淺議如何做好新形勢(shì)下檔案管理工作

劉玉紅

（黑龍江省濃江農(nóng)場(chǎng)辦公室）

現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，日新月異的科學(xué)技術(shù)，為檔案管理工作提出了新的情況、新的任務(wù)。如何在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作，是各級(jí)檔案工作部門(mén)必須研究和解決的課題。

一、轉(zhuǎn)變觀念提高認(rèn)識(shí)

檔案，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，每個(gè)檔案工作者，都應(yīng)當(dāng)樹(shù)立科學(xué)的管理理念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作。特別是邊遠(yuǎn)地區(qū)，條件較差的檔案工作部門(mén)，更要克服為難情緒，努力學(xué)習(xí)，迎難而上，改變傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，破除陳舊觀念，如認(rèn)為當(dāng)?shù)厝藛T少，檔案工作不重要、可有可無(wú)，檔案工作者就是普通“保管員”等錯(cuò)誤想法。要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，要看到隨著檔案利用者對(duì)信息內(nèi)容需求越來(lái)越廣泛，檔案工作越來(lái)越重要，任何事業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)檔案的信息服務(wù)。檔案部門(mén)保管的資料，具備多種功能，可以提供信息服務(wù)、上網(wǎng)宣傳、交流協(xié)作、資政當(dāng)代、教育后人，利用價(jià)值巨大，社會(huì)效益十分顯著。另一方面，我們要認(rèn)清形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)。隨著檔案載體形式的不斷提高和變化，各級(jí)檔案工作者，必須結(jié)合自身特點(diǎn)，提高認(rèn)識(shí)，明確任務(wù)，應(yīng)對(duì)檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，真正把檔案當(dāng)成寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，切實(shí)加強(qiáng)管理工作，找出問(wèn)題，有的放矢的加以解決，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。實(shí)際上，要做好檔案工作管理科學(xué)化、現(xiàn)代化，首先要檔案工作者管理思想現(xiàn)代化，更新觀念，提高對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理現(xiàn)代化可搞可不搞的想法，并且積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)方面的支持。

二、改進(jìn)管理方法和手段

（一）要建立科學(xué)完善的檔案資料管理制度

在檔案工作部門(mén)里，建立健全不同崗位、不同級(jí)別工作人員的崗位責(zé)任制，把各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到人，實(shí)行目標(biāo)管理，進(jìn)行年度考核。規(guī)章制度要從工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，嚴(yán)密科學(xué)，建立檔案立卷歸檔制度、資料保管制度、檔案資料利用制度、檔案工作保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎(jiǎng)懲制度等等，真正使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化的軌道。

（二）要做好電子文件的管理和歸檔工作

電子文件不同于紙質(zhì)文件，具有許多無(wú)可比擬的優(yōu)越性，即快捷，又可塑，改變了傳統(tǒng)的辦公方法，尤其是文件的起草、修改和保管、收發(fā)傳遞，極大的提高了工作效率和質(zhì)量。因此，電子文件能否正確歸檔，能否科學(xué)保管和使用，是檔案管理工作在新形勢(shì)下必須解決的新課題。電子文件在歸檔之前，需要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，然后仔細(xì)分類，編排科目，分門(mén)別類的進(jìn)行管理。由于電子文件大部分為磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等等，抵抗外界不利因素能力較差，容易出問(wèn)題，因此要定期檢測(cè)，及時(shí)對(duì)有問(wèn)題的文件進(jìn)行拷貝、維護(hù)。

（三）不斷創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作

要針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)和新問(wèn)題，在思路上創(chuàng)新，研究新方法，拿出新舉措，創(chuàng)新進(jìn)取，破舊立新。特別是在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展方面，是當(dāng)前各級(jí)黨委、政府和各個(gè)部門(mén)的中心工作。因此，檔案工作也要圍繞這個(gè)中心，主動(dòng)收集，主動(dòng)開(kāi)展開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)與時(shí)俱進(jìn)的工作，提高檔案部門(mén)的工作價(jià)值、地位和作用。

三、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力

人才是做好各項(xiàng)工作的保障，要想做好檔案管理工作，必須提高檔案工作人員專業(yè)能力和技術(shù)水平。我們現(xiàn)有的檔案工作管理水平和工作能力，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了時(shí)代的需要，急需提高以下幾個(gè)方面素質(zhì)和能力。一是要提高政治素養(yǎng)，由于檔案工作平時(shí)接觸黨和國(guó)家的重要文件較多，具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，要求檔案工作人員具備守口如瓶和嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密的專業(yè)素質(zhì)。另一方面要提高服務(wù)質(zhì)量，檔案工作人員要熱心服務(wù)、熱愛(ài)本職工作，細(xì)致認(rèn)真，一絲不茍，不計(jì)名利，甘于奉獻(xiàn)。二是提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理的現(xiàn)代化，不僅是辦公設(shè)備的現(xiàn)代化，技術(shù)的現(xiàn)代化，更需要檔案工作人員專業(yè)知識(shí)的現(xiàn)代化。因此，對(duì)檔案工作人員要搞好專業(yè)培訓(xùn)，經(jīng)常進(jìn)行知識(shí)更新，加大對(duì)現(xiàn)代社會(huì)檔案工作特點(diǎn)和運(yùn)行規(guī)律的研究。從工作實(shí)際出發(fā)，推廣現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，研制開(kāi)發(fā)檔案工作管理軟件，切實(shí)推進(jìn)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。三是檔案工作人員要具備較強(qiáng)的工作能力，從事檔案工作需要有一定的文字和研究能力，對(duì)檔案資料的編研利用，要求能夠?qū)懽鳎谖淖稚线M(jìn)行加工、整理和編排，沒(méi)有一定的文字功底是做不好的。檔案工作人員的管理能力和協(xié)調(diào)能力，也是十分重要的。這是因?yàn)椋瑱n案工作千端萬(wàn)緒，紛繁雜亂，需要理清思路，科學(xué)安排，同時(shí)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的支持，有條不紊的做好日常工作。