檔案保管工作的基本要求及物質條件

王艷紅

（綏化市兒童福利院 黑龍江 綏化 152000）

一、檔案保管工作的內容

檔案保管工作是指根據檔案的狀況所采取的存放和安全防護措施。這是特指檔案科學管理的一項專門業務工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內容主要包括以下3個方面：

（一）檔案的庫房管理，即庫房內檔案科學管理的日常工作。

（二）檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環節中的—般的安全防護。

（三）檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。

二、檔案保管工作的意義

檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義，主要表現在以下幾個方面：

第一，檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環節。它具有自己的特點，負有具體的工作任務。所以，許多檔案館設有保管部、處、科等內部組織機構，專司其職；有些檔案館、室則配有專職或兼職專門人員，負責檔案的保管工作；第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環節。維護檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環節共同承擔和完成，而保管工作乃是實現這一任務和要求的重要環節，具有決定性的影響，因為檔案壽命的長短與檔案保管的好壞有著直接關系；第三，檔案保管工作質量的高低對提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的順利進行提供了物質對象和最基本的前提；反之，整個檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進行的基礎。

三、保管檔案的基本要求

第一，以防為主，防治結合。保護檔案的方法很多，概括起來主要有兩個方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即如何預防檔案文件的損毀。“治”即檔案損毀之后，要進行相應的處治；第二，相互協調，密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機組成部分，它與檔案工作其他工作環節有著密切聯系。檔案在收集、整理、鑒定、統計和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環節對保管工作的促進和制約作用，并在進行其他各個環節工作中注意保護檔案；同時，還必須關心文書部門對文件載體和書寫材料的選用，在可能的條件下，根據文件的重要程度和保管年限，選用不同等級、不同性能的載體和書寫材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長壽命。

四、檔案保管的基本物質條件

（一）檔案庫房為檔案保護提供了最基本的物質條件，庫房建筑的好壞直接影響檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。庫房建筑還是檔案保管工作中長期起作用的方面，因為建筑好了的庫房，改動比較困難，且會造成很大浪費，因此要周密設計、精心施工。

1.檔案庫房建筑的原則

檔案庫房建筑應遵循適用、經濟和美觀的原則。所謂適用，就是庫房建筑要在防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體等方面符合保管檔案的要求。所謂經濟，技術在考慮適用的前提下，講究經濟效益，注意節約經費開支。所謂美觀，就是無論是總體布局、單體造型，還是外觀景象及內部裝飾，都要給人以協調、美觀、大方的印象和充滿文化氛圍的感受，充分體現檔案館的文化事業機構性質。

2.檔案庫房的類型

目前，我國檔案庫房的類型主要有綜合檔案庫、專門檔案庫、檔案資料庫。

（1）綜合檔案庫。綜合檔案庫是檔案庫房的主體部分。它保管著我國各個歷史時期，各機關單位及著名人物形成的各種門類、各種形式的檔案在檔案庫藏數量較大的情況下，可以實行分庫管理。

（2）專門檔案庫。專門檔案庫主要是為了適應專門檔案的特點以及管理上的特殊要求而設立的，如以制成材料或形式等特點而設立的檔案庫。專門檔案庫與綜合檔案庫在內容和形式上都有比較明顯的界限。專門檔案庫，尤其是制成材料比較特殊的檔案庫，在管理上有些特殊要求，不能與一般檔案庫混同。

（3）檔案資料庫。檔案庫房是專門集中和保存與檔案有關的圖書、資料。有條件的檔案館均應設有圖書、資料庫積存資料，以補充和方便檔案的提供利用。

（二）檔案裝具

檔案裝具是檔案館、室必須的基本設備。檔案裝具種類很多，各有所長，應根據庫房的特點和檔案的價值及規定的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有檔案架、檔案箱、檔案柜。

1.檔案架

檔案架一般采用金屬制品，其優點是能充分利用庫房的面積和空間，成本低，存取方便，并能提供較妥善的保管條件。檔案架的裝置和排放要能最大限度地利用檔案庫房的面積和空間，并保證檔案完好和利用方便。檔案架的種類很多，主要有固定檔案架、活動式密集架、積層架等。

2檔案箱

檔案箱多為金屬制品，5個檔案箱為一套，平時以箱代柜，疊放使用，它與檔案架、檔案柜比較，便于挪動，可以平時、戰時兩用，同時又能防火、防光、防塵、防盜，目前采用較多。但是，檔案箱單體逐一加工，造價高。

3.檔案柜

檔案柜一套5節檔案箱高度大體相同，高2米左右，寬1.5m，4層格板，相當于5節檔案箱。它多為金屬結構，優點是堅固、防火、防潮、防光、防盜性能好。但是，檔案柜移動不便，造價稍高。檔案裝具有金屬和木制兩種。一般情況下，金屬比木制的好，即防火又耐久，使用方便靈巧，便于機械加工，可做成組合構件，有可調性，利于運輸、安裝。在有些地方，也可用吸水性能較強的木材作為檔案裝具材料。

（三）檔案包裝材料

檔案的包裝非常重要，它即可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝紙質檔案的材料和方法一般有3種：卷皮、卷盒和包裝紙。

1.卷皮

卷皮是包裝檔案的基本材料。它不僅可以保護檔案，而且本身也是案卷的封面，對查找利用很方便。使用卷皮應符合以下要求：

長寬為300mm×220mm或280×210mm，厚度為10mm、15mm、20mm3種。另外還有一種與卷和配套、裝入卷盒內的軟卷皮，其規格為297×210mm或260mm×185mm。

2.卷盒

利用卷盒保管檔案是目前比較好的一種裝具。它能防光、防塵和減少機械磨損，同時也便于管理，且整齊美觀。但是，卷盒占用庫房的面積較多，制作卷盒的費用也較高。要區別情況，根據檔案館、室的需要和可能，適當采用卷盒形式。卷盒的規格，按國家標準為300mm×220mm，厚度為30mm、40mm、50mm3中。對于某些特殊檔案，也可以采用卷套，它比卷盒要經濟一些，又便于案卷的存取。

3.包裝紙

對于有些不被經常使用的檔案，且既不適于裝訂，也不便于卷盒存放，可采用拉力比較強的紙張包裝起來，這是保存檔案的應急措施。

[1]冀美美.新農村建設中對檔案管理工作的基本要求.科技情報開發與經濟，2010（30）.