對建立現代企業檔案管理制度的探討

尉永潔

（哈爾濱市人防辦 黑龍江 哈爾濱 150000）

當前，市場經濟的大潮沖擊著社會的每一個層面，企業的檔案工作也面臨著一場挑戰。面對挑戰，企業檔案工作應如何加快步伐，改革究竟如何入手；檔案工作新的管理模式包括哪些內容；什么是現代企業檔案管理制度；市場經濟體制下企業檔案館（室）藏體系怎樣布局才有利于檔案作用的發揮？下面就上述問題試談我的一點認識。

一、建立現代企業檔案管理制度的必要性

轉換國有企業經營機制、建立現代企業制度是企業為適應社會主義市場經濟體制需要而采取的重大舉措。建立現代企業檔案管理制度是企業改革的一項配套措施，是企業檔案工作保持健康發展的必然階段。因為企業制度的創新與現代企業檔案管理制度的建立是雙方需求和互相補充的。

（一）企業改革需要檔案管理制度的創新

在企業改革過程中，無論是轉變經營機制，還是建立現代企業制度，檔案為企業調整組織和產業結構，對外經濟合作、清產核資，進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據。企業的發展壯大，也始終離不開檔案的信息作用，檔案貫穿于企業生產、經營等各項活動之中。現代企業制度的建立，使企業作為獨立的經營者走入市場，企業實行自主經營、自負盈虧也需要檔案在企業開展市場競爭，維護企業合法權益等方面發揮作用。應該說：市場經濟體制的建立，使檔案工作有了更加廣闊的用武之地，檔案在一定程度上為企業的發展起著保駕護航的作用。

（二）社會主義市場經濟體制的建立，也對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業進一步發展創造了機遇

經濟體制的改革，使我國從傳統的計劃經濟過渡到有計劃的商品經濟，繼而進入市場經濟。由于企業是市場的主體，企業改革是經濟體制改革的中心環節，轉換經營機制是企業改革的重點，這便預示著企業檔案工作在管理體制和工作機制等方面也必將進行一場深刻的變革。

（三）現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求

如果企業檔案工作還停留在目前管理狀態，將很難有大的發展。因此，作為企業科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革，實現檔案管理制度的創新。改革對企業檔案工作發展起到了推動和促進作用，作為企業檔案工作者，應該以積極的態度和長遠的眼光看待這場變革，要抓住這個機遇，深化改革，盡早建立和完善現代企業檔案管理制度，實現檔案事業發展的一個新飛躍。

二、現代企業檔案管理制度的特征

何為現代企業檔案管理制度，目前還沒有明確的表述，這里試對其基本特征做些描述。

黨的十四屆三中全會通過的《關于建立社會主義市場經濟體制若干問題的決定》指出：現代企業制度是“建立適應市場經濟要求，產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學的現代企業制度”。現代企業制度是社會主義市場經濟的基礎，是我國國有企業改革的方向，它標志著國有企業擺脫傳統計劃經濟的束縛，真正成為在市場競爭中求生存、求發展的獨立經營實體。它以完善的法人制度為基礎，以有限責任為特征，以公司形態為代表，其實質就是確立企業法人財產權。

據此，在建立現代企業制度過程中，企業的檔案工作表現出以下基本特征：

（一）經營機制的轉變，將企業推向市場

為了增強市場競爭能力，企業內部的各個部門都要高速運轉，要求檔案以情報、信息的形態出現，比較強的表現在為企業現實活動服務等方面。檔案利用的周期普遍縮短，發生作用的機遇有很大提高，利用方式要求簡便，快速靈活。

（二）企業經營范圍的拓寬，使得多種經濟成份并存

現代企業制度的建立，也使企業在生產經營管理中不斷采用新的管理模式和方法，新的檔案成份便與之俱生，檔案的歸檔范圍發生很大變化，需要檔案人員廣泛收集，科學管理，有效地提供利用。

（三）統一指導、分級保管是現代企業檔案管理制度的根本原則

企業的商品經濟屬性和獨立的法人地位確定后，企業便擁有包括國家在內的出資者投資形成的全部法人財產權，檔案作為企業自身生產、經營活動的真實記錄，從內容上看，是企業各種實踐活動的結晶，是企業產品更新換代，擴大再生產，增強企業競爭機制不可缺少的信息財富。從載體和檔案本身形成過程看，也包含著企業人、財、物的投入，是企業資產的一部分，應該交給企業自身加以科學管理和使用，以確保檔案信息資源的保值和增值。檔案層層上交，便造成重復保管，既浪費人、財、物，也難以取得相應的利用效果。把檔案交給企業自身管理，企業檔案工作實行統一指導、分級保管，最有利于檔案內在價值的充分發揮。

順便說一點，企業成為法人后，便具有獨立的管理決策和約束權力，這對于企業檔案管理工作來說，既能起到促進作用，也容易出現各自為政的局面，一些不合理、不科學、不規范的管理方式容易產生并發生作用。因此，分級保管必須有統一指導做保證。企業根據檔案工作行業標準和管理規范做統一規定，以保證各保管機構科學合理地管理好本企業檔案。同時，統一指導也應根據保管機構實際情況做具體分析，如對檔案的歸檔范圍、保管期限和密級劃分等受企業自身運作影響而變化較大的問題，不能統的太死，應留有適應變化的余地。統一指導的目的在于通過宏觀調控，使保管機構的檔案工作健康發展。分級保管的目的是適應市場經濟的需要，最大限度發揮檔案的作用。

（四）現代企業檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內以價值計算服務水平，對外走經營之路，向實現檔案信息商品化過渡

企業檔案化服務機制包括五個方面的內容。第一，是指對檔案載體成本和其它檔案消耗用品成本的回收。第二，是指檔案內容信息價值的有償服務。第三，是指企業通過檔案在革新挖潛、技術改造、增儲上產等方面取得經濟效益后，檔案部門按比例分成。第四，是指檔案編研成果開發利用的定向服務。第五，是指檔案以商品形式出售或轉讓。

（五）現代企業檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監督、指導、檢查的權利

在市場經濟體制下，檔案資料信息的屬性和流向趨于復雜，檔案的收集保管與利用的矛盾也日益突出。特別是在目前建立現代企業制度的初期，一些單位把檔案工作的位置沒有擺正，許多大中型企業尚未擺脫人員臃腫、資金短缺、效益低下、市場前景不樂觀的困擾，企業領導對檔案工作不是顧不上，就是不重視。從近幾年來看，通過《檔案法》的貫徹實施，企業雖然賦予檔案部門一定的權利，但力度不大，有法不依、執法不嚴的情況經常發生，檔案部門行使監督、指導、檢查的權限仍顯十分不足。特別在人、財、物的管理上更是力不從心、寸步難行，完全依賴于企業其他職能管理部門，檔案部門是“丫環拿鑰匙，當家做不了主”。因此，除了要增強企業檔案意識以外，更重要的是要賦予檔案部門獨立的職能，從根本上扭轉檔案部門被動依賴的局面，保證檔案工作穩定健康的發展。

綜上所述，在社會主義市場經濟體制下，現代企業制度的建立，是企業成為自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的具有法人權力的經營實體。因此，與之相適應的現代企業檔案管理制度的基本特征便可以表述為：統一指導、分級管理、職能獨立、講求效益。

三、如何建立現代企業檔案管理制度

現代企業檔案管理制度是現代企業制度的內容之一，因此，建立現代企業檔案管理制度，應遵循企業生產經營以經濟效益為中心的原則，把企業自主經營、自我約束機制同企業檔案統一指導、分級管理結合起來，既做到檔案信息資源的合理布局，又實現檔案工作科學化、標準化管理。把企業自負盈虧、自我發展機制同檔案有償服務機制結合起來，使檔案即為企業生產、科研、經營活動服務，做到檔案信息投入資金成本的保值，又為企業對外經營創收，實現檔案信息資源的增值。具體來說有以下幾點：

（一）調整組織結構，設立宏觀指導檔案工作的職能管理部門，其任務包括：

1.負責貫徹實施國家和上級有關法律、法規、方針政策。

2.制定并完善企業檔案管理制度和相應的制約手段，對企業檔案工作進行指導、監督、檢查。

3.制定本企業檔案行業標準，并組織實施。

4.加強檔案管理現代化培訓，全方位提高檔案人員素質。

5.開展檔案科學研究，積極探索、總結、交流企業在加強管理、深化改革、促進檔案工作持續發展的新思路和新成果。

6.加強檔案宣傳出版工作。

7.加強檔案科研項目的立項、研究、申報、評比、獎勵、推廣體系。

（二）調整檔案館（室）布局結構，實行分級保管

檔案的布局結構是關系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發利用的重要因素。所以，調整布局結構事關重大，“牽一發而動全身”，是建立現代企業檔案管理制度的難點，必須解放思想，打破傳統觀念的束縛，正確理解和分析“集中統一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業生產經營服務的觀念，為檔案能夠充分發揮作用創造條件。企業檔案實行分級保管的范圍應該以獨立法人實體單位為界限。

（三）盡快建立和完善新的服務機制，使企業檔案工作向經營方向發展

企業轉換經營機制，就是制度創新的過程，企業檔案管理制度的改革，也是企業制度創新的內容之一，是企業改革的配套措施。檔案部門建立新的服務機制，是適應企業檔案工作作為獨立經營實體走入市場的實際需要而采取的相應步驟。

實行新的服務機制，是企業員工和檔案人員面臨的一次思想變革，是提高企業整體檔案意識的必然過程。其關鍵是解決好檔案形成和利用的矛盾。應認識到：檔案是形成者在其正常工作期間形成的，對檔案形成者來說，“檔案形成價值”已在其工資獎金中體現出來，歸檔后代表“檔案形成價值”的只能是企業，決不是形成檔案的某個具體部門或個人。而利用價值是再生產過程產生的，與形成者在經濟上也不再發生任何關系。因此，只有企業才能決定檔案的存毀、出售或轉讓。檔案部門實行新的服務機制，就是代表企業來實現檔案信息資產的保值和增值。

企業檔案工作向經營發展，起步階段面臨問題也較多。因此必須積極穩妥地進行，既要轉變誰形成檔案，誰就可以永久無償占用和利用檔案的觀念，消除對企業檔案資源價值再生認識不清的障礙；又要克服局部利益和企業整體利益的矛盾障礙，明確檔案是企業信息產業的組成部分。同時還要處理好收集和利用的關系。事實證明，傳統的服務機制必須改革，而且早改早見效，早改早收益、早發展。

（四）加快企業檔案管理現代化步伐

目前，企業檔案管理現代化處于起步階段，硬件設施基本具備，關鍵是缺乏適應企業檔案管理的軟件系統。從檔案的發展角度來看，一定要注意培養和選用檔案計算機管理專門人才，結合企業檔案管理和利用的特點，編制開發科學合理的軟件操作系統，組織全員培訓，提高運行操作的普及率。企業檔案管理現代化要全面發展，還需要在標準化管理、計算機聯網管理等方面做比較大的投入。

（五）其他配套措施

1.加強基礎管理工作，特別是要加快建立和完善推行企業檔案標準化管理工作。

2.根據企業生產經營活動的實際開展，制定完善的歸檔制度，疏通歸檔渠道，豐富館藏內容。

3.加強利用信息反饋管理，積極配合企業建制轉軌。目前，企業內部進行的三項制度改革，清產核資、債務清理、社會統籌保險等都是企業改革的具體舉措，要注意把握和積累經驗，總結檔案工作在企業進入市場經濟體制下的發展規律，不斷豐富和完善現代企業檔案管理制度。

4.培養和選用既懂檔案管理，又具備一定專業知識，還能夠掌握計算機管理的復合型人才，為檔案的開發利用和現代化管理提供人員保證。

5.培育和建立檔案信息交流中心，為企業檔案管理實行新的服務機制，以及實現檔案信息資源的保值增值創造良好的外部環境。

6.培養檔案信息資產價值評估人才，建立檔案信息資源定額框架體系，為開展服務工作提供業務范圍和行業標準。