淺談區(qū)級檔案館實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

張一楠

（黑龍江省林工總醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

加快檔案管理現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)管理，是提高區(qū)級檔案館整體功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案工作要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理就必須使輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和科學(xué)，而且前提條件是要做好檔案輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

一、區(qū)級檔案館檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

目前，區(qū)級檔案館館藏檔案內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理原則、質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是館藏檔案未進(jìn)行檔案的實(shí)體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄或有卷內(nèi)目錄但內(nèi)容填寫不全，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，有按時間組卷的，也有按機(jī)構(gòu)、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區(qū)級檔案館檔案管理基礎(chǔ)還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的必備條件，這就需要科學(xué)地解決這些問題。

二、加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

提高檔案管理水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）統(tǒng)一檔案分類

將區(qū)屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關(guān)規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據(jù)。

（二）全面普查案卷，去粗取精

將檔案館現(xiàn)存的檔案按要求進(jìn)行清理核對，將無查考價值的重分文件和已到保管期限的案卷進(jìn)行鑒定剔除，避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（三）重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化科學(xué)保管而且亦可提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（四）統(tǒng)一檔案分類號，保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時，必須以館藏全部檔案為對象。同時，還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后分類一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范案卷題名，保證檢索查準(zhǔn)率

案卷題名準(zhǔn)確是保證檔案檢索查準(zhǔn)率的基礎(chǔ)。只保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，而規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。因?yàn)橛?jì)算機(jī)檢索是在手工檢索的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，所以，在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種等要素都填寫完整，規(guī)范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準(zhǔn)率。

三、加快檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，將無法保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，甚至直接影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區(qū)級檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中，應(yīng)先根據(jù)館藏各全宗檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，應(yīng)重點(diǎn)對館藏珍貴檔案、具有長遠(yuǎn)使用價值的檔案、具有經(jīng)濟(jì)、科技、文化價值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，然后根據(jù)情況再對其他檔案進(jìn)行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，提高利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節(jié)約了時間、人力與財(cái)力，又提高了工作效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業(yè)檔案”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間等用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

（四）加強(qiáng)電子文件歸檔管理

數(shù)字檔案館的檔案信息資源來源有兩個，一是對館藏檔案的數(shù)字化處理，二是電子文件的收集歸檔。對于后者來說雖然滯后于數(shù)字檔案館建設(shè)，但它卻是數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，數(shù)字檔案館要發(fā)展壯大，首要任務(wù)就是要做好電子文件的歸檔管理工作。否則，不僅使數(shù)字檔案館失去了源源不斷的數(shù)據(jù)來源，而且會造成電子文件丟失或失真，還會增加館藏檔案數(shù)字化的重復(fù)勞動。

四、加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高現(xiàn)代化管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，信息化、現(xiàn)代化建設(shè)需要大量人才。而由于檔案館專業(yè)性強(qiáng)，社會地位不高，人才就更缺。因此，一是要加強(qiáng)與高等院校的聯(lián)系，提高高等院校為檔案部門培養(yǎng)一批高層次的檔案管理現(xiàn)代化人才，充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化研究人員的帶頭作用。二是從事檔案工作的人員，要解放思想，更新觀念，勇與改革、善與創(chuàng)新。要明確檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作的主導(dǎo)，這項(xiàng)工作好壞是衡量檔案工作好壞的尺度和標(biāo)志。三是要加強(qiáng)對在職人員現(xiàn)代化管理知識的培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座、專題研討形式普及信息化、現(xiàn)代化管理知識，培養(yǎng)一批檔案現(xiàn)代化管理型人才，充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理型人員的紐帶輻射作用。四是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理實(shí)用人才的上崗培訓(xùn)，通過崗位培訓(xùn)、技能訓(xùn)練，使檔案人員盡快掌握計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)，使之盡快適應(yīng)檔案館現(xiàn)代化管理的需要。