論文書檔案立卷改革的必要性

徐 銳

（伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000）

一、引言

隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，檔案管理工作也朝著現代化和電子化方向發展。這對文書檔案歸檔立卷工作提出了新的要求。我國傳統的歸檔立卷方法，存在著立卷過程復雜繁瑣，主觀隨意性和個人化色彩比較濃重的問題。同時，由于傳統的立卷方法缺乏統一的評價標準，立卷人員對于案卷質量常常難以把握。因此，在檔案管理工作信息化和數字化的時代，對文書檔案立卷的方法進行改革，對提高我國檔案管理的水平具有非常重要的意義和作用。為此本文就這一問題進行了研究，并提出了自己的一點想法。

二、傳統文書立卷方法存在的問題分析

傳統的文書立卷方法是以案卷為單位組卷的，案卷是手工檢索時期的必然產物，以案卷為單位的組卷方法是與當時生產力和科技發展狀況相適應的，加上當時社會條件過多地強調安全、保密，使檔案工作重心偏向整理、保管；傳統的檔案裝訂采用的是“三孔一線”的裝訂方式，這種方式具有便于管理、不易散失等特點；傳統立卷以問題為中心，我們可以通過案卷目錄、卷內文件目錄來進行分層查找，限定檢索范圍，增強手工檢索的目的性和效率，從這個意義上講傳統的立卷方法是有益的。但是在檔案管理工作信息化和數字化的時代，傳統的文書立卷存在著越來越多的弊端，多年的實踐證明以卷為單位的組卷方法使檔案工作諸多環節陷入困境。具體表現在：

（一）工作程序繁瑣，工作量大

傳統的立卷歸檔方法首先要對卷號、卷內文件目錄、案卷目錄進行統一編寫，然后按照三孔一線的方法進行裝訂。在卷皮和卷內文件目錄上，案卷標題名要進行重復抄寫，在卷皮上還要對其它的相關內容進行填寫，工作過程之繁瑣，工作量之大，與新時代高效率生產不相適應。

（二）案卷題名難以擬寫

實踐證明，案卷組卷方法是歸檔文件整理難度加大，立卷工作的難點就是對案卷題名的擬寫。在各種教材中都要求歸檔文件應當按照6個特征立卷，并要求講6個特征綜合使用，他要求在名稱之中體現出責任者、問題、名稱等，對于字數又有要求，名稱也會對日后的編目，檢索等工作順利進行有著重要的影響。事實上，由于立卷人員的知識結構參差不齊，認識程度也因人而異，因此，這種復雜的工作過程和工作方法，讓檔案人員很難掌握，整理結果也往往是一人一個樣。

（三）保管期限劃分不準確

檔案的保管期限是檔案保管價值的體現，它直接決定著到期檔案的鑒定和銷毀。事實上，在進行傳統的檔案保管期限劃分時，存在兩方面的問題，一方面是檔案人員很難用歷史的、全面的和發展的觀點來準確判定檔案的價值。尤其是大量的檔案還不是以整卷為處理對象，所以盡管費了九牛二虎之力，但結果仍是既破壞了原貌，又在質量上很不理想。另一方面是管理人員認識不同，常常出現保管期限劃分不準確、組卷不合理等問題。

（四）檔案價值難以衡量，開放鑒定難

檔案是否開放，其形成時間長短已經不是問題，主要是看其是否可以讓人們知曉。由于傳統的以案卷為單位組卷，每當開放鑒定時，面對案卷中大部分可開放僅有一二件不能開放的案卷就比較難處理。結果便是要么干脆整卷不開放，要么拆卷重整。然而這兩種處理方法均不是上策，前者無端縮小了開放范圍；后者耗費很大的工作量不說，并且對檔案的原始狀態進行了一定的破壞，而且對以后的編目等工作帶來一系列的麻煩。

（五）不適應計算機檢索的要求

隨著檔案工作時間的不斷發展，機關辦公自動化進程大大加快，計算機技術越來越多地應用于檔案管理工作。由于計算機檢索速度的快捷，以及高效、靈活的縮減方式和強大的隨機多途徑的檢索能力，加上各種應用軟件的配合使用，使計算機成為檔案管理不可缺少的工具。在過去，由于技術條件的限制，手工檢索是傳統的利用途徑，利用計算機查找傳統的歸檔文件，只能通過模糊檢索，并必須經過兩次檢索才能得到所需要的文件，這種方法已遠遠不適用計算機檢索要求。在這種情況下，我們完全可以對歸檔文件簡化整理，而在查找時，則依靠現代化檢索手段來彌補。

（六）不便于檔案文件的復制

傳統立卷裝訂要求必須擁有整齊下邊、右邊，且對于紙張規格要去統一，大要進行剪掉，小要盡心裱糊，特別是裝訂線的地方要求進行裱糊。這樣在進行復印，就必須要將裝訂拆開，否則文件的復印將不完整。

以上所列的幾大問題，根本原因均出于“卷”。如果我們的基本保管單位是件而不是卷的話，那么在各種鑒定、整理工作中就會方便得多。為此，“立卷”改革是勢在必行。

三、文書檔案立卷改革措施和方向

文書立卷改革中，對于“件”的把握和界定是一個重點和難點問題。因此，對于“件”進行定義和劃分的關鍵，就是在遵循檔案管理工作相關原則的基礎上，建立合乎人們檢索思維和檔案歷史形成特征的最小管理單位。檔案整理中，無論哪種類型檔案，常常都是存在“一事一文”和“一事多文”這兩種形式。

目前，我國進行的文書立卷改革方向，常常僅僅是針對文書檔案，主要原因有以下兩個，首先傳統的立卷方法對于計算機檔案管理的相關要求不適應；其次，在文書檔案之中，存在著非常明顯“一事一文”的特征，只要稍加改革傳統的檔案管理模式，就可以輕松地借助計算機輔助管理。傳統的管理方式之中，大多數文書檔案都可以輕松地進行平面化管理，事實上，傳統的文書檔案中也存在著“一事多文“的格式和形式，對于這些文件如果不按全宗進行處理，在進行后期檢索服務時，會出現很多問題。

首先，使得文件之間的有機聯系分散了，這樣多年以后在文件成為歷史性檔案時，就難以進行考究。其次，存在著類別層次混亂的問題，從事由角度對“一事多文”和“一事一文”兩種檔案進行實體劃分時，他們在類型上是屬于同一個管理層次和類別的，在對其進行分類時，應該是以一個全宗單位為一件，不可與其他類別的文件混淆和拆散。在進行檔案整理工作之中，實際上存在著目錄結構和實體結構兩種方式的。所謂實體結構就是要按照實體分類原則、全宗原則及最低類目中檔案特征整理方法，最大限度地對于文件材料之間的有機聯系進行保持和管理，這些原則也是目錄結構的基礎。第三是不利于相關的檢索要求，提高工作效率和提高檢索質量是文書立卷工作的出發點和歸宿。

檔案實體整理的成套性問題成為計算機時代和網絡時代檔案管理的不可回避的問題，當然，在實體整理時保持一成不變也是不可取的。實體整理也應該是一個不斷發展和變化的過程。事實上，檔案管理工作往往存在著一定的滯后性和穩定性特點。檢索體系管理和檔案信息管理往往存在一定的超前性和預測性，因此，文書檔案在實體整理上，應該按照“一事一文”和“一事多文”兩種情況立卷。同時，根據文書檔案的內容特征進行分開處理，在此種情況，文件級的整理方法是不易全盤采用的。具體整理方式可以是對“一事一文”的相關文書實行文件級管理的方式，而對于“一事多文”要組成一件進行相關文書實行文件級管理的方式，而對于“一事多文”要組成案卷，這樣既保持了文件的有機聯系，又實現了文書檔案的快速歸檔整理。

四、改變現有的裝訂方法

檔案整理工作的原則之一就是“便于保管和利用”因此在進行檔案裝訂時，完全可以借鑒傳統案卷裝訂形式采用綜合處理的方法，例如，可以進行多份文件的合訂。這種合訂的方式，就解決了上文提到的“三孔一線”裝訂方式存在的諸多問題。一般，在進行合訂時要注意四個原則：第一，為了滿足保密的相關要求，按文件密級進行分開裝訂；第二，單獨裝訂數量較多的成套性文件，方便日后的使用；第三，單獨裝訂日常工作中需要經常借出的文件；第四，保持適當張訂件數，方便復印。

五、結論

立卷改革是對傳統立卷方法的一次重大變革，是檔案工作與時俱進，走向現代化、信息化的必然。將逐步實現從“卷”轉變為“件”、從“傳統”轉變為“現代”、從“封閉”轉變為“開放”等3個方面的轉變，以避免以往以案卷為單位組卷方法的不合理性；摒棄傳統的手工管理模式，實現檔案管理現代化；神話檔案的利用等。然而，我們應清楚地認識到，文書立卷改革也存在不足之處。比如同一全宗內檔案的編目體系不一致會給檔案的管理中得統計等環節帶來困難；以件為單位使檔案的數量成倍增加，會給檔案館的年度庫房慶典增加難度等等。但我們在權衡利弊后就不難發現，以件為保管單位立卷的弊端是比較容易克服的。我們應該從大處著眼，充分認識文書立卷改革的重要意義，“卷”和“件”雖然只是一字之差，但其從內涵到形式確實都是一種必要地改革。文書立卷改革的推廣、應用，需要我們在實踐中認識總結經驗，不斷發現和研究新情況，認真有效地解決新問題。