對財務軟件中“逆操作”功能的研究

王曦東

財務軟件在現代企業經營管理過程中應用范圍不斷擴大，手工會計逐漸被淘汰是歷史發展的必然趨勢。現在的財務軟件功能繁多，在很多方面實現了自動化。軟件能夠做到批量審核、自動記賬、自動結轉、自動對賬、自動結賬等功能。這些高效的自動化功能受到了廣大的財務人員的歡迎，但是很多財務軟件也提供了引起爭議的逆操作功能，例如取消主管簽字、取消出納簽字、反審核、反記賬、反結賬、反初始化等功能。這些逆操作功能雖然并非盡善盡美，但在當前階段也屬于財務軟件的常用功能。本文對財務軟件“逆操作”的功能進行了闡述，并提出了自己的一些想法和建議，以期逆操作功能進一步的完善。

一、取消主管簽字

憑證填制后，經審核和出納簽字后（涉及現金或銀行業務的憑證）就可以記賬，不需要設置主管簽字。但是，也有許多企業中為加強對會計人員制單的管理，常采用經主管會計簽字后的憑證才有效的管理模式。即其他會計人員制作的憑證必須經主管簽字才能記賬。使用前提是：在基礎設置-選項中選擇“憑證必須經主管簽字”。而且，在這種模式下，主管和制單人不能是同一人。以用友軟件為例（以下文章如無特殊指出均以用友軟件為例），憑證經主管簽字后，會在憑證上方蓋上主管的名章。一經蓋章憑證便不能修改。主管簽字的逆操作為取消主管簽字（或可叫做“銷章”），方法很簡單，只要再執行一次主管簽字，選擇取消即可。主管簽字和取消主管簽字不涉及到數據在不同系統文件之間的流動，不會影響到數據處理。所以對取消主管簽字功能爭議不大。

二、取消出納簽字

出納憑證由于涉及企業現金的收入與支出，應加強對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現金銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確。使用前提是在基礎設置-選項中選擇“出納必須經主管簽字”。出納簽字和憑證審核簽字無時間上的沖突，任何一個先做都可以。取消出納簽字也只需要再執行一次出納簽字功能，選擇取消即可。本功能同樣不會影響數據處理，存在爭議不大。

三、反審核

反審核又稱“取消審核”，它是審核的逆向操作，就是將已經審核的會計憑證取消審核標記，使之恢復到審核前的狀態。具體操作方法分為兩種，單張取消審核和成批取消審核，只需再次執行審核命令，選擇單張或成批取消審核即可。

需要注意的是預算審批通過的憑證，只能進行審核，不能進行其他操作。而在取消審核時，無論預算管理系統返回何值全部認為成功，系統只提示不進行控制。反審核功能同樣不會影響數據處理，存在爭議不大。

四、反記賬

在財務軟件中，并不存在手工意義上的賬簿，所有的賬簿數據均以數據庫文件方式存放于系統之中。從系統內部的處理過程來看，記賬處理實際上是會計數據在不同數據庫文件之間的傳遞。是系統把已審核的記賬憑證從臨時憑證庫轉移到正式憑證庫中，同時由正式憑證庫數據自動更新產生本月最新的科目發生額余額數據，當輸出日記賬、明細賬和總賬時，從正式憑證庫和科目發生額余額庫中取數據。

反記賬就是將已經登記入賬的會計憑證予以取消記賬，使之恢復到記賬前的狀態。它是記賬的逆操作，也是會計信息化系統中的一個概念。反記賬是將已記賬的憑證通過記賬的逆向過程，恢復到記賬前的狀態，簡言之，就是把已經登記的任何月份賬簿記錄擦掉。

在一般情況下財務軟件隱藏了反記賬功能，如需要使用需要激活本項功能。在總賬-期末中，雙擊對賬功能，按ctrl+H鍵，可以激活“恢復記賬前狀態”功能，在總賬中雙擊“恢復記賬前狀態”，并輸入操作員口令即可運行反記賬功能。

發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘—’號或者其他標記表示。”而反記賬功能明顯違背了上述功能，所以反記賬功能一般只在因為記賬過程中斷電或其他原因造成中斷后等條件下才能夠使用。但很多財務人員違背了反記賬功能的初衷，單純為了修改錯誤憑證而使用本功能，為弄虛作假留下了一定的隱患。筆者認為在使用財務軟件初始階段，因為對軟件功能的不熟悉確實可能造成較多的錯誤憑證，這種情況下可以使用反記賬功能，但隨著對軟件功能的了解，應在3-6個會計期間后取消反記賬功能，以降低風險。同時執行反記賬功能可能會影響到其他子系統自動生成的憑證，使用需要格外謹慎。

五、反結賬

“反結賬”就是將已審核記賬并已結轉下月的會計賬簿數據恢復到以前月份各會計賬簿的發生額和余額的狀態，即對已經完成結賬操作的月份的賬返回到結賬前的狀態，以便增加新的憑證或修改原有憑證。具體步驟為執行總賬-期末-結賬命令，進入“結賬”窗口，選擇要取消結賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統彈出“確認口令”窗口，讓操作員在該窗口中輸入口令即可，系統將快速地取消結賬操作，使各種賬簿記錄恢復到未結賬前的狀態。

反結賬功能強大，有的財務軟件甚至提供向前數個月甚至跨年度的反結賬功能，可以說也是目前弊病最多、爭議最大的功能模塊。筆者認為應當盡量減少反結賬功能的使用，特別是跨年度反結賬的功能，以期最大限度降低弄虛作假的風險。

六、反初始化

“反初始化”功能可以修改初始數據，反初始化時不能隨意選擇時間，只能在初始化結束的哪個期間操作。反初始化一般不會刪除你已經錄入的數據例如憑證、固定資產卡片、業務單據、現金和銀行記錄，反初始化主要目的是修改初始數據，當然有時候為了修改啟用期間也必須反初始化。反初始化功能的使用頻率在財務軟件建賬初期非常高，此功能可以有效降低財務賬套在未來使用中出錯的可能性。

七、如何完善財務軟件的逆操作功能

完善上機操作日志記錄。盡管執行逆操作功能存在一定的負面效應，但完全禁用逆操作是不可取的。對于已記賬不管是否已結賬的錯誤憑證，應采用“紅字憑證沖銷法”或者“補充登記法”進行更正，但本月出現憑證差錯較多或會計數據混亂時，在系統管理員和會計主管授權的前提下，可執行逆操作以修正和恢復會計數據。在執行逆向操作時，要求操作人員填寫相應的上機操作日志記錄，且不允許修改或刪除上機操作日志，在上機操作日志中產生有痕跡地修改記錄，為后期稽查留下線索。

完善操作員的權限分配，避免濫用逆操作功能。當出現會計差錯時，執行逆操作功能的操作員必須同時得到系統管理員及會計主管授權，才能實施，或者在得到授權許可的前提下仍需要兩名以上的操作員同時操作，且需要各自輸入口令，通過利用牽制機制來避免會計數據被非法篡改。另外，還應規定進行數據處理的當月使用逆操作功能的次數，若超過規定使用的次數，本月將禁用此項功能，這在一定程度杜絕了財會人員工作態度的隨意性。

當前對于財務軟件逆操作功能的設置產生了很多爭議，我們只有在加大監督機制的前提條件下揚長避短，才能夠讓我國的財務軟件中的逆操作從設計到管理體制都得以日趨完善。