強化檔案意識,加強基層公共衛生檔案管理

丁莉

(南昌市疾病預防控制中心 南昌 330038)

1 何謂檔案、檔案意識、基層公共衛生檔案

(1)檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、科學、經濟、醫療、文化等活動直接或間接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

(2)檔案意識是指按照我們現代檔案學理論,人們對檔案性質與價值的客觀認識,以及對檔案工作性質、地位和作用的主觀理解和正確對待。增強社會組織成員和檔案管理人員的檔案意識可以充分發揮對檔案材料資源的積累和保護作用。

(3)基層公共衛生檔案是記錄基層公共衛生活動的重要信息,是日常開展公共衛生工作的第一手寶貴資料。根據國家有關公共衛生檔案整理規定和要求,按照“集中統一管理”的原則,全面完成檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定和銷毀等工作。

2 從3種角色4個方面強化檔案意識

2.1 第1種角色—執行者的檔案意識

基層公共衛生醫務人員就是檔案資料管理的具體執行者。

(1)真實意識:每一份檔案材料最具價值的就是真實性。(2)具體意識:檔案材料體現具體工作的實踐的流程、步驟、時間、簽名、批號等,在形成檔案資料的過程中應規范書寫,準確記錄。(3)完整意識:將日常實踐的工作材料完整齊備,應及時進行整理立卷,以保證卷內材料的完整及時與系統。(4)歸檔意識:基層檔案資料室是檔案管理的專門機構,已經安排了存放庫房和專職人員,有足夠充分的櫥柜、環境、設備、保存好檔案。

2.2 第2種角色—檔案管理者的檔案意識[1]

(1)培訓教育意識。全體基層工作人員的檔案意識有益于其檔案管理人員的宣傳。只有通過教育培訓、講解聽課等模式才能讓基層公共衛生醫務人員都了解檔案工作的重要性。(2)主動管理意識。檔案管理人員不僅要主動加強檔案室內外建設外,還應重視所屬部門的監督與指導。(3)最終利用意識。檔案工作的最終目的是提供利用,不僅要熟悉本檔案室所藏檔案的內容、數量、成分、檔案材料的有機聯系,更要了解研究檔案以于提供利用工作。(4)科技現代意識:利用高科技手段管理檔案工作,使檔案工作與時代發展同步;加強檔案管理人員現代知識的提高。

2.3 第3種角色—單位領導的檔案意識

(1)要樹立全局長遠觀念。作為基層的單位領導要把公共衛生檔案事業全面具體地落實到實際工作內容中,圍繞確保檔案安全與提高檔案管理水平,有計劃、有安排、有步驟、有效益地全面開展具體工作。(2)制定嚴格檔案管理制度進行標準化建設,配備專門檔案庫房,嚴格專人負責管理,嚴格程序收集移交,嚴格歸檔具體時限,嚴格檔案交接簽名,納入年終績效考核執行。(3)培養并鍛煉專職檔案管理人員。(4)加強上級主管部門對基層檔案行政指導工作。

3 4步驟4級別加強檔案管理

3.1 分類建檔,逐級健全

基層公共衛生檔案應按照總體性、綜合性、分析性和學術性進行劃分和歸檔[2]。基層日常工作包括:計免方案、效果觀察、事故調查、檢測報表、衛生監督、監測分析;重大事故、疫情爆發、食物污染、中毒調查、防治處置方案;法定傳染病和慢性病的流行病調查、防治計劃、疫情動態分析、疫情流行趨勢預測;各項業務工作的計劃、總結、月報、旬報、年報、調查表。

3.2 核實規范,集中保管

檔案室專人負責管理人員在建檔管理過程中要做到實事求是,核查更新,補充完善,進行統一集中保管。在大量細致工作的積累中規范檔案資料,準確、及時、完整地整理歸檔,進行進一步地信息資源開發[3];大量的監督監測材料可以做為數據整理,形成可行性報告;對一部分不再具有保留價值的檔案進行注銷并替代更新。

3.3 溝通利用,信息共享

加強提高全體醫務人員的檔案意識,是便于將來有效溝通和檔案利用的基礎和前提。應有針對性應用網絡信息平臺對檔案資料進行加工整理,以便為基層的科研防病工作服務,更大范圍進行信息交流與共享[4]。

3.4 遵章執行、全面發展

嚴格遵照執行《中華人民共和國檔案法》、《南昌市疾病預防控制中心檔案考核辦法》,參照比對制定一套基層檔案考核制度,達到基層公共衛生管理效能高效化和管理行為法制化。根據基層公共衛生的工作特點和需求,建立切實可行的檔案管理;既滿足業務工作的日常需要,更是科學發展的要求和體現。

4 結語

綜上所述,檔案意識在基層公共衛生檔案管理中發揮著重要作用。只要基層公共衛生醫務人員做到理論結合實際,與時俱進落實到位,全面發展和深入研究,基層公共衛生檔案管理工作必將實現科學化管理和現代化建設。

[1] 王雙剛.強化檔案意識,發揮檔案功能[J].陽教育學院學報,2002(8):3.

[2] 李福偉.基層疾控防疫機構業務建檔及管理模式探討[J].亞太傳統醫藥,2008(9).

[3] 盧世艷.加強業務檔案管理,為疾控工作服務[J].醫學動物防治,2011(1):27.

[4] 項龍麟.淺談縣級疾病預防控制中心信息系統的管理[J].江蘇預防醫學,2005,16(3).