聲像檔案管理淺議

浙江 商亞軍

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是其他載體檔案的必要補(bǔ)充。它的產(chǎn)生和存在并不是孤立的。它與紙質(zhì)載體檔案往往有著密切的聯(lián)系，它們相互依存、相互補(bǔ)充，是對歷史的相互印證，它是全宗檔案的重要組成部分。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,記錄信息的載體正向高科技、多媒體的趨勢發(fā)展。在我們司法行政系統(tǒng)的各類活動中形成了大量的聲像檔案。收集好、整理好、保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為此，我們就本系統(tǒng)136個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案存在著歸檔不夠齊全、保管條件不夠理想、管理不夠到位等問題。這些問題直接影響了本系統(tǒng)檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。本系統(tǒng)聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平。加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理中存在的問題

（一）攝錄人員對檔案的認(rèn)識不夠

從調(diào)查情況看，攝錄人員普遍存在著兩種認(rèn)識上的誤區(qū)。一是不知道聲像檔案是全宗檔案的組成部分。他們一直以為只有紅頭文件才是檔案，而在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；二是以為誰拍的照片就歸誰，單位用過就是自己的作品，如何處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為。由于缺乏全局觀念，檔案意識不強(qiáng)，以個(gè)人或部門工作方便為由，致使部分珍貴的聲像檔案長期保存在個(gè)人或部門內(nèi)部，當(dāng)檔案室去收集時(shí)，往往不愿移交檔案室統(tǒng)一保存。而隨著機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動，就會造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

（二）聲像檔案管理混亂

1.管理制度不健全或落實(shí)不到位，聲像檔案不能集中統(tǒng)一管理

調(diào)查的136個(gè)單位，制定了聲像檔案管理制度的占72%，仍有28%單位聲像檔案處于無章可循的自由狀態(tài)。有的單位雖有管理制度但落實(shí)不到位，缺乏保障措施。調(diào)查中聲像檔案主要有3種管理形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占5%；二是各部門一年移交檔案室一次，占47%；三是由部門或個(gè)人保管，占48%。由此可見將近一半單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。

2.檔案意識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近58%的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、電子件已分家，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。錄音、錄像帶的歸檔情況更不理想，大量原始錄音（像）沒能保存下來。

3.保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案是由感光材料和磁性材料構(gòu)成的，它與紙質(zhì)載體材料所要求的保管條件有很大的區(qū)別，保管上要求更嚴(yán)格。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有20%單位配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

4.重大活動聲像檔案流失嚴(yán)重

重大活動中會形成許多有價(jià)值的聲像檔案。部分在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。產(chǎn)生這個(gè)現(xiàn)象的原因有：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成聲像檔案流失。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)宣傳，提高意識

搞好檔案工作不僅是檔案員的事，更是單位全體人員的事，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要加強(qiáng)檔案的宣傳力度，從而提高全員、特別是單位領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)單位中心工作。檔案部門要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合單位中心工作，通過室藏檔案以及生動的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）制定辦法，落實(shí)制度

要改善聲像檔案管理不到位的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。我廳制定了《司法行政系統(tǒng)聲像檔案的管理制度》及《加強(qiáng)重大活動檔案的收集工作的通知》等；強(qiáng)化規(guī)范管理，對單位各類活動，特別是在重大活動中產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，省廳檔案部門聯(lián)合省檔案局加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同情況，采取不同方式分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實(shí)際，妥善保管

聲像檔案保管條件的好壞與其“壽命”長短有著密切的聯(lián)系。所以要加強(qiáng)聲像檔案的科學(xué)保護(hù)和管理。增強(qiáng)聲像材料的耐久性，延長其“壽命”。而目前聲像檔案保存條件普遍不能達(dá)到要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。再次，永久、長期保存的聲像檔案每年及時(shí)向省檔案局登記備份并定期向省檔案館移交。

總之，在信息技術(shù)時(shí)代，聲像檔案會越來越多，如不重視和解決聲像檔案管理上面臨的問題，勢必嚴(yán)重影響司法行政系統(tǒng)檔案工作的開展。因此，各單位要把聲像檔案作為檔案工作的一件大事來抓，盡量避免和減少聲像檔案的流失，以保證檔案的齊全和完整。