小論提高高校人事檔案的服務(wù)效能

王 淼

（黑龍江省司法警官學(xué)院）

一、高校干部人事檔案利用的現(xiàn)狀

高校干部人事檔案的利用主要有組織人事等部門利用檔案和個(gè)人利用檔案兩方面。一方面，組織人事等部門利用干部檔案是高校干部人事檔案利用工作的最主要形式。在選拔任用干部、干部外調(diào)政審、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱晉升、工資晉級(jí)、落實(shí)待遇、評(píng)優(yōu)選模、辦理退休及引進(jìn)人才等幾乎所有干部人事工作中，都需要查閱干部檔案，了解干部的真實(shí)全面的情況。干部檔案為干部人事工作的公平、公正提供了可靠的依據(jù)。另一方面，個(gè)人利用干部檔案是高校干部人事檔案利用工作的重要組成部分。高校注重師資隊(duì)伍建設(shè)，干部報(bào)考在職人員碩士學(xué)位申請(qǐng)、碩士研究生或博士研究生的比較多，需從干部檔案中復(fù)印學(xué)習(xí)成績(jī)表、論文評(píng)議書、授予學(xué)位決定等有關(guān)學(xué)歷、學(xué)位材料。另外，還有出國(guó)、公證等需利用個(gè)人檔案。

二、影晌高校干部人事檔案利用的原因

（一）過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密性，利用檔案手續(xù)繁瑣

干部檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，必須嚴(yán)格按照保密制度管理和利用干部檔案。但是，有的高校過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，人為地給干部檔案蒙上了一層神秘的面紗。利用一次檔案需部門領(lǐng)導(dǎo)、組織部、人事處、分管校領(lǐng)導(dǎo)等幾個(gè)部門蓋章簽字，手續(xù)十分繁瑣，大大影響了檔案的利用，也違背了檔案利用“以人為本”的原則。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

干部人事檔案管理人員應(yīng)該是專門的技術(shù)人才。有的高校由于檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不足，把這個(gè)重要崗位作為安置站，安排一些別的崗位不好安置的人，導(dǎo)致檔案管理水平不高，影響了檔案的利用。一方面，個(gè)別管理者業(yè)務(wù)不熟不精，提供利用不能一次到位，需先查檢索，再找檔案，再按類目查找所需內(nèi)容，甚至不能提供出全面真實(shí)的情況。另一方面，高校普遍存在檔案管理現(xiàn)代化水平低、利用靠原始手工操作、效率低下的問(wèn)題。

（三）檔案信息不全面、不準(zhǔn)確

由于種種原因，干部檔案中的信息存在不準(zhǔn)確、不全面的情況。例如，個(gè)別干部受利益驅(qū)動(dòng)，年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，使利用者難辨真?zhèn)巍?/p>

（四）觀念陳舊、思想保守

目前高校的干部人事檔案管理方法，大多還局限于“看堆式”的管理，重管理，輕服務(wù)，方法繁瑣，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高，干部人事檔案利用工作滯后于干部人事制度改革的進(jìn)程。

三、提高干部人事檔案服務(wù)效能的途徑

（一）更新觀念，強(qiáng)化制度，刪繁就簡(jiǎn)

首先，根據(jù)上級(jí)規(guī)定和本校的實(shí)際情況建章立制，搞好制度建設(shè)、制度創(chuàng)新，在確保檔案安全保密的情況下，刪繁就簡(jiǎn)，簡(jiǎn)化利用手續(xù)。其次，要揭開檔案的神秘面紗，加大宣傳力度，有條件、有范圍地增加檔案的透明度。可以采取將檔案有關(guān)制度上校園網(wǎng)等方式，增強(qiáng)干部的檔案意識(shí)，使干部了解檔案工作，特別是為檔案的保密和利用奠定良好的外部環(huán)境。

（二）全面收集，認(rèn)真鑒別，信息準(zhǔn)確

首先，建立收集網(wǎng)絡(luò)。高校多數(shù)因機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、人員縮編，干部檔案管理人員不足，必須建立以組織人事部門為主，其他處室機(jī)關(guān)和系院為輔的信息員隊(duì)伍，形成縱橫交錯(cuò)的信息收集網(wǎng)絡(luò)；同時(shí)，建立檔案材料上交制度，使材料形成部門能主動(dòng)上交檔案材料，充分發(fā)揮信息員的作用，使收集材料的主次渠道暢通，確保干部材料完整及時(shí)收集入檔。

其次，擴(kuò)大收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。隨著高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深化，干部檔案原有的十類內(nèi)容已不能滿足其歷史地、全面地反映干部情況的要求，也不能滿足檔案利用的要求。對(duì)此，可將干部的發(fā)明創(chuàng)造、論文論著、科研成果等反映其業(yè)績(jī)及能力的材料收集歸檔，使檔案成為能全面立體地反映干部個(gè)性特點(diǎn)和能力的信息庫(kù)。

第三，認(rèn)真鑒別，去偽存真。組織人事部門可根據(jù)有關(guān)政策，共同對(duì)檔案中的信息進(jìn)行審核確認(rèn)，杜絕年齡越來(lái)越小、工齡越來(lái)越長(zhǎng)的現(xiàn)象，保證檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、唯一性。

（三）認(rèn)真學(xué)習(xí)，強(qiáng)化素質(zhì)，提高水平

讓利用者感受到良好的服務(wù)環(huán)境，享受到良好的服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理人員素質(zhì)是關(guān)鍵，必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高服務(wù)水平。

（四）拓展渠道，主動(dòng)適應(yīng)，動(dòng)態(tài)服務(wù)

干部檔案利用的目的，就是要把“死檔案”變成“活信息”，因此，拓展利用服務(wù)渠道，開發(fā)人才信息資源，是每個(gè)干部檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。我們要主動(dòng)適應(yīng)干部工作、人才工作的要求，不能處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。根據(jù)學(xué)校中心工作的需要，對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合分析，有數(shù)據(jù)、有分析，真正激活人才庫(kù)，為學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。例如，可以對(duì)每年流出人才的相關(guān)信息綜合后進(jìn)行分析，為學(xué)校調(diào)整人才政策提供參考；也可以分類別、分層次對(duì)干部、教師、輔導(dǎo)員隊(duì)伍等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，如對(duì)干部隊(duì)伍的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠直觀地了解干部隊(duì)伍現(xiàn)狀，包括年齡層次、學(xué)歷層次、職稱層次、女干部、非黨干部比例等，可以為學(xué)校制定干部政策提供依據(jù)。