檔案在線查詢的的探索與實現

劉影

（綏化市體育彩票管理中心 黑龍江 綏化 152000）

隨著信息社會的發展和電子政務在我國的不斷普及和推廣，國內許多單位都在進行信息化網絡的建設，不可避免的涉及到管理信息系統的設計與開發。檔案館是檔案保管的基地和檔案信息使用的中心，有效的保管和開發利用檔案信息資源，是檔案部門今后一段時期所面臨的重要任務。

檔案作為一種重要的信息資源，是人們鑒往知來的重要渠道。特別是近年來，檔案資源的作用越來越受到人們的重視，與此同時人們對檔案的提供利用也提出了越來越高的要求。檔案在線查詢是利用先進的internet網絡技術并結合檔案系統自身特點，實現檔案資源在線利用、管理、整合的一種現代化檔案管理模式和利用手段。其在檔案查詢利用上的方便性和檔案管理理念上的先進性代表了檔案發展的方向，現就檔案在線查詢的有關問題進行探討。

一、檔案在線查詢的建立和發展有其必然性

科學的辯證法告訴我們，任何新事物的產生都有其必然性，檔案在線查詢作為檔案利用領域的一項新方法也不例外。首先，計算機和網絡技術的飛速發展和廣泛應用為檔案在線查詢提供了可能性，技術革新是工具革新的前提。作為實現檔案在線查詢的前提，計算機和網絡技術在近年來得到了突飛猛進的發展，特別是數據倉庫、搜索引擎、網絡管理等技術的逐步成熟使得檔案在線查詢成為可能。其次，檔案在線查詢是檔案館職能轉變的內在要求。隨著政府職能的轉變和檔案事業的發展，檔案部門的職能必然會隨之發生相應的轉變，特別是要改變服務手段落后、辦事效率低下、整齊劃一的單向傳統式服務模式，建立起手段先進、服務高效的現代化服務模式，多途徑、多渠道、全天候地向民眾提供檔案資源服務。檔案在線查詢是檔案服務由落后向先進、由呆板向靈活、由政府向社會轉變的體現，是符合現代化檔案部門發展內在要求的。最后，檔案在線查詢是檔案利用者對檔案利用模式優化的外在要求。當今社會人們生活節奏加快，要求檔案部門提供便捷、及時和個性化的檔案利用服務。檔案在線查詢在利用檔案信息資源時極大地方便了利用者，其簡便及時的優點得到充分體現。

二、實現檔案在線查詢的前期準備

檔案在線查詢，作為檔案利用的一種新手段，其實現并非一觸而就的，需要一定的物質基礎和大量的前期準備，這些準備工作是檔案在線查詢得以順利實現的決定性因素。主要有：

（一）設備的配備

巧婦難為無米之炊，若想建立起在線查詢系統，必須要配備高性能的服務器和建立穩定高速的網絡體系。

（二）檔案信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化同樣是實現檔案在線查詢的一項基礎性工作，沒有檔案信息資源的數字化就不可能實現檔案資源的在線查詢。

（三）人才的培養

無論是檔案在線查詢系統的建立和維護，都需要培養既懂網絡技術又懂檔案知識的復合人才，負責系統的建立、維護和更新。

三、實現檔案在線查詢應注意的幾個問題

檔案在線查詢是利用計算機和網絡技術實現檔案數據的查詢、檢索、借閱、安全管理等功能的系統，在其設計和實現中必須進行嚴格地需求分析，綜合考核各方面因素，完善優化各項功能，以提高檔案的利用率查全查準率、在保證檔案數據安全的前提下最大限度地方便檔案信息資源利用。在實現檔案在線查詢時應該在以下幾個方面加以注意：

（一）檔案在線查詢系統的先進性

計算機技術發展日新月異，硬件、軟件系統淘汰速度驚人。為保證系統的生命周期，在實現檔案在線查詢系統時應采用符合計算機發展潮流的先進技術和標準、成熟、可靠的網絡技術，包括最新的We b服務器、應用服務器、數據庫、軟件結構以及CA認證等技術。同時注意系統的開放性和擴展性，使系統不僅是面向全國的開放的系統，同時滿足系統功能模塊式的嵌入，使得系統本身便于擴展和升級，延長系統的生命周期。

（二）檔案在線查詢系統的便捷性

檔案在線查詢系統本身就是為了方便人們利用檔案信息資源，其在實現時特別考慮利用者的方便和舒適。可在以下幾個方面加以注意：友好的人機界面；頁面布局清晰合理，背景色彩簡潔舒適，以導航式為主，充分考慮操作的簡便性，盡量以選擇代替輸入、將系統功能入口集中，為不同身份的使用者設計方便的功能選項，方便的信息服務；建立一個動態的應用系統，使用者可隨時獲得權限范圍內的數據，并且為利用者提供多樣化、個性化的服務，包括下載、打印等基本服務，如果可能也可提供專題服務等高級服務模式；及時的信息反饋和維護更新。系統中應設置多種信息反饋渠道，建立起利用者和檔案部門之間的互動，使利用者的需求得到最快最全的滿足。同時及時定期地對系統進行維護，保證檔案數據的安全和更新。

（三）檔案在線查詢系統的安全性

任何事物都存在利和弊兩個對立的方面，檔案在線查詢也是一樣，在方便人們利用的同時也使得檔案數據安全受到威脅。如何確保檔案數據的安全成為實現檔案在線查詢中最為關鍵的一點，主要應通過檔案文件管理和用戶管理兩種途徑來保證檔案數據的安全。

1.檔案文件管理。檔案文件管理相對簡單一些，主要是我們平時的數據管理，包括檔案數據的規范化、修復、備份等日常維護。這些管理雖然看起來簡單，但至關重要，是檔案數據安全最底層的保護。

2.用戶管理。用戶管理主要包括用戶證書的發放管理和用戶具體信息的管理。用戶證書管理，主要包括證書申請、審核和發放、作廢等，這部分主要結合安全支撐平臺的CA系統實現，CA業務受理點最后以DSB實體鑒別密碼器來發放證書。用戶信息管理，包括用戶信息的創建、刪除、修改和把用戶分配到不同的查閱權限中。在用戶管理體系中，主要通過設置用戶訪問權限控制用戶訪問內容來保證檔案數據安全。用戶權限控制是針對網絡非法操作所提出的一種安全保護措施。用戶和用戶組賦予一定的權限，控制用戶和用戶組訪問一定的文件和執行一定的操作。在實現檔案在線查詢時，應根據檔案工作的特點，對不同的對象進行不同地權限分配，通過設置控制利用者對檔案數據的利用和操作，確保檔案數據的安全。

總之，在提供檔案在線查詢時必須要認清網絡的脆弱性和潛在的威脅，采取強有力的措施保障檔案數據的安全和維護檔案在線查詢系統的可持續發展。檔案在線查詢，是檔案部門通過網絡環境提供優質高效的檔案利用服務，是一種創新，它的完善和成熟還需要一定的過程。但我們相信其勢必會引起檔案提供利用的一場革命，其蓬勃的生命力代表檔案利用發展的必然方向。

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