯合作業的供應商選擇或者是材料采購，對于控制材料采購的多個環節具有很大的作用，但是這種做法只適合在招標工作中使用。對于小宗材料和季節性材料的采購上難免出現采購人工成本高的現象，從而得不償失。

（五）制定最高限價的采購政策

在供水企業的采購過程中，應該根據所需要采購材料的歷史價格紀錄以及市場價格信息或者是財務部門的價格預算對所采購的材料進行最高限價，以避免由于虛報價格、供應商單一給供水企業帶來的采購損失。

三、總結

本文主要對材料采購內部控制缺失所引起的供水企業風險進行分析與探討，并針對性的制定一些措施來有效的防止風險的發生。旨在與同行業人士進行交流和學習，為確保供水企業采購行為的科學合理進行提供有力的支持。