集體林權制度改革檔案管理

于荷玲

(貴州省六盤水市水城縣林業(yè)局，貴州 六盤水 553000)

1 引言

集體林權的制度改革，是我國繼農(nóng)村家庭聯(lián)產(chǎn)承包責任制經(jīng)營后對農(nóng)村和農(nóng)民的生產(chǎn)生活產(chǎn)生長遠影響的又一次重要變革，關系到農(nóng)村生產(chǎn)資料的再分配，并與廣大林農(nóng)的切身利益休戚相關，對實現(xiàn)社會主義新農(nóng)村建設以及實現(xiàn)全社會的經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展都具有極其重要的意義。而這項改革并非那么簡單容易，它具有涉及面廣、時間跨度長、工作量較大等特性，要客觀、長期、系統(tǒng)地反映集體林權的改革工作，就必須做好檔案管理這項必不可少的基礎工作，檔案管理工作紛繁瑣碎，大量操作具有一定的困難。

集體林權制度改革檔案，是對林權改革過程中具有收藏、保存價值的文件、數(shù)據(jù)、圖表等載體的一種記錄，檔案的完整收集、規(guī)范整理、安全保管、便利，都是提高林權改革工作質(zhì)量、推進林改順利以及鞏固林改成果的重要保障。此外，一份完整、精確的林權改革工作檔案在一些情況下還可以成為維護林木權利人合法權益的重要憑證，減少林權糾紛，甚至確認農(nóng)村林地承包經(jīng)營關系，維系農(nóng)村社會穩(wěn)定。

2 各級林業(yè)部門應進行歸檔的檔案內(nèi)容

2.1 省、市級林業(yè)部門

省、市級林業(yè)部門主要負責內(nèi)容為對全省的林改檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查、指導和驗收;組織開展集體林權制度改革的宣傳工作;制訂具體方案;組織相關人員進行培訓;進行摸底調(diào)查等等，因此省市級林業(yè)主管部門所形成的檔案資料一般都是初期和后期的機關文書檔案資料，如通知、辦法、方案、督促檢查等。

2.2 縣級林業(yè)部門

縣級林業(yè)部門是集體林改的實施主體、工作部門，主要負責林木權利所有者的登記發(fā)證以及林權的流轉(zhuǎn)記載，因而所保存的檔案資料在內(nèi)容上和類別上都較為豐富和全面，其形成的文件材料有以下幾方面。

(1)綜合行政類文件。不僅包括其組織實施林改的計劃、方案、自查總結(jié)和匯報等上下級來文、本級行文，還包括工作會議文件，以及宣傳、培訓、調(diào)研、請示、批復、簡報、監(jiān)督、檢查、驗收等重要資料匯編文件等。

(2)資源調(diào)查類文件。除了轄區(qū)內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)林木資源狀況調(diào)查摸底圖表、森林資源規(guī)劃設計圖表，還包括榜上所公示的原始資料，即人口狀況登記表、參加林改的戶數(shù)、匯總清冊、統(tǒng)計表等。

(3)林權登記類文件。包括林地林權登記申請表、林權登記現(xiàn)場文件、林木權屬證明材料、林權交易登記表、林權人身份證明等。

(4)合同(協(xié)議)類文件。即為轄區(qū)內(nèi)的林農(nóng)承包、租賃、股份分配協(xié)議等。

(5)糾紛調(diào)解類文件。即林權發(fā)生爭議后，為解決爭議而進行調(diào)解所形成的記錄、調(diào)解最終的意見和批復等。

(6)電子類文件。包括林改活動照片以及錄音錄像資料，此外，還包括發(fā)放林權證過程的信息數(shù)據(jù)、光盤，甚至獲得的獎牌、證書和錦旗等。

2.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)級相關單位

鄉(xiāng)鎮(zhèn)級林業(yè)部門主要是配合縣級林業(yè)部門開展工作，多為組織、開展工作而形成的檔案。主要包括集體山林流轉(zhuǎn)方案和公示情況、林權流轉(zhuǎn)登記表、使用權和收益的分配方案、村民會議記錄、利益相關人員的表決情況以及林地承包合同等材料。

2.4 村級相關單位

主要是相關資料的一些存根，以及以組為單位的村民們對林改方案的表決、結(jié)果公示、會議記錄、糾紛登記等。

3 存在的問題

在實踐中，集體林權制度改革的檔案管理一般會出現(xiàn)以下幾種問題:山林權證登記錯誤，出現(xiàn)一山多證或者一證多山的情況，多為審查時沒有注意該林地是否已登記權利或者某些非法隱瞞的行為;林權證內(nèi)容模糊、不清晰或者不完整，比如沒有標注宗地面積或者四至界線，比如權利者登記有瑕疵等;山林權證上所寫與實際不符，或者說已經(jīng)過期，沒有做到與時俱進、從實際出發(fā)，這種情況大多是由行政區(qū)域改變而未及時重新勘測、及時更換林權證明所致;山林等經(jīng)營手續(xù)不夠完備或者不合法，引起權屬糾紛。

因此，在進行檔案管理的工作中，要注意及時補充和完善山林權屬檔案材料以及承包合同材料，及時將原檔案調(diào)出，重新進行核對，補充實地勘查圖表，之后再進行以新?lián)Q舊，盡早地明晰林地權屬問題，規(guī)范林權的經(jīng)營權以及流轉(zhuǎn)行為。此外，還要做到審查注意義務，謹慎處事，盡最大的努力來避免林地權屬爭議和利益糾紛。

4 對策與建議

4.1 轉(zhuǎn)變思想意識，以服務為宗旨

應把林改的檔案管理工作作為關注民生、服從三農(nóng)的一項重要任務來做，增強自身的責任感和使命感，盡可能地發(fā)揮林權改革的檔案作用，切實維護林權者的合法利益，為廣大林農(nóng)工作者服務。但光有服務意識還不夠，要具體做好以下幾個方面的工作:積極開展林改檔案的登記管理、林地流轉(zhuǎn)和資源評估等工作，早日明晰權屬;在提供服務時要保密，不得損害任何人的合法權益;要致力于早日實現(xiàn)深層次和全方位的服務，擴大服務范圍，并及時運用現(xiàn)代信息技術進行檔案的數(shù)字化加工，確保檔案利用的系統(tǒng)化、便利化，最終達到推進集體林權改革深入的效果。

4.2 加強檔案知識教育，規(guī)范林改檔案管理

為使林權改革的檔案管理工作做得更加合理和規(guī)范，各相關部門要指定專人負責林改檔案的整理工作。并且，不能隨意挑人負責，應選擇那些具備基本檔案管理知識的人員和認真負責、有擔當?shù)墓ぷ魅藛T。負責林改檔案管理工作的人員，應嚴格執(zhí)行檔案管理制度，對需要歸檔的、已辦理完畢的文件材料應及時歸檔，不得以任何不正當?shù)睦碛删芙^歸檔，更不能將資料據(jù)為己有或挪作他用。

規(guī)范檔案文件的分類和裝訂，按綜合行政類、資源調(diào)查類、林權登記類、合同(協(xié)議)類、糾紛調(diào)解類、電子類加以區(qū)分，比如，對綜合行政類文件，應按年度歸檔整理;對資源調(diào)查類文件，應裝訂成冊;對林權登記類文件，以宗地為單位來及時歸檔和保管;并注意堅持統(tǒng)一管理、同步進行的原則，注意與改革工作的同步和協(xié)調(diào)，隨轄區(qū)等變化而更新、補充、變更，以確保林權改革全過程都有完整、精確和系統(tǒng)的檔案資料，能夠全面、客觀地反映林權改革的實際狀況。

歸檔整理后，應編制檢索目錄，甚至在經(jīng)濟條件允許的條件下建立檔案信息管理系統(tǒng)。另外，我們可以請教師回來進行專題培訓和講解，對管理人員進行業(yè)務知識的系統(tǒng)培訓。

4.3 加強檔案部門間的聯(lián)系

由于大部分林業(yè)資源豐富的地區(qū)的環(huán)境都不是那么優(yōu)越，大多數(shù)縣級林業(yè)部門和鄉(xiāng)、村級單位的辦公條件都比較簡陋，有的沒有專門設置的檔案庫房，雜亂堆放，檔案的安全很難保證，需要時也比較難找;有的地方管檔案的人員又身兼數(shù)職，且沒有受過專業(yè)的培訓，在很大程度上都不利于檔案管理工作的正常開展。

因此，通過其他渠道來做好當檔案管理工作，例如加強與檔案部門的密切配合，及時做好檔案的交接工作，積極主動地將集體林權制度改革的檔案資料進行移交，在條件較好的檔案部門進行歸檔保管;應與檔案局一起加強對集體林權制度改革檔案管理工作的監(jiān)督和指導，通過不同的形式來增多工作交流，向檔案部門的專業(yè)人員學習經(jīng)驗，然后促進自身的不斷進步，并及時在林業(yè)部門檔案管理人員中普及先進的檔案管理經(jīng)驗;應該把檔案管理納入集體林權制度改革成果的檢查、驗收項目中去，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予表揚和獎勵，對工作做得不到位的督促限期整頓，對違反檔案法律法規(guī)的，依法送處，最終促使大家重視檔案管理，確保檔案資料的完整性和安全性。

5 結(jié)語

集體林權制度改革事業(yè)事關我國林業(yè)的長足發(fā)展和我國社會主義新農(nóng)村的建設，其中做好檔案管理工作、全面而客觀地記錄和見證這項改革的推進更是顯得意義重大、尤為重要，我們應想方設法、千方百計地克服工作中存在的一切困難，力爭將林改的檔案管理工作做得盡善盡美。

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